Beratercheck: Jährliche Flatrate

Das A bis Z der unsinnigsten Regelungen

A - Aufbewahrungsfrist: Alte Steuerunterlagen türmen sich zu teuren Papierbergen

Altes Papier ist nicht gleich Altpapier. So will es der Gesetzgeber - und schreibt Fristen zur Aufbewahrung wichtiger oder auch unwichtiger Dokumente per Gesetz vor. Für Steuerunterlagen etwa beträgt die Frist derzeit zehn Jahre. Denn der deutsche Bürokrat frönt der Sammelleidenschaft, wobei er in diesem Fall fremdsammeln lässt. Laut einem Positionspapier dringt Wirtschaftsminister Philipp Rösler (FDP) nun darauf, die Frist auf fünf Jahre zu verkürzen. Doch Finanzminister Wolfgang Schäuble (CDU) stemmt sich dagegen, obwohl Fachleute schätzen, dass die Wirtschaft allein durch die Fristverkürzung jährlich Bürokratiekosten in Höhe von 800 Millionen Euro einsparen könnte.

Die Archive der Unternehmen würden um Berge von Papier befreit. Rösler fordert, was in anderen Ländern längst umgesetzt ist. Nach einem Gutachten des wissenschaftlichen Dienstes des Bundestags steht Deutschland im Vergleich besonders schlecht da. Dänemark, Großbritannien, Finnland, Frankreich oder Polen beispielsweise geben sich wesentlich unbürokratischer. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen erscheint deshalb aus Sicht der Wirtschaft besonders naheliegend und vordringlich. Doch Schäuble verweist auf die langen Verjährungsfristen beim Delikt Steuerhinterziehung. Kürzere Aufbewahrungsfristen, so sein Argument, würden die Strafverfolgung erschweren. Warum Schäuble die Unternehmer als potenzielle Steuerhinterzieher einstuft, sagt er nicht. Seit Tagen wird zwischen den Ministerien verhandelt.

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B - Bananenmarktordnung der EU: Wie müssen Bananen aussehen?

Eine Banane ist nur dann für EU-Bürger geeignet, wenn sie mindestens 14 Zentimeter lang und 2,7 Zentimeter dick ist, sie darf keine Beschädigungen aufweisen und noch nicht gereift sein, schließlich muss sie noch transportiert werden können und nachreifen. Diese Verordnung gibt es seit 1993 - ursprüngliches Ziel: In der EU produzierte Bananen gegenüber Importen aus Mittel- und Südamerika konkurrenzfähig zu machen und zu halten.

Damit nicht genug: Weil Qualitätsanforderungen nicht genügten, um die Bananen konkurrenzfähig zu machen wurde eben diese Verordnung eingeführt. Seit dem gibt es drei Arten von Bananen, die, die direkt aus einem EU-Staat kommen, solche, die in Afrika, der Karibik oder dem Pazifikraum angebaut werden und Bananen aus allen anderen Anbaugebieten. Je nach Herkunft werden unterschiedliche Einfuhrzölle erhoben - zumindest für die Bananen aus Übersee.

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C - Corporate Social Responsibility-Katalog: Firmen sollen soziales Engagement bilanzieren

Schon aus Gründen der Eigenwerbung fördern viele große und kleine Unternehmen soziale Projekte oder unterstützen Umweltschutzvorhaben. Die Krombacher Brauerei wirbt damit, für jeden Kasten Bier einen Quadratmter Regenwald zu retten. Damit kommen sie ihrer Corporate Social Responsibility (CSR) nach, der gesellschaftlichen Verantwortung. Der EU-Kommission reicht das allerdings nicht.

Statt Freiwilligkeit setzt sie auf sanften Zwang. Mit einem Katalog von Grundanforderungen an branchenweite CSR-Verhaltenskodizes will Brüssel dieses Engagement künftig verpflichtender gestalten und mit zusätzlichen Berichtspflichten versehen. Ein Vorschlag für eine „Rechtsvorschrift über die Transparenz der sozialen und ökologischen Information“ ist in Vorbereitung. Vertreter der deutschen Wirtschaft können da nur noch den Kopf schütteln. „Die Kommission greift damit massiv in die Gestaltungsfreiheit von Unternehmen ein.

Die bürokratische Last - insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen - wäre erheblich und stünde in keinem Verhältnis zum Nutzen“, stellen die Spitzenverbände der Wirtschaft einhellig fest. Die von der EU-Kommission erhobene Forderung nach verpflichtenden Zielvorgaben ignoriere nicht nur das breite Engagement der Verbände. Es sei zudem rein formal ausgerichtet: „Was zählt, sind Erklärungen und Papier, nicht aber die gelebte Verantwortung.“ Die Wirtschaftsverbände fordern die EU-Kommission auf, zur Freiwilligkeit von Corporate Social Responsibility zurück zu kehren. Das aber wäre wahrscheinlich zu unbürokratisch.

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D - Dienstwagenbesteuerung: Wie das Finanzamt die Freude am Firmenwagen verleidet

Für Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen fahren, hat sich der Gesetzgeber etwas Besonderes einfallen lassen: Für die private Nutzung des Fahrzeugs veranschlagt der Fiskus monatlich pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises - und kassiert für diesen "geldwerten Vorteil" Steuern. Bei einem Fahrzeug mit einem Listenpreis von 48.000 Euro sind das 480 Euro im Monat beziehungsweise 5?760 Euro im Jahr. Bei einem Einkommensteuersatz von 42 Prozent müssen also 2?419 Euro an den Fiskus gezahlt werden - unabhängig davon, mit wie viel Rabatt der Arbeitgeber das Dienstfahrzeug tatsächlich eingekauft hat.

Doch das ist längst nicht alles: Denn außerdem muss der Dienstwagenbesitzer noch einen Zuschlag versteuern, mit dem die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abgegolten werden: monatlich 0,03 Prozent des Listenpreises pro täglich gefahrenem Kilometer. Bei 30 Kilometern am Tag macht das 432 Euro pro Monat oder 5.?184 Euro im Jahr. Komplizierter wird es, wenn der Dienstwagennutzer nachweist, dass er höchstens 15- mal im Monat die Strecke zur Arbeit gefahren ist, wobei Hin- und Rückfahrt einzeln zählen. Denn dann kann er beantragen, dass der Fiskus lediglich 0,02 Prozent des Listenpreises verlangt. Gleichzeitig darf der Fahrer allerdings auch die Pendlerpauschale in Höhe von 30 Cent je Entfernungskilometer geltend machen.

In dem Beispielfall würde dies das zu versteuernde Einkommen wiederum um 2.070 Euro mindern. Damit wird rasch klar, dass der Fiskus hier mit zweierlei Maß misst: Entweder ist der steuerpflichtige geldwerte Vorteil zu hoch bemessen - oder die steuermindernde Pendlerpauschale ist zu niedrig angesetzt. Fazit: So verderben die Steuergesetze dem Dienstwagenfahrer schnell die Freude an seinem Privileg. Was als Auszeichnung gedacht war, wird zur Belastung.

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E - E-Bilanz-Pflichtangaben: Der Fiskus holt sich so viele Daten, wie er nur kriegen kann

Bei moderner Datenverarbeitung geht dem Fiskus das Herz auf. Die neu gewonnenen Informationen eröffnen ungeahnte Möglichkeiten. Stellen alle Unternehmen standardisierte Daten und Kennzahlen zur Verfügung, fällt es leichter, etwa Unregelmäßigkeiten festzustellen. Bisher störte nur das Datenschutzrecht. Für viele Daten gab es bisher keine Rechtsgrundlage, sie zu erheben.

Doch jetzt holt sich der Staat die Erlaubnis durch die Hintertür mit der neuen elektronischen Bilanz (E-Bilanz). Betroffen sind kleine wie große Unternehmen, die deutlich mehr Pflichtangaben leisten müssen. Mussten sie für ihre Steuerbilanz bisher zwischen 100 und 200 Positionen ausfüllen, kommen mit der E-Bilanz bis zu 120 Positionen hinzu.

Schulungen für Mitarbeiter, neue Software und ein höheres Honorar für Steuerberater sind die Folge. Vor allem Personengesellschaften, bei denen Gesellschafter wechseln, müssen mit ihren Sonder- und Ergänzungsbilanzen viel Zeit investieren. Werden internationale Rechnungslegungsstandards angewendet, ist eine Umsetzung ebenfalls sehr aufwendig. Für Banken und Versicherungen gelten Spezialvorschriften. Bei Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Verkehrs- sowie kommunalen Eigenbetrieben sind Ergänzungen erforderlich.

Ursprünglich sollte die E-Bilanz bereits ab 2011 gelten. Nach Warnungen von Wirtschaft und Steuerberatern vor einem Chaos wurde der Stichtag verschoben. Nun ist die E-Bilanz erst für 2013 zwingend vorgegeben. Das Bundesfinanzministerium hat kleine Änderungen zugesagt. Erleichterungen für Unternehmen gibt es aber im Gegenzug nicht, urteilt Olaf Becker, Steuerberater aus Dortmund: "nur bürokratischen Zusatzaufwand ohne eine Erleichterung bei der Betriebsprüfung". Aber Vorsicht: Bei Betriebsprüfungen bietet der Fiskus oft eine andere Form der Erleichterung: Nachzahlungen.

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F - Fachkräfte-Visaantragsprozess: Wie ausländische Spezialisten bürokratisch lernen

Die deutsche Wirtschaft glänzt global. Sie freut sich über den Titel Exportweltmeister und ständig steigenden Absatz in aller Welt. Nur wenn es um den eigenen Arbeitsmarkt geht, da ist die deutsche Wirtschaft ganz provinziell. Was nicht so sehr an den Unternehmen liegt, sondern eher einem Hang zum Formalismus in deutschen Amtsstuben geschuldet ist. Denn dort müssen arbeitswillige Ausländer ein Visum beantragen. Und das kann sich ziehen. Laut dem nationalen Normenkontrollrat dauert es oft länger als sechs Wochen, bis ein Visum erteilt wird, obwohl für die reine Bearbeitungszeit nicht einmal ein halber Arbeitstag benötigt wird.

Die meiste Zeit geht - im Zeitalter des Internets - durch Postwege verloren. Oft dauert es schon 14 Tage, bis die deutsche Botschaft im Land des Bewerbers Unterlagen per Post zur Bearbeitung nach Deutschland schickt. Weitere 18 Tage kosten dann Liegezeiten beim Bundesverwaltungsamt, der kommunalen Ausländerbehörde und Arbeitsagentur, die alle an dem Visum beteiligt sind. „Wir wollen einen Programmierer und einen Produktionsleiter aus Kaliningrad in unser Entwicklungsteam nach Hamburg holen“, berichtet der Geschäftsführer der Hamburger Onlinespiele-Firma Intenium, Konstantin Nikulin.

Auf die beiden Spezialisten werde man noch „zwei, drei Monate oder länger warten.“ Importweltmeister - von dringend benötigten Fachkräften - wird Deutschland so schnell also nicht.

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G - Gelangensbestätigung: Firmen droht hoher Aufwand schon beim Export geringster Güter

Ab 1. Juli 2012 droht Unternehmern eine neue Verordnung, bei deren Titel die Rechtschreibprüfung auf dem PC kapituliert: die Gelangensbestätigung. Sie steht für neue Nachweispflichten bei Exporten. Für Lieferungen in andere EU-Staaten - und seien es auch nur fünf Bleistifte - muss ein gesetzlich vorgeschriebener Belegnachweis erbracht werden. Die Frachtpapiere der Spediteure reichen nicht mehr. Stattdessen müssen die Kunden auf einem Formblatt, das es in Deutsch, Englisch und Französisch gibt, den Empfang der Ware bestätigen.

Die Neuregelung soll helfen, Umsatzsteuerbetrug zu verhindern. Allerdings sei es praktisch unmöglich, im Ausland die vorgeschriebene rechtsverbindliche Unterschrift des Empfängers zu bekommen, insbesondere wenn noch ein Zwischenhändler eingeschaltet sei, monieren die Verbände. Überdies würde viel Geld unnütz ausgegeben. Selbst wenn jede Bestätigung nur fünf Minuten dauerte, entstünden etwa dem Chemiekonzern BASF Mehrkosten von 1,6 Millionen Euro pro Jahr.

Bei kleineren Firmen wie der Florett GmbH in Cham, die Spezialschuhe produziert und versendet, wird das ein echtes Problem, erklärt Geschäftsführer Martin Hübner: "Wie bringt man wohl die Verkäuferin eines Schuhhauses in Südfrankreich oder der Ostslowakei dazu, so ein Schreiben, das sie noch nicht einmal versteht, zu unterzeichnen und an uns zurückzuleiten?" Auch da hülfe wohl ein Rechtschreibprogramm nicht weiter, auch wenn es kostenlos wäre.

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Offenbar kein Einzelfall: Beklagen doch 57 Prozent der befragten Unternehmen in der WirtschaftsWoche-Umfrage, dass die Kosten der Kanzleien nicht planbar sind.

Um Tricksereien der Anwälte vorzubeugen, haben viele Unternehmen in den vergangenen Jahren schlagkräftige Gegenstrategien entwickelt, um den Stundenhonoraren der Kanzleien – je nach Fachgebiet und Erfahrung des Anwalts können sie zwischen 200 und 600 Euro betragen – zu begegnen. Manche bauen Obergrenzen ein, vereinbaren Pauschalen oder lassen sich monatliche Abrechnungen von den Kanzleien erstellen. Lufthansa etwa beschäftigt seit Jahren nicht nur den US-Dienstleister Legalbill allein zur Überprüfung und Kürzung der Kanzleirechnungen. Die Airline hat ein Handbuch, in dem sie ihren Kanzleien weltweit Details zu ihren Rechnungen vorschreibt.

Wer über die Mandatsvergabe in Unternehmen entscheidet (Zur vergrößerten Ansicht bitte auf die Grafik klicken)

Bild:  WirtschaftsWoche

Andere haben nur Richtlinien. Dann sind Bahnfahrten nur zweiter Klasse erlaubt, dürfen Reisezeiten nur zur Hälfte abgerechnet werden und interne Gespräche mit Kollegen über die Fälle gar nicht.

So ärgerte sich der Chefsyndikus eines Pfälzer Konzerns über eine dreiste angelsächsische Kanzlei in Moskau, die ihm Gespräche zwischen den Partnern berechnete. Als er das monierte, rief man eine Partnerversammlung zusammen, um über die Beanstandung zu konferieren – und berechnete ihm auch noch diese Stunden.

Um vor solchen Überraschungen gefeit zu sein, hat Conergy-Chefjustiziar Hollensteiner mit einer der von ihm beauftragten Kanzleien eine Jahrespauschale vereinbart – eine Flatrate für die Beratung rund um die Hauptversammlung, den Jahresabschluss und die Ad-hoc-Fragen. Hollensteiners Credo: „Die Kanzlei, die fünf Prozent schlechter ist als eine andere, aber 30 Prozent billiger, bekommt den Zuschlag.“

Um die Anwaltskosten besser im Blick zu behalten, sitzen bei den Präsentationen der Kanzleien laut Umfrage in jedem fünften Unternehmen heute auch Vertreter der Einkaufsabteilungen mit am Tisch. Ihr Ziel: die Anwälte herunterzuhandeln. Peter Attin, Geschäftsführer beim Lkw- und Bus-Vertrieb der MAN Deutschland, schwört auf die „spezielle Verhandlungserfahrung“ seiner Einkäufer. „Die fragen anders, kennen die Schwachstellen der anderen Seite.“

Mit Erfolg: Jedes siebte Unternehmen senkt mithilfe der Einkäufer den Preis um 23 Prozent, so die WirtschaftsWoche-Umfrage. Und manchmal schachern die Unternehmensjuristen selbst besser: Bei vier Prozent der befragten Unternehmen drückten jene die Honorarforderungen der Anwälte um bis zu 39 Prozent.

Nicht immer nur zu ihrem Vorteil: „Unternehmen, die ihre Anwaltskosten zu sehr nach unten verhandeln, werden dann eben entsprechend behandelt“, sagt ein Beobachter. „Nicht mehr erst-, sondern nur noch drittklassig.“

Dann habe, wie es ein Top-Jurist hinter vorgehaltener Hand gelassen ausspricht, „die Stunde eben nur noch 45 Minuten – oder ich denke einfach etwas langsamer.“