Dienstwagen gehören für viele Angestellte zu einem attraktiven Job dazu. Meist dürfen sie diese nicht nur für berufliche Fahrten nutzen, sondern auch für private Fahrten und die Wege zur Arbeit. Dafür allerdings zahlen die Angestellten in der Regel Steuer. Das Finanzamt sieht in der Privatnutzung einen „geldwerten Vorteil“. Die Steuer führt der Arbeitgeber direkt ab. Weil der geldwerte Vorteil als Teil des Bruttogehalts gesehen wird, können darauf neben der Steuer auch Sozialabgaben anfallen.
Der geldwerte Vorteil kann pauschal mit der Ein-Prozent-Methode errechnet werden oder mit einem Fahrtenbuch für den tatsächlich privat gefahrenen Anteil. Nach der Ein-Prozent-Methode muss monatlich ein Prozent des Bruttolistenneupreises versteuert werden. Bei Pendlern kommen 0,03 Prozent pro Kilometer der einfachen Entfernung zur Arbeitsstätte hinzu. Ein Fahrtenbuch hingegen erlaubt es, die Gesamtkosten auf den beruflichen und privaten Anteil aufzuteilen. Nur der private Anteil der Gesamtkosten wird dann als geldwerter Vorteil beim Angestellten berücksichtigt. Ein Fahrtenbuch lohnt sich, wenn der private Fahranteil relativ gering ist. Faustregel: Ab etwa 30 Prozent privatem Nutzungsanteil ist die pauschale Ein-Prozent-Methode attraktiver. Bei einem niedrigeren privaten Anteil ist die Steuer mit Fahrtenbuch günstiger.
Arbeitnehmer sollten die gewünschte Steuermethode (Ein-Prozent-Verfahren oder Fahrtenbuch) vor Jahresbeginn mit ihrem Arbeitgeber abstimmen. Zeigt sich zum Schluss, dass doch die andere Methode günstiger gewesen wäre, können sie bei der Steuererklärung aber noch wechseln. Wurde also pauschal nach Ein-Prozent-Methode versteuert, können sie einen geringeren geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung dann mit ihrem Fahrtenbuch nachweisen. Das aber geht natürlich nur, wenn sie ein solches auch geführt haben.
Privatnutzung wird unterstellt
Zu den Gesamtkosten des Dienstwagens zählen alle Ausgaben, die der Arbeitgeber getragen hat: entweder die Abschreibung auf den Fahrzeugwert oder die gezahlte Leasingrate, sowie die laufenden Kosten wie Benzinkosten, Reparaturausgaben, Kfz-Steuer und Versicherungsbeiträge. Meist sind Abschreibung oder Leasingrate die höchsten Posten. Die Abschreibung erfolgt bei Neuwagen linear über sechs Jahre. Jedes Jahr werden also rund 17 Prozent abgeschrieben. Gebrauchtwagen werden - je nach Einzelfall - mit anderen Sätzen abgeschrieben.
Streit gibt es häufig darum, ob Dienstwagen überhaupt privat genutzt werden. In aller Regel geht das Finanzamt von einer solchen Privatnutzung aus, wenn diese nicht komplett ausgeschlossen ist. Ist die Privatnutzung ausdrücklich untersagt, darf das Finanzamt eine solche aber nicht einfach unterstellen, selbst wenn das Unternehmen die tatsächliche Nutzung nicht überwacht (Bundesfinanzhof, BFH, VI R 42/12). In anderen Fällen, also ohne ausdrückliches Privatnutzungsverbot, wird das Finanzamt meist eine Privatnutzung annehmen. Allein die Tatsache, dass der Arbeitnehmer noch ein anderes, privates Auto hat, reicht als Gegenbeweis nicht aus. Dem Finanzamt genügt meist schon die Möglichkeit einer Privatnutzung zur Annahme eines geldwerten Vorteils.
Ausnahmen kann es im Einzelfall geben: Finanzämtern wurde bereits vorgeschrieben, nicht von einer Privatnutzung ausgehen, wenn dem Fahrer ein „in Status und Gebrauchswert“ gleichwertiges Auto privat zur Verfügung steht (BFH, VIII R 42/09). Steht dieses andere Auto aber nicht ständig und uneingeschränkt zur Verfügung, etwa weil es auch der Ehepartner nutzt, dann darf das Finanzamt doch von einer Privatnutzung des Firmenwagens ausgehen, befand das Niedersächsische Finanzgericht (9 K 125/18). Dabei störten sich die Richter auch nicht daran, dass in dem verhandelten Fall 12 Jahre lang keine Privatnutzung besteuert worden war. Das Finanzamt sei an seine frühere Behandlung des Falls nicht gebunden.
Diese Ausnahme wird aber vor allem bei Freiberuflern akzeptiert, seltener bei Angestellten. Das Finanzgericht Düsseldorf stellte auch einen Angestellten von der Steuerpflicht frei, wenn die Privatnutzung objektiv nicht möglich ist. In diesem Fall durfte ein Angestellter nach einem Schlaganfall laut Arztattest nicht Auto fahren (10 K 1932/16 E).
Wer selten ins Büro fährt, kann sparen
Bei der Steuer nach der Ein-Prozent-Methode kommt für die Fahrten zur Arbeit der erwähnte Zuschlag von 0,03 Prozent je Entfernungskilometer und Monat hinzu. Er stellt eine Art Korrekturposten da, weil auch Nutzer von Dienstwagen Anspruch auf die steuerliche Entfernungspauschale (wenigstens 0,30 Euro je Entfernungskilometer) haben.
Der Wert des Zuschlags von 0,03 Prozent basiert auf angenommenen 15 Arbeitstagen im Monat, 180 im Jahr.
Legen Dienstwagenfahrer die Strecke zur Arbeit aber seltener zurück, dann müssen sie nur die tatsächlichen Fahrten ansetzen (VI R 57/09). Dabei werden pro Tag und Entfernungskilometer 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises veranschlagt. Bei weniger als 180 Tagen mit Fahrten zur Arbeit lohnt der Wechsel zu dieser Methode. Auch dies können Angestellte vorab mit ihrem Arbeitgeber klären und dem dann monatlich eine Liste mit den Fahrttagen einreichen. Alternativ können sie das Verfahren noch im Rahmen der Steuererklärung beantragen, wenn sie dort eine Auflistung der Fahrttage des ganzen Jahres beifügen.
