Spesenabrechnung Auf Dienstreise mit dem neuen Reisekostenrecht

Ab Anfang 2014 gilt das neue Reisekostenrecht. Spesenabrechnungen für Dienstreisen mit dem eigenen Wagen werden einfacher. Wer von den neuen Regeln profitiert, wer weniger absetzen kann.

Autobahn in Essen Quelle: dapd

Tägliche Szene für Mitarbeiter: Sie fahren morgens zum Betrieb, abends nach Hause und machen dafür die Pendlerpauschale geltend. Bei Dienstreisen mit dem Privatwagen erstattet der Chef ihnen Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand. Jetzt ändern sich die Spielregeln für Geschäftsfahrten.

Fahren Mitarbeiter von zu Hause zum Betrieb, ist das grundsätzlich ihre Privatsache. Für ihre Fahrtkosten können sie die Pendlerpauschale von 30 Cent je einfachen Kilometer der Strecke Wohnung – Betrieb in der Steuererklärung geltend machen. Sobald sie jedoch geschäftlich unterwegs sind, etwa um Kunden zu besuchen, an Messen oder Seminaren teilzunehmen, zählt ihre Fahrt als Dienstreise.

Mitarbeiter organisieren sich besser als ihre Chefs
Relevanz von GeschäftsreisenGeschäftsreisen sind ein wichtiger Faktor in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Sie sind für das persönliche Zusammentreffen und das bessere Kennenlernen der Geschäftspartner sowie für die Kontaktpflege zu Mitarbeitern relevant.  Quelle: Studie „Business Travel 2013“ des Deutschen ReiseVerbandes (DRV) Quelle: AP
GeschäftsreisebürosIn mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen kümmern sich die Geschäftsreisenden im ersten Schritt selbst um die Buchung ihrer Reisen. Etwa zwei Drittel der Unternehmen arbeiten für die Durchführung der Buchung mit einem professionellen Geschäftsreisebüro zusammen. Acht von zehn Unternehmen, die mit einem Geschäftsreisebüro zusammenarbeiten, buchen über das Online-System. Quelle: AP
ZeitmanagementZeitfresser auf Geschäftsreisen sind hauptsachlich die mangelnde Orientierung vor Ort und zu wenig Flexibilität in der Reiseplanung, wie etwa bei der Anpassung der Termine bei kurzfristigen Ankunftszeiten. 40 Prozent der Geschäftsreisenden verlieren je Reise bis zu 30 Minuten. Kurios ist auch dieses Ergebnis: Chefs haben deutlich mehr Probleme, sich vor Ort zu orientieren (44 Prozent), als ihre Mitarbeiter (17 Prozent). Quelle: AP/dpa
KostenJe häufiger die Reisenden im Monat unterwegs sind, desto eher haben sie ihre persönlichen Präferenzen im Blick – und stellen diese auch über den Kostenfaktor. Allerdings: Fach- und Führungskräfte haben bei ihren Geschäftsreisen etwas häufiger auch die entstehenden Kosten im Auge. Im Fokus der Buchung stehen insgesamt hauptsächlich die schnellste Verbindung, eine hohe Produktivität auf der Reise und kleine individuelle Wünsche des Reisenden. Quelle: Blumenbüro Holland/dpa/gms
Unterstützung  In der Regel kümmern sich die Unternehmen sehr gut um die Reisen ihrer Mitarbeiter. In drei Viertel der Unternehmen gibt es für Notfälle sogar eine zentrale Telefonnummer, wo rund um die Uhr Rat und Hilfe angefordert werden kann – die Geschäftsreisenden wissen also, an wen sie sich wenden können, falls während einer Geschäftsreise etwas Unvorhergesehenes passiert. Quelle: dpa
Risikomanagement Die Hälfte aller Unternehmen hat kein Risikomanagement für Geschäftsreisen und verletzt damit potenziell die Fürsorgepflicht, wenn die Mitarbeiter bei unvorhergesehenen Ereignissen auf sich selbst gestellt sind. In sechs von zehn Unternehmen, die nicht mit einem Geschäftsreisebüro zusammenarbeiten, wurde keine Vorsorge getroffen. Im Rahmen des Risikomanagements stellen 91 Prozent der Unternehmen einen Ansprechpartner zur Verfügung, an den sich die Mitarbeiter im Ernstfall wenden können. 87 Prozent haben Rückholplane im Falle einer Erkrankung der Mitarbeiter und stellen Informationen vor der Reise bereit. Quelle: AP
Arbeit und Freizeit Arbeit und Freizeit verschmelzen immer mehr. Nach getaner Arbeit auf einer Reise oder zwischen zwei Terminen, bleibt manchmal Zeit, diese entlang persönlicher Ansprüche zu nutzen, zum Beispiel für den Besuch einer Ausstellung oder eines Restaurants. Mitarbeiter erwarten deswegen heute verstärkt Flexibilität in puncto technischer Ausstattung, die dabei helfen, diese Zeit effektiv zu nutzen. Quelle: AP
Reise-AppsSo statten alle Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Laptops beziehungsweise Netbooks aus. Smartphones stellen 85 Prozent der Unternehmen zur Verfügung. 84 Prozent der Geschäftsreisenden dürfen Hilfsmittel für die Reiseplanung über ihre geschäftlichen mobilen Endgerate nutzen. Wenn die Nutzung erlaubt ist, dann dürfen 65 Prozent der Geschäftsreisenden Reise-Apps aller Art nutzen. Welche Apps ihr Smartphone unsicher machen. Quelle: obs
Telefonieren mit dem Diensthandy96 Prozent der Geschäftsreisenden können selbstbestimmt entscheiden, wie sie die Zeit zwischen den Terminen auf einer Geschäftsreise nutzen – diese Vorgehensweise ist den Geschäftsreisenden auch besonders wichtig. Nahezu neun von zehn Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern den privaten Gebrauch von mobilen Endgeraten, die das Unternehmen zur Verfügung stellt, um zum Beispiel die Familie zu kontaktieren. Nur ein Drittel der Unternehmen machen ihren Mitarbeitern Zusatzangebote für die Gestaltung ihrer Arbeits- und Freizeit auf Geschäftsreisen. Die Verknüpfung der Arbeitszeit mit freier Zeit auf Geschäftsreisen ist vier von zehn Geschäftsreisenden sehr wichtig. Diese Verknüpfung von Arbeit und Freizeit ist in etwas mehr als der Hälfte der Unternehmen generell zugelassen. Quelle: dpa
GeschäftsreisenFür vier von zehn Befragten machen Geschäftsreisen den Job erst attraktiv, für die Hälfte sind Geschäftsreisen eine willkommene Abwechslung vom Alltag. Insbesondere für Geschäftsreisende aus der Unternehmensleitung haben Geschäftsreisen einen sehr hohen Stellenwert. Knapp 30 Prozent der Reisenden beurteilen den Stresslevel ihrer Geschäftsreisen als hoch. Dabei steigt der Stresslevel an, je mehr Geschäftsreisen im Monat absolviert werden. Quelle: dpa

Vor allem beim häufigen und längeren Einsatz außerhalb des Stammbetriebs gab es bisher häufig Streit zwischen Betrieb und Finanzamt, ob Mitarbeiter auf Dienstreise waren und die Firma zu Recht die Pauschale von 30 Cent je gefahrenen Kilometer erstattete. „Der Fiskus prüfte genau, wo sich die regelmäßige Arbeitsstätte befand und akzeptierte nur Fahrten zu anderen geschäftlichen Zielen als Dienstreise“, so Günther Wagenbauer, Steuerberater im bayerischen Ergolding. „Dies soll mit dem neuen Reisekostenrecht nun ab Anfang 2014 besser werden“, so der Experte

Nur noch eine Tätigkeitsstätte

Bisher konnte ein Mitarbeiter je nach Einsatzort und –dauer mehrere Arbeitsstätten haben. In der Praxis gab das häufig Streit. Die Neuregelung entschärft diesen: Kernpunkt  ist, dass nur noch ein Ort „erste Tätigkeitsstätte“ und damit Ausgangspunkt für mögliche Dienstreisen ist. Das ist jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Betriebs oder etwa eines Kunden, dem der Mitarbeiter zugeordnet ist. Ob er dort jeden Tag im Einsatz ist, an manchen Tagen bei einer Filiale oder auf Montage, ändert grundsätzlich nichts an der ersten Tätigkeitsstätte.  Mitarbeiter, die häufig von ihrer ersten Tätigkeitsstätte aus mit dem Privatwagen unterwegs sind, profitieren davon.

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