Spesenabrechnung: Mehrtägige Dienstreise

Sechs Tipps für umweltschonende Geschäftsreisen

Tipp 1: Gründliche Planung

Flugzeug-, Auto- und Bahnverkehr belasten Klima und Umwelt. Eine gründliche Planung ist daher wichtig: Lässt sich der Auswärtstermin mit anderen Terminen in der Nähe verbinden? Wenn der Mitarbeiter mehrere Tage vor Ort ist, kann er dann am Zielort übernachten, statt mehrfach an- und abzureisen? Und wenn mehrere Kollegen reisen, können sie beispielsweise Fahrgemeinschaften bilden?

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Tipp 2: Auf Schienen oder durch die Luft?

Wie klimafreundlich Mitarbeiter reisen, hängt stark von der Wahl des Verkehrsmittels ab. Die Bahn gilt im Allgemeinen als das Verkehrsmittel mit der günstigsten CO2-Bilanz im Vergleich zu Flugzeug und Auto. Häufig lassen sich Flüge nicht vermeiden, da die Reisenden ansonsten zu viel Zeit verlieren würden. Aber auf vielen kürzeren Strecken, vor allem im Inland, ist die Bahn eine gute Alternative. Zudem sind Bahnhöfe in der Regel zentraler gelegen als Flughäfen, so dass sich unter Umständen lange Taxifahrten erübrigen.

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Tipp 3: Umweltfreundliche Mietwagen

Bei schlechten Flug- oder Bahnverbindungen weichen Geschäftsreisende gerne auf Mietwagen aus. Das ist zwar generell nicht die nachhaltigste Art zu reisen, jedoch verfügen manche Autovermieter inzwischen über eine "grüne Flotte", bieten also emissionsarme Modelle an, beispielsweise mit Hybridantrieb.

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Tipp 4: "Grüne" Hotels buchen

Auch Hotels haben erkannt, dass sie mit einer Öko-Strategie bei ihren Gästen punkten können. Viele werben damit, dass sie etwa ihren eigenen Strom erzeugen, Strom oder Wasser sparen, übermäßige Müllproduktion vermeiden, recycelte Materialien für ihre Ausstattung verwenden oder in ihrer Küche auf regionale Lebensmittel und Fairtrade-Produkte setzen.

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Tipp 5: Vor Ort: Carsharing, ÖPNV und Firmenfahrräder

Oft finden Termine in der unmittelbaren Umgebung statt. Viele Geschäftsleute wollen dann trotzdem nicht auf ihren Firmenwagen verzichten und nehmen dafür sogar die stressige Parkplatzsuche in der Stadt in Kauf. Nachhaltiger wäre es, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu motivieren würden, auf den öffentlichen Nahverkehr oder mittlerweile weit verbreitete Carsharing-Angebote umzusteigen, oder ein Firmenfahrrad zu nutzen.

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Tipp 6: Erstellen von CO2-Reportings

Um zu analysieren, wie klimafreundlich bislang Mitarbeiter reisen, können Unternehmen CO2-Reportings erstellen lassen. Professionelle Geschäftsreisebüros bieten diesen Service an. Auf Basis dieser Datenauswertung können die Unternehmen Ziele definieren, wie weit sie ihre Öko-Bilanz verbessern wollen, sowie konkrete Maßnahmen, um diese Ziele zu erreichen.

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Dauert die Dienstreise mehrere Tage, kann der Arbeitgeber mit der Spesenabrechnung für den An- und Abreisetag pauschal je 12 Euro erstatten.  Dies ist unabhängig davon, wann Mitarbeiter die Dienstreise am ersten Tag begonnen und am letzten Tag beendet haben – ein wesentlicher Vorteil für Mitarbeiter.

Beispiel: Ein Mitarbeiter fährt mit seinem Privatwagen an drei Tagen zu mehreren Kunden. Er legt insgesamt  800 Kilometer zurück. Der Start ist am ersten Tag um 17 Uhr. Am dritten Tag kommt er um 18 Uhr zurück.

800 Kilometer, je 30 Cent	240 Euro
Verpflegungspauschale
1. Tag	12 Euro
2. Tag	24 Euro
3. Tag	12 Euro
Übernachtung Hotel (Rechnung)	120 Euro
insgesamt	408 Euro

Bei Reisen ins Ausland gelten je Land besondere Pauschalen. Die Sätze veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jeweils Anfang des Jahres (Suchbegriff „Auslandsreisen“ eingeben).

Die Verpflegungspauschalen akzeptiert das Finanzamt nur in den ersten drei Monaten der Auswärtstätigkeit. Bei gewöhnlichen Dienstreisen spielt das keine Rolle, bei längerem Einsatz, auf Montage etwa, durchaus. Wird der Aufenthalt um mehr als vier Wochen unterbrochen, laufen die drei Monate erneut. Der Grund hierfür ist nach neuem Reisekostenrecht unerheblich.

Essenseinladung abziehen

Mitarbeiter, die auf Dienstreisen zum Essen eingeladen werden, müssen sich diesen geldwerten Vorteil bei ihrer Spesenabrechnung anrechnen lassen. Das neue Reisekostenrecht  legt hierfür 4,80 Euro für ein Frühstück und 9,60 Euro je Mittag- oder Abendessen fest. 

Doppelhaushalt absetzen

Einfacher ist die Neuregelung auch für die doppelte Haushaltsführung. Mitarbeiter, die am Arbeitsort eine Zweitwohnung haben und am Wochenende zur Familie pendeln, können ab 2014 bis 1.000 Euro für Zweitwohnung und Nebenkosten als Werbungskosten bei der Einkommensteuer absetzen. Ob die Wohnungsmiete der ortsüblichen entspricht oder welche Größe die Zweitwohnung hat, spielt keine Rolle mehr.

„Insgesamt betrachtet bringt das neue Reisekostenrecht einige Vereinfachungen, schafft aber mit dem Begriff der ersten Tätigkeitsstätte mögliches neues Streitpotenzial mit den Finanzämtern“, so Steuerberater Wagenbauer. „Unternehmer, aber auch Mitarbeiter sollten sich dadurch nicht beirren lassen.“ Im Zweifel hilft der Steuerberater.