Frankfurt Es muss nicht immer eine Gehaltserhöhung sein. Auch mit anderen Annehmlichkeiten können Arbeitgeber ihren Angestellten etwas Gutes tun. Ein Klassiker: der Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf. Doch obwohl bei dieser Art der Zuwendung nicht unmittelbar Geld auf dem Konto des Arbeitnehmers landet, ruft sie sogleich das Finanzamt auf den Plan. Bevor Arbeitnehmer einen Firmenwagen annehmen, sollten sie deshalb die steuerlichen Folgen prüfen.
Wer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, hat einen sogenannten geldwerten Vorteil und muss diesen versteuern. Dafür kann entweder die 1-Prozent-Regel angewandt oder ein Fahrtenbuch geführt werden. Bei der 1-Prozent-Regel muss pro Monat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung versteuert werden. Hier kommt es also nicht darauf an, zu welchen Konditionen das Auto tatsächlich gekauft wurde, sondern wie viel es laut Liste anfangs wert ist.
Wer beispielsweise einen Wagen im Wert von 50.000 Euro fährt, muss mit der 1-Prozent-Regel monatlich 500 Euro versteuern. Hinzu kommen die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte. Dafür werden pro Kilometer 0,03 Prozent des Listenpreises angesetzt. Bei einer Entfernung von 15 Kilometern sähe die Berechnung so aus: 50.000 Euro x 0,03 Prozent x 15 (Anzahl der Kilometer) = 225 Euro. Der Privatanteil summiert sich in diesem Fall also schon auf 725 Euro pro Monat. Davon kann allerdings noch die Entfernungspauschale abgezogen werden. Bei 20 Arbeitstagen wären das 15 Kilometer x 20 Tage x 0,30 Euro = 90 Euro Entfernungspauschale.
In einem Fahrtenbuch werden sämtliche Fahrten dokumentiert und jeweils vermerkt, ob sie beruflich oder privat veranlasst waren. Für jede einzelne Dienstfahrt müssen Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, das Reiseziel sowie der Reisezweck und der aufgesuchte Geschäftspartner notiert werden. Bei Privatfahrten ist es etwas einfacher, erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler (BdSt): „Hier genügen jeweils die Kilometerangaben und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte ein kurzer Vermerk.“ Die Berechnung per Fahrtenbuch könnte laut Bund der Steuerzahler so aussehen:
„Die Gesamtkosten für einen Personenkraftwagen betrugen 10.200 Euro im Jahr. Nach dem Fahrtenbuch sind 30.000 Kilometer gefahren worden, davon privat 10.000 Kilometer und an Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte 3000 Kilometer. Der Kilometersatz beträgt somit 0,34 Euro (10.200 Euro: 30.000 Kilometer). Gewinn erhöhend sind für die Privatfahrten 3400 Euro (0,34 Euro x 10.000 Kilometer) anzusetzen. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb erhöhen den Gewinn um 1020 Euro. Gleichzeitig kann die Entfernungspauschale in Höhe von 1.500 Kilometer x 0,30 Euro = 450 Euro abgezogen werden.“
Welche Methode für den Arbeitnehmer günstiger ist, lässt sich pauschal schwer sagen. „Tendenziell lohnt sich die Fahrtenbuchmethode immer dann, wenn das Fahrzeug überwiegend beruflich genutzt wird“, sagt Steuerexpertin Klocke. Hinzu kommt: „Gerade bei Gebrauchtwagen kann die Versteuerung mit der 1-Prozent-Regelung, die ja vom ursprünglichen Bruttolistenneupreis berechnet wird, recht unvorteilhaft sein.“ Wer schon vorab berechnen will, wie sich der Firmenwagen auf seinen Nettolohn auswirkt und wie hoch der Netto-Privatanteil ist, kann dafür den Dienstwagen-Rechner auf Handelsblatt.com nutzen.
Strenge Regeln beim Wechsel der Methode
Im Rechner können Interessierte zunächst zwischen der 1-Prozent-Regel und dem Fahrtenbuch wählen. Für die Berechnung per 1-Prozent-Regel müssen sie den Bruttolistenpreis des Wagens kennen, die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte („Entfernung (einfach)“) angeben und einen möglichen monatlichen Selbstbehalt nennen. Nötig sind außerdem Angaben zum Bruttolohn, zur Steuerklasse sowie zu Freibeträgen und zur Art der Kranken- und Rentenversicherung.
Wer dagegen die Steuerlast beim Führen eines Fahrtenbuchs berechnen will, muss weitere Informationen liefern. Der Interessierte muss zunächst wissen, wie der Wagen im Unternehmen abgeschrieben wird – anteilig über mehrere Jahre („prozentual“) oder auf einen Schlag („absolut“). Außerdem muss angegeben werden, wie viele Kilometer mit dem Wagen insgesamt pro Jahr gefahren werden und wie viele davon auf private Fahrten zurückgehen. Daneben müssen auch die Kosten für Autoversicherung, Kfz-Steuer, Kraftstoff und Inspektionen beziehungsweise Reparaturen angegeben werden. Je mehr Informationen eingegeben werden, desto genauer kann das Ergebnis des Dienstwagen-Rechners ausfallen.
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel – die gewählte Methode gilt stets für ein Jahr. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil bestätigt (Az.: VI R 35/12). Steuerpflichtige dürfen die Methode während des Jahres also nicht wechseln. Nur wer zwischendurch einen neuen Dienstwagen bekommt, darf für diesen die andere Methode auswählen.
Allerdings: Wenn ein Arbeitnehmer am Ende des Jahres merkt, dass die andere Methode doch günstiger gewesen wäre, kann er diese bei der Steuererklärung auswählen – und sich so die zu viel gezahlten Steuern zurückholen. Die Wahlmöglichkeit besteht aber nur dann, wenn das ganze Jahr über ein Fahrtenbuch geführt wurde. Diese Fahrtenbücher können kostenlos beim Bund der Steuerzahler bestellt werden.
Ein anderes Urteil des BFH brachte kürzlich eine positive Neuerung für Steuerzahler. So konnten Arbeitnehmer, die Kosten im Zusammenhang mit dem Dienstwagen selbst getragen haben, diese bisher nur in Form von pauschalen Nutzungsentgelten steuermindernd berücksichtigen lassen. Ab sofort sollen aber auch all jene Steuern sparen können, die Benzin für seinen Dienstwagen aus der privaten Tasche bezahlen (Az.: VI R 2/15). „Wie die Finanzverwaltung auf das Urteil reagiert, bleibt abzuwarten“, sagt Klocke vom BdSt. Ihr Rat: „Betroffene Dienstwagenfahrer sollten die selbst gezahlten Kosten dennoch in der Steuererklärung angeben und die Minderung des geldwerten Vorteils verlangen.“
