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Karriereleiter So bezaubern Sie mit sonst so drögen Bilanzen

Was ist bei Präsentationen am langweiligsten? Die meisten werden sicher sagen: die Zahlen. Dabei sind die oft besonders wichtig. So vermitteln Sie Zahlen so, dass danach alle sagen: Das war richtig überzeugend!

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Unser Kolumnist Marcus Werner ist Fernsehmoderator und Buchautor und arbeitet als Berater für Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung.

Es gibt ja seit einigen Jahren für Kinder Vorlesebücher, da sollen die Kleinen in wenigen Minuten wegratzen. Der Trick dabei ist: Die Kinder werden auf psychologisch raffinierte Weise mit einer dem Vorleser im Text vorgegeben Mischung aus Langsamlese-, Leiselese- und Vorgähn-Passagen regelrecht in den Schlaf gelockt. Weil laut Geschichte nichts schöner wäre, als jetzt zu schlafen.

Es geht aber auch anders: mit einer Geschichte, die langweilt, weil sich dem Zuhörer einfach nicht erschließt, warum ihn das interessieren sollte.

So habe ich mein vierjähriges Patenkind einst im Strandurlaub in den Schlaf gelullt, während die Mutter abends am Hotelpool entspannen konnte. Das ging dann in etwa so: 

„Der liebe kleine Fuchs lief durch den Wald. Die ganze Zeit ging es gerade aus. Der Weg war gerade wie eine Schnur. Immer nur gerade aus. Dann machte er eine leichte Kurve nach links, dann ging es einen kleinen Hügel hinauf, dann lief der Fuchs langsamer, dann blieb er kurz stehen, dann lief er weiter. Dann stand dort ein Baum mit runden Blättern, dann einer mit gezackten. Dann wieder einer mit runden. Und der Fuchs lief und lief. Den ganzen Tag. Hügel hinauf, an Bäumen vorbei durch Kurven und über gerade Wege.“ 

Und so weiter. Noch bevor das Kind gemerkt hatte, dass diese Geschichte einfach eine Unverschämtheit war, war es vor lauter Langeweile schon eingeschlafen. Denn nichts davon, was der liebe kleine Fuchs an diesem Tag erlebt hatte, war aus Sicht meines Patenkindes für es selbst von irgendeiner Bedeutung. 

Und wenn das für Kinder gilt, dann gilt das für Erwachsene erst recht. Es muss sich sofort erschließen: „Was interessiert mich das?“ Bis Erwachsene etwas vom Hocker haut, muss schon mehr kommen.

Und dann kommen wir mit unseren Zahlen-Präsis. Den Bilanzen, den Tabellen, den Listen. Und sagen so Sachen wie: „Ich habe es der Vollständigkeit halber mal komplett hier auf die Folie gezogen. Dass Sie es alle mal gesehen haben.“ Und im Publikum gehen reihenweise die Augenbrauen hoch, weil die Stirnmuskulatur verkrampft dabei mitkämpft, die Augenlider oben zu halten. Oder zumindest reden Sie in ein Publikum rein, in dem jeder Einzelne an etwas anderes denkt: Was esse ich heute Abend? Mein Sakko ist an den Schultern zu eng. Färbt sich Stefan seit kurzem die Haare? 

Wie verhindern wir das? Wie ziehen wir die Leute mit unseren Zahlen in den Bann? Antwort: Indem wir direkt mitliefern, warum sie die Zahlen interessieren. Wir brauchen den Bezug zur Gedankenwelt des Publikums.

Und das ist nicht immer einfach. Vor allem dann nicht, wenn das Publikum sehr gemischt ist. 

Sie kennen Ihre Zielgruppe. Ich kenne sie nicht. Aber lassen Sie uns an Beispielen die Grundidee von dem durchspielen, was ich meine. 

Ist das eine Präsentation oder lesen Sie ein Dokument vor? 

Wenn ich auf Workshops erzähle: „Sie als Rednerinnen und Redner stehen im Mittelpunkt. Und die Folien Ihrer Präsentation sind nur dazu da, das von Ihnen Erzählte mit wenigen Begriffen zu unterstreichen. Sie sind nicht die Erklärer der Folien“, dann stellen mir Teilnehmer oft die Frage: „Und wie soll ich dann komplizierte Schaubilder und Tabellen erläutern?“ 

Ich sage mal so: Nichts überzeugt Ihre Zuhörer so sehr, wie Sie mit Ihrer persönlichen Rede. Wenn Sie aber mal in die Verlegenheit kommen, den Zuhörern den Zitronensäure-Zyklus einzubläuen, dann verlassen Sie an dieser Stelle den Rahmen eines schlagkräftigen Vortrags. Dann geht es nicht mehr darum, die Menschen mit brillanter Rhetorik von Ihrem Standpunkt zu überzeugen, sondern darum, ihnen Informationen zukommen zu lassen, die Sie theoretisch auch als lehrreiche PDF hätten zuschicken können. Für die trockene Erläuterung, wie sich die absoluten Coronazahlen entwickeln, braucht es keine Pressekonferenz. Kein Wunder, dass der tägliche Rapport vom Robert-Koch-Institut abgeschafft wurde. Dafür reicht eben eine schriftliche Meldung.

Und für die Verkündung Ihrer Umsatzzahlen brauchen Sie keinen Vortrag. Dafür reicht eine E-Mail. Dass Sie die Zahlen persönlich vortragen, ist dann ein netter Service, vielleicht auch ein bisschen feierlich und auch eine Ehre, aber es ist keine rhetorische Herausforderung. Es ist dann in diesem Abschnitt Ihres Auftritts einfach eine Art Broschüre zum Hören.

Dennoch ist ja richtig: Oftmals kommt man selbst in den emotionalsten Reden um ein paar Zahlen nicht herum. Wenn Sie also vom Redner zwischendurch zum Berichterstatter mutieren (und das kommt eben oft vor), dann achten Sie darauf, dass Sie die Zahlen so einblenden und vortragen, dass die Leute nicht von Ihnen denken: „Halt mal die Klappe da vorne, ich kann so nicht in Ruhe lesen.“

Sondern behalten Sie das Heft in der Hand und führen Sie die Leute durch die Zahlen. Und sagen Sie niemals Dinge wie: „Lesen Sie sich das jetzt mal eine Minute lang in Ruhe durch.“ Man sollte Ihnen stets mit geschlossenen Augen folgen können.

Was sollen die Zahlen beim Publikum auslösen?

Gehen Sie in sich. Wenn Sie das Bedürfnis haben, eine ganze DIN-A4-Seite Tabellen-Kalkulation quer mit kleinen Zahlen als Präsi-Folie nach vorne an die Leinwand zu schmeißen: Warum tun Sie das?

Wenn Sie davon ausgehen, die Leute wollen wirklich sehen, was da im Detail geschrieben steht, und Sie wollen Ihre Zuhörer Schritt für Schritt durch die vielen Kleinigkeiten führen, dann tun Sie am besten Folgendes: Machen Sie sich die Mühe und decken Sie immer alles ab bis auf den Bereich, über den Sie gerade sprechen. Zumindest halb transparent. Dann schimmert das im Moment Unwesentliche gerade noch so durch, dass man erkennt: Ah, da ist was, aber ich soll es gerade nicht lesen. Und das, worauf es Ihnen gerade ankommt, leuchtet hervor. Wenn Sie aber nur auf ein paar wenige Aspekte eingehen wollen und der Rest ist eigentlich unwichtig, dann schmeißen Sie den überflüssigen Rest gnadenlos raus. Zack, fertig. Dass wir das aus der Schule oder der Uni anders kennen, macht es nicht richtig. Wir können das besser.

Es gilt die Faustregel: Nichts zeigen, was gerade keine Rolle spielt. Nur zeigen, was deine Rede trägt.

 

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