BERLIN. Ohne Smartphone läuft bei vielen Mitarbeitern von Procter & Gamble nichts mehr. 20000 Beschäftigte hat der Konsumgüterkonzern mit Mobilgeräten ausgestattet, die raschen Zugriff auf Präsentationen oder andere Dokumente ermöglichen. Umständlich jedoch wurde es, wenn die Unterlagen gedruckt werden mussten. Denn dazu war es lange nötig, die Daten auf einem Computer abzurufen.
Den Umweg erspart eine Technik von Xerox, nach eigenen Angaben Weltmarktführer für das Geschäftsprozess- und Dokumentenmanagement. Direkt vom Smartphone aus lässt sich bei Procter & Gamble jeder beliebige Drucker nutzen. Nicht einmal Treiber oder Software müssen die Mitarbeiter herunterladen. Sie holen sich die Dokumente einfach von einem Server via Cloud Computing, also über eine zentrale webbasierte IT-Anwendung.
Zahl der Geräte sinkt deutlich
Kosten senkt Procter & Gamble nicht nur, weil die Beschäftigten weniger Arbeitszeit für das Drucken benötigen. Ein zentral gesteuertes Dokumentenmanagement hat auch dafür gesorgt, dass mehr als 35000 von vormals 45000 Druckern ausrangiert werden konnten. Geringere Ausgaben bei höherem Service - so lautet das Versprechen der Anbieter der sogenannten Managed Print Services (MPS). Die Botschaft kommt an: Laut einer aktuellen Studie der britischen IT-Analysten von Quocirca steigt die Nachfrage deutlich an. Danach messen mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen dem Thema gar eine strategische Bedeutung zu. Denn mit vergleichsweise geringem Aufwand lassen sich spürbare Effekte erzielen.
Auf 1,5 bis drei Prozent des Gesamtumsatzes eines Unternehmens beziffert eine Studie des IT-Giganten IBM das Einsparpotenzial eines kontrollierten und standardisierten Dokumenten- und Datenmanagements. Dazu tragen auch effizientere Arbeitsabläufe bei. Positiver Nebeneffekt: Die Firmen können auch ihre Umweltbilanz aufpolieren, weil sie beispielsweise den Papierverbrauch eindämmen.
Nutzungsrechte für Mitarbeiter
Autohersteller Fiat etwa peilt an, mit einer MPS-Lösung allein die Druckkosten konzernweit um ein Drittel zu senken. Dafür wird unter anderen der Gerätepark entschlackt, vereinheitlicht und zentral verwaltet. Eine Reihe von Kniffen hilft dabei, ausufernde Druckkosten im Zaum zu halten. Notorische Alles-Ausdrucker werden erkannt, da sich die Kosten automatisch Abteilungen oder Mitarbeitern zuordnen lassen. Zudem ist es möglich, unterschiedliche Nutzungsrechte zu vergeben. Nur einige Mitarbeiter dürfen dann in Farbe drucken, andere dagegen nur beidseitig oder tintesparend im Entwurfsmodus.
Voraussetzung für den Aufbau einer modernen Drucklösung ist eine eingehende Analyse. Der Nürnberger Dienstleister TA Triumph-Adler entlarvt mit seinen Beratern zunächst unnötige Kostenfresser. Neben teurer Tinte können auch Geräte verschiedener Hersteller das Budget belasten. Anschließend übernimmt Triumph-Adler die Lieferung von Hardware, Software und Verbrauchsmaterialien aus einer Hand. Das Unternehmen steuert und wartet auch alle Bürosysteme. Die Abrechnung erfolgt nach einem einheitlichen Seitenpreis - egal, ob gedruckt, kopiert oder gefaxt wird.
Generell geht der Trend freilich weg vom Papier. "Das papierlose Büro wird zwar eine Illusion bleiben, doch die Digitalisierung wird künftig für weniger Rechnungen, Lieferunterlagen oder Benachrichtigungen sorgen", sagt Stephan Vanberg, Leiter des Zentral- und Osteuropageschäfts der Streamserve Deutschland. Der Spezialist für Output-Management bietet unter anderem Lösungen für automatisiert erstellte Dokumente wie Rechnungen und Schreiben der Krankenkasse an ihre Versicherten. Eine Software unterstützt Mitarbeiter beim Briefeschreiben. Diese können so die Korrespondenz deutlich schneller erledigen.
Nicht nur die Produktivität nimmt zu - manche Schreiben werden gar verständlicher. So habe ein großes Telekommunikationsunternehmen laut Vanberg die Zahl der Nachfragen von Kunden um 23 Prozent senken können. Denn es tauchten dank verständlicher Aufschlüsselungen weniger kryptische Einzelposten auf den Rechnungen auf.
Software wertet Briefe aus
Zunehmend geht es bei den Leistungen um mehr als Drucker und Verbrauchsmaterialien. "Wir leisten Grundlagenforschung für die Zukunft des Dokumentenmanagements", sagt etwa Sophie Vandebroek, Forschungs-Chefin bei Xerox. In ihren Labors werde derzeit ein "Factspotter" entwickelt. Die Software sei in der Lage, den Inhalt von Briefen, E-Mails und Faxen automatisch auszuwerten. Wie bei einer semantischen Suchmaschine im Internet findet das Programm heraus, ob es sich bei einem Schreiben um eine technische Anfrage, eine Bestellung oder eine Beschwerde handelt.
Entsprechend der Kategorie wird die Nachricht nur bei Bedarf ausgedruckt. Vandebroek erwartet, dass digitale Technologien das Dokumentenmanagement noch weiter voranbringen werden. Was ihrer Meinung nach auch dringend nötig ist: "Es wird noch zu viel ausgedruckt, um es dann wegzuwerfen." Bereits vor zwei Jahren hat Xerox eine besondere Technik entwickelt, die Verschwendung eindämmen kann - eine Tinte, die binnen kurzer Zeit verblasst. Das Papier lässt sich anschließend wiederverwenden.
Zielgruppe
Größe Nach einer Faustregel lohnen sich Managed Print Services in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern. Konkret hängt der Sinn eines Einsatzes davon ab, wie viel gedruckt wird.
Branche Hoch ist der Bedarf im Finanzsektor. Bei Versicherungen etwa ist nötig, dass Policen in gedruckter Form vorliegen. Als weitere Wirtschaftsbereiche mit hohem Papierverbrauch gelten öffentliche Verwaltungen, Weiterbildungseinrichtungen und das Gesundheitswesen.
