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Kampf gegen die E-Mail-Flut „Habe wie ein Bekloppter auf meine Inbox gestarrt“

Quelle: dpa

Freiwilliger, vorübergehender E-Mail-Entzug? Für Daniel Köhler geht das tatsächlich auf.

Wie viele E-Mails erhalten Sie an einem durchschnittlichen Arbeitstag in etwa?
Daniel Köhler: Sagen wir mal 50. Ich habe niemals einen Mittelwert gebildet, in manchen Projektphasen kann ich meiner Inbox aber minütlich beim Wachsen zusehen. Ein lustiges Schauspiel, welches aber auch Druck aufbaut.

Seit wann benutzen Sie den Hinweis, dass Nachrichten nur um 10, 13, 15 und 17 Uhr zugestellt werden, in der E-Mail-Signatur? Und was war der Anlass?
Seit dem ersten Quartal 2019. Der Auslöser war ein international verankertes Projekt 2018, welches mehrere Zeitzonen umfasste. Das bedeutete nun mal, dass zu jeder Tages- und Nachtzeit Mails reinkamen. Ich habe festgestellt, dass mich das gestresst hat, weil ich immer den Anspruch hatte, auf alles zeitnah zu reagieren. Daran bin ich natürlich gescheitert, meine Aufmerksamkeit war nicht mehr da und ich habe Fehler gemacht. Ich habe auch festgestellt, dass ich wie ein Bekloppter auf meine Inbox gestarrt habe, in der Erwartung neuer Mails. Darunter litten viele meiner anderen Aufgaben, die manchmal eben auch Ruhe und Konzentration benötigen. Das wollte ich ändern.

Was sind die größten Vorteile? Gibt es auch Nachteile?
Die größte Errungenschaft für mich ist eine bemerkbare Veränderung meiner Haltung zum Thema Erreichbarkeit und Antwortgeschwindigkeit. Das Mail-Aufkommen wird dadurch ja nicht geringer. Aber durch die Etablierung dieser Technik via Mail-Signatur habe ich das Gefühl wie in einem Hotelzimmer, wenn der „Bitte nicht stören“-Aufhänger am Türknauf hängt. Ich gehe entspannter in und an meine Mails. Und: Meine Antworten sind genauer, klarer, weil ich mir nach der Zustellung der Mails eben Zeit dafür nehmen kann und sie nicht nur zwischen Tür und Angel schreiben muss. Nachteile habe ich dadurch nicht.

Lesen Sie E-Mails zwischendurch tatsächlich nicht? Was ist, wenn wichtige Nachrichten anstehen?
Ich muss natürlich auch weiterhin meinem Reflex widerstehen, immer auf alles sofort zu antworten, aber es ist besser geworden. Viel besser. Und das System erlaubt es mir ja auch jederzeit, auf jede Mail einzugehen. Die Mails werden ja nur zwischengelagert und nicht versteckt. Wenn ich also weiß, da kommt eine zeitkritische Mail, dann kann ich das System übergehen, sie lesen und beantworten.

Wie fielen die Reaktionen aus?
Ach, es gab hämische Kommentaren von Kunden/Kollegen, die mir ein behördenartiges Vorgehen unterstellen. Das ist mir aber weitestgehend egal. Und der kundenseitige Anspruch auf sofortige Beantwortung von E-Mails ist ja auch eher ein hierarchisches Ansinnen, welches mit der tatsächlichen Aufgabenstellung wenig bis nichts zu tun hat. Ausnahme sind natürlich Deadlines und zeitkritische E-Mails – aber die kommen ja sehr selten aus dem Nichts. Der große Teil meines Mail-Aufkommens ist tatsächlich zeitunkritisch.

Wie viele ungelesene E-Mails sind aktuell in Ihrem Postfach?
Keine. Aber das Wichtige ist ja: Es ist mir mittlerweile weitestgehend egal geworden. Es ist im Übrigen nicht toll, wenn auf deinem iPhone angezeigt wird, dass du 4934 ungelesene Mails hast. Das macht dich weder wichtiger, noch cooler. Es zeigt nur, dass du deine Kommunikation nicht unter Kontrolle hast.

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