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Produktivität Vier Tipps gegen die E-Mail-Flut

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Die E-Mail ist nicht totzukriegen

Tipp 2: Eine gesunde Work-Mail-Balance
Schluss mit der permanenten E-Mail-Berieselung. Einen Signalton bei eingehenden Nachrichten braucht heute niemand mehr. Denn im einigermaßen digital geprägten Berufsleben ist eines gewiss: Keine fünf Minuten ohne neue E-Mail. Wer den Eingang unbedingt im Blick behalten will, kann sich zu neuen Nachrichten jeweils eine kurze Vorschau einblenden lassen. Auf diese Weise reicht ein Blick, um zu erkennen, dass man den Posteingang-Tab unangetastet lassen kann. Erfordert eine Aufgabe volle Konzentration, wird das E-Mail-Programm einfach geschlossen.

Tipp 3: Mehrere E-Mail-Adressen
Aber was ist, wenn ich eine wichtige E-Mail verpasse? Diese Furcht hält viele Menschen davon ab, sich vorübergehend vom Postfach abzunabeln beziehungsweise die Benachrichtigungen über neue Mails abzustellen. Seltsamerweise fällt das manchen Berufstätigen schwerer, als das Diensthandy stumm zu schalten. Meist ist die ständige schriftliche Erreichbarkeit schlicht eine über Jahrzehnte zementierte schlechte Angewohnheit. Wer im Job tatsächlich für einige Kunden oder Kollegen ständig erreichbar sein muss, kann sich mit verschiedenen E-Mail-Adressen behelfen. Dann wird das allgemeine Postfach guten Gewissens stumm geschaltet, während der exklusive Eingang unter Beobachtung bleibt.

Tipp 4: Du sollst nicht spammen
Manchmal sind wir schlicht selbst schuld an der E-Mail-Flut. Nachrichten werden dank der unkomplizierten Abläufe rasch mal hingeschludert. Es schleichen sich Fehler ein oder wichtige Informationen werden vergessen. Also sind weitere Nachrichten nötig. Der Posteingang ist aber nun einmal kein fein ordentlich gegliederter Chat. Da kann es schnell passieren, dass sich Klarstellungen mit den verwirrten Antworten des Adressaten überschneiden. Am Ende hilft womöglich nur noch der Griff zum Telefon-Damoklesschwert, um das Re:-Kommunikationsgewirr zu zerschlagen.

Nur weil E-Mails schnell getippt sind, sind hier nicht die Grundsätze professioneller Kommunikation außer Kraft gesetzt. Wer Nachrichten auf den Punkt bringt und alles Wichtige zusammenfasst, erspart sich je nach Umfang des Adressatenkreises womöglich Dutzende von Nachfragen. Hier kann es hilfreich sein, weniger wichtige E-Mails zunächst als Entwürfe zu speichern. Sie werden gesammelt gegen Ende des Arbeitstages gegengelesen und erst dann verschickt.

Fazit: Die E-Mail hat sich seit den Siebzigerjahren kaum verändert. Trotzdem oder gerade deshalb ist dieses Relikt aus den Anfängen der Digitalisierung nicht totzukriegen. Die elektronische Post ist vertraut und außerdem verlässlich. Im Gegensatz zu Chatprogrammen wie Slack können Nachrichten nicht einfach einseitig gelöscht werden. E-Mails haben die Produktivität im Berufsleben enorm erhöht. Umso wichtiger ist es, dass sie für uns und nicht gegen uns arbeiten.

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