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Produktivität Vier Tipps gegen die E-Mail-Flut

Was tun gegen die E-Mail-Flut? Quelle: imago images

Checken Sie noch E-Mails oder arbeiten Sie schon? Das Postfach wird schnell zum schwarzen Loch der Produktivität. Manche Profis lesen Mails deshalb nur zweimal am Tag. Diese Tipps helfen gegen die E-Mail-Überflutung.

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Für den Marketingexperten Eli Langer, der auf Twitter Barack Obama zu seinen Followern zählt, gibt es nur zwei Arten von Menschen. Jene, die ihre E-Mails sofort lesen, und die Nachrichten-Messis.

Ein virtueller Berg ungelesener E-Mails ist aus zwei Gründen eine schlechte Idee. Er beweist, dass man viel zu viele scheinbar unnötige Nachrichten erhält. Da kann es leicht passieren, dass im Wust eine wichtige Information untergeht.

Aber auch das sofortige Abarbeiten hat Schattenseiten. Denn bei einigen Berufstätigen gerät das Lesen der E-Mails zum inoffiziellen Teilzeitjob. Das US-Softwareunternehmen Adobe hat im Juni 2018 online über 1000 Büroangestellte zu deren E-Mail-Routine befragt. Das Ergebnis: Im Durchschnitt wurden täglich 3,1 Stunden auf das Checken beruflicher E-Mails verwendet.

- 40 Prozent der Befragten kamen auf maximal eine Stunde,
- 38 Prozent brauchten ein bis vier Stunden,
- 21 Prozent schätzten ihr Pensum auf mehr als vier Stunden täglich (dies dürften Menschen sein, bei denen E-Mails einen integralen Teil des Jobprofils ausmachen).

Hinzu kamen 2,5 Stunden, die jeder Befragte im Durchschnitt pro Werktag mit privater E-Mail-Korrespondenz verbrachte. Die wird meist beim Fernsehen (60 Prozent), Telefonieren (35 Prozent) oder auf der Toilette (40 Prozent) erledigt.

Was in der Freizeit quasi nebenbei geschieht, wird am Schreibtisch schnell zur Ablenkungsfalle. Das menschliche Gehirn ist nun einmal nur bedingt für konzentriertes Arbeiten gemacht. Vor allem bei unangenehmen oder als stressig empfundenen Aufgaben tritt es liebend gern die Flucht in sofortige Erfolgserlebnisse an. Da ist das heimelige Postfach-Aufräumen eine willkommene Lösung. Man fühlt sich zwar produktiv (ist ja Arbeit). Aber das ist meist nur Selbstbetrug. Spätestens, wenn der eigentliche Job leidet, ist es an der Zeit für einen neuen Umgang mit E-Mails.

Tipp 1: E-Mails zu festen Zeiten lesen
Eine radikale Lösung hatte bereits 2007 der US-Autor und Produktivitätsexperte Tim Ferriss („Die 4-Stunden-Woche“) bei Workshops propagiert. E-Mails werden nur noch zu festen Zeiten gelesen, beispielsweise um 11 Uhr und dann wieder um 14 Uhr. „Die wahre Leistung ist es natürlich, sich von diesem verfluchten Posteingang fernzuhalten“, bilanzierte Ferriss damals in seinem Blog.

Eine Vorsorge gegen das Nachrichten-Checken im Affekt besteht darin, das E-Mail-Programm nur alle paar Stunden neue Nachrichten laden zu lassen. Oder man setzt auf eine App als Mischung aus Türwächter und Postboten. Das Gratisprogramm Adiós etwa sammelt die Nachrichten und liefert sie zu festgelegten Zeiten in das Gmail-Postfach des Nutzers. Für diese Variante hat sich Daniel Köhler aus der Geschäftsführung der Berliner Kommunikationsagentur Glutamat entschieden. Er klärt Kunden und Kollegen per Zusatz in seiner Signatur auf, dass ihre Nachrichten nur um 10, 13, 15 und 17 Uhr zugestellt werden. „I do this to get shit done“, schreibt Köhler in Anlehnung an das Motto von Adiós.

Die E-Mail ist nicht totzukriegen

Tipp 2: Eine gesunde Work-Mail-Balance
Schluss mit der permanenten E-Mail-Berieselung. Einen Signalton bei eingehenden Nachrichten braucht heute niemand mehr. Denn im einigermaßen digital geprägten Berufsleben ist eines gewiss: Keine fünf Minuten ohne neue E-Mail. Wer den Eingang unbedingt im Blick behalten will, kann sich zu neuen Nachrichten jeweils eine kurze Vorschau einblenden lassen. Auf diese Weise reicht ein Blick, um zu erkennen, dass man den Posteingang-Tab unangetastet lassen kann. Erfordert eine Aufgabe volle Konzentration, wird das E-Mail-Programm einfach geschlossen.

Tipp 3: Mehrere E-Mail-Adressen
Aber was ist, wenn ich eine wichtige E-Mail verpasse? Diese Furcht hält viele Menschen davon ab, sich vorübergehend vom Postfach abzunabeln beziehungsweise die Benachrichtigungen über neue Mails abzustellen. Seltsamerweise fällt das manchen Berufstätigen schwerer, als das Diensthandy stumm zu schalten. Meist ist die ständige schriftliche Erreichbarkeit schlicht eine über Jahrzehnte zementierte schlechte Angewohnheit. Wer im Job tatsächlich für einige Kunden oder Kollegen ständig erreichbar sein muss, kann sich mit verschiedenen E-Mail-Adressen behelfen. Dann wird das allgemeine Postfach guten Gewissens stumm geschaltet, während der exklusive Eingang unter Beobachtung bleibt.

Tipp 4: Du sollst nicht spammen
Manchmal sind wir schlicht selbst schuld an der E-Mail-Flut. Nachrichten werden dank der unkomplizierten Abläufe rasch mal hingeschludert. Es schleichen sich Fehler ein oder wichtige Informationen werden vergessen. Also sind weitere Nachrichten nötig. Der Posteingang ist aber nun einmal kein fein ordentlich gegliederter Chat. Da kann es schnell passieren, dass sich Klarstellungen mit den verwirrten Antworten des Adressaten überschneiden. Am Ende hilft womöglich nur noch der Griff zum Telefon-Damoklesschwert, um das Re:-Kommunikationsgewirr zu zerschlagen.

Nur weil E-Mails schnell getippt sind, sind hier nicht die Grundsätze professioneller Kommunikation außer Kraft gesetzt. Wer Nachrichten auf den Punkt bringt und alles Wichtige zusammenfasst, erspart sich je nach Umfang des Adressatenkreises womöglich Dutzende von Nachfragen. Hier kann es hilfreich sein, weniger wichtige E-Mails zunächst als Entwürfe zu speichern. Sie werden gesammelt gegen Ende des Arbeitstages gegengelesen und erst dann verschickt.

Fazit: Die E-Mail hat sich seit den Siebzigerjahren kaum verändert. Trotzdem oder gerade deshalb ist dieses Relikt aus den Anfängen der Digitalisierung nicht totzukriegen. Die elektronische Post ist vertraut und außerdem verlässlich. Im Gegensatz zu Chatprogrammen wie Slack können Nachrichten nicht einfach einseitig gelöscht werden. E-Mails haben die Produktivität im Berufsleben enorm erhöht. Umso wichtiger ist es, dass sie für uns und nicht gegen uns arbeiten.

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