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Ein Selbstversuch Der holprige Weg zum papierlosen Büro

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Angst vor dem Daten-GAU

So schützen Sie sich vor dem Daten-GAU
Backups anlegenDer beste Umgang mit einem möglichen Totalverlust von Daten, ist die Vorsorge. Der Ratschlag, regelmäßig Backups von wichtigen Daten anzulegen, dürfte wohl jedem Computernutzer schon einmal begegnet sein. Letztlich steht meist die Bequemlichkeit im Weg. Daher sind automatische Backup-Lösungen ratsam. Mac-User haben mit Time Machine eine Lösung dafür an Bord. Windows-Nutzer können seit Windows XP Dokumente als „Archiv“ kennzeichnen und dann über das Betriebssystem-interne Sicherungsprogramm sichern lassen. Sie finden es im Startmenü unter Zubehör, Systemprogramme, Sicherung. Dort können Sie auch die Dateien und Ordner für die automatische Sicherung auswählen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie bei Microsoft. Noch komfortabler funktionieren automatische Backups mit dafür geeigneter Software wie Duplicati. Die Software ist leicht einzurichten und führt die Datensicherung geräuschlos im Hintergrund aus - völlig automatisch für alle ausgewählten Dateien und Ordner.   Quelle: Reuters
Regeln für die DatensicherungDie wichtigsten Regel beim Backup: Die Daten müssen auf einem anderen Datenträger gespeichert werden. Es hilft nichts, sie auf derselben Festplatte nochmals zu speichern. Auch eine Sicherung auf CDs oder DVDs ist nicht angeraten: Selbstgebrannte Silberscheiben können bereits nach weniger als zehn Jahren die darauf geschrieben Daten verlieren. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte die wirklich wichtigen Daten zusätzlich zum heimischen Backup im Internet speichern – dann sind die Daten selbst in einem extremen Fall wie einem Brand nicht verloren. Dazu eignet sich beispielsweise die Sofware Dropbox für Windows, Mac OS X und Linux. Ein Internet-Netzwerklaufwerk mit 1 GB Speicher ist dabei gratis. Zusätzlicher Bonus: Sie haben von überall aus Zugriff auf die Dateien, wo Internet verfügbar ist. Dropbox speichert die Dateien automatisch verschlüsselt. Quelle: gms
Anti-Schadprogramm-PräventionNeben den regelmäßigen Backups ist die zweite Säule der Sicherheitsstrategie im Privatbereich der Schutz vor Schadsoftware wie Viren und Würmer. „Viel hilft viel“ ist hier allerdings nicht angesagt, da sich verschiedene Anti-Viren-Scanner gegenseitig stören. Optimal ist dabei die Kombination aus drei Schutzarten: Eine Personal Firewall, die ein und ausgehende Verbindungen kontrolliert, ein Schutz gegen bekannte Schadsoftware durch stets aktualisierte Virensignaturen und eine Methode, die versucht, auch unbekannte Schädlinge aufgrund des Verhaltens zu erkennen. Die Kombination der drei Schutz-Methoden lässt sich auch kostenlos umsetzen: Als Basis-Schutz ist die Software Security Essentials 2.0 empfehlenswert, die Microsoft kostenlos zum Download anbietet. Sie hat aber keine Heuristik, hilft also nur gegen bereits bekannte Schädlinge. Daher ist eine Ergänzung um das kostenlose Tool ThreatFire sinnvoll. Die Personal Firewall stellt Microsofts Windows automatisch ab Windows XP Service Pack 2 zu Verfügung. Quelle: gms
Verhaltens-PräventionNoch wichtiger als ein stets aktueller Virenschutz ist allerdings das Verhalten des Nutzers: Führen Sie keine Dateien aus dubiosen Quellen aus und öffnen Sie keine E-Mail-Anhänge von E-Mails, die Ihnen seltsam vorkommen. Die installierte Software sollte regelmäßig aktualisiert werden. Automatischen Updates von Windows sollten in den Systemeinstellungen (Startmenü, Einstellungen, Systemsteuerung, Sicherheitscenter) unbedingt aktiviert werden. Aber auch andere Software kann Schwachstellen enthalten. Besonders gefährdet sind dabei alle Programme, die mit Daten aus dem Internet arbeiten: Browser, Browser-Plugins, Adobes Flash und der Adobe Reader für PDF-Dateien. Gerade die Programme von Adobe fielen dabei in jüngster Zeit besonders häufig durch kritische Sicherheitslücken auf. Sämtliche installierte Software auf Aktualität und Sicherheitslücken zu prüfen, ist ohne Hilfe natürlich eine Herkulesaufgabe. Zum Glück gibt es die kostenlose Software Secunia Personal Software Inspector (PSI), sie sucht automatisch nach veralteter Software. Mit dem Menüpunkt „Secure Browsing“ lässt sich außerdem nach veralteten Browser-Erweiterungen suchen. Übrigens sind diese Erweiterungen auch der häufigste Grund für Abstürze von Browsern – weniger ist daher meist mehr. Quelle: dpa
Rechner im Notfall startenSollte der Ernstfall einmal eintreten, kann froh sein, wer zuvor eine bootbare CD mit Betriebssystem gebrannt hat. Damit können Sie den Rechner starten und sich erst einmal einen Überblick verschaffen: Lässt sich die Festplatte noch auslesen? Welche Daten sind noch da? Dazu eignet sich beispielsweise die startbare Linux-Boot-CD Knoppix, die Sie kostenlos herunterladen können. Die ISO-Datei muss als Image auf eine CD gebrannt werden, was mit jedem aktuellen Brennprogramm funktioniert. Falls Windows dann eines Tages – aus welchen Gründen auch immer – nicht mehr startet, legen Sie die CD ins Laufwerk. Sollte Knoppix dann nicht automatisch starten, müssen Sie das DVD-Laufwerk eventuell erst als Start-Gerät im BIOS festlegen (direkt nach dem Start des Computers meist „Entf“-Taste oder F1 drücken). Nach dem Start des Systems begrüßt Sie eine Desktop-Oberfläche, die Windows vom Aussehen her ähnelt. Dort sehen Sie auch die eingebundenen Festplatten, wobei diese anders heißen als unter Windows. Dennoch können Sie sich so einen schnellen Überblick darüber verschaffen, welche Daten noch vorhanden sind und außerdem bestimmte Daten bereits sichern – zum Beispiel auf eine externe Festplatte. Quelle: gms
Mit der Boot-CD auf VirenjagdNoch besser als eine normale Boot-CD eignet sich eine, mit der sich das installierte Windows-System auch gleich auf Viren untersuchen lässt. Am besten dazu geeignet ist die Boot-CD Desinfec’t der Computerzeitschrift c’t, der verschiedene kommerzielle Virenscanner beiliegen. Aus lizenzrechtlichen Gründen darf die c’t die DVD leider nicht zum Download anbieten. Sie können die c’t-Ausgabe 8/2011, der eine solche DVD beilag, aber beim Heise-Verlag für 3,70 Euro plus Versand nachbestellen. Mit an Bord bei Desinfec’t sind die Anti-Schadprogramme von Kaspersky, Avira, Bitdefender und ClamAV. Nach dem Start der CD finden Sie die entsprechenden Tools in den Ordnern „Einzel-Scanner“. Ein Doppelklick auf „Viren-Scan starten“ führt auf Wunsch einen Scan mit allen angegebenen Programmen durch. Weitere Werkzeuge zur Systemanalyse finden Sie außerdem in dem Ordner „Expertentools“. Eine ausführliche Anleitung zur Virenjagd mit der DVD finden Sie direkt auf der Website des Verlags. Quelle: Public Domain
Daten verschlüsselnNicht nur der Verlust von Daten ist eine Gefahr – wenn wichtige geschäftliche oder private Daten in falsche Hände geraten, können noch viel größere Schäden entstehen. Die Gefahr ist insbesondere bei mobilen Rechnern groß. Als besonders sicher gilt die kostenlose Software TrueCrypt, die für Windows, Linux und Mac OS X verfügbar ist. Damit können sowohl einzelne Ordner als auch die gesamte Festplatte verschlüsselt werden. Selbst das FBI hat sich an TrueCrypt schön die Zähne ausgebissen: Nach fast einem Jahr musste die US-Behörde die Festplatte eines brasilianischen Bankiers zurückgeben - nach wie vor verschlüsselt.  Quelle: dpa

Ich traue meinem Computer nicht ganz. Zu oft habe ich von Festplattenabstürzen gehört, von Hunderten verschwundenen Familienfotos, einer ausradierten Jugend. Daher legt mein Rechner regelmäßig Sicherheitskopien der Dokumente auf einer externen Festplatte an, der CloudBox von Lacie. Der Clou: Weil die Festplatte mit dem Internet verbunden ist, kann ich von jedem Internet-Anschluss der Welt über alle wichtigen Dokumente verfügen.

Neulich brauchte ich eine spezielle Quittung. Via Smartphone-App öffnete ich einen Ordner auf der Festplatte Zu Hause und holte die Nummer auf das Display.

Je mehr Dokumente ich scanne, desto unübersichtlicher wird allerdings mein digitaler Schreibtisch. Bevor der papierlose Alltag ein Massenphänomen werden kann, muss die Technik einen weiteren Schritt tun: Es reicht nicht, die Dokumente nur zu lesen. Künftig müssen Programme sie auch verstehen können.

Dieser Schritt steht nun kurz bevor. Vor wenigen Wochen habe ich die Macher des US-Startups Neat getroffen. Sie haben ein Programm entwickelt, das jeden digitalen Arbeitsplatz organisieren soll: gescannte Kontoauszüge, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen sortiert Neat nicht nur automatisch in Ordner, es ist auch in der Lage, die Informationen zu verarbeiten, Ausgaben zu überwachen und die Informationen an eine Steuersoftware weiterzuleiten, bislang allerdings nur in den USA.

Startup will "das Papier töten"

An einer noch weitreichenderen Lösung arbeitet das Bonner Unternehmen Doo. Das 45-köpfige Team will „das Papier töten“, wie Doo-Mitgründer Frank Thelen sagt. Die Software seiner mit zehn Millionen Euro finanzierten Firma sortiert – noch akkurater als Neat – Rechnungen, Kontoauszüge und Behördenpost intelligent in Ordner. Zudem verhandelt Thelen mit Stromversorgern und Telekommunikationsunternehmen: Sie sollen Rechnungen bald direkt ins Doo-System spielen – ganz ohne Papier. „In diesem Feld“, sagt Papier-Killer Thelen, „werden wir in den nächsten Monaten noch viele Innovationen sehen.“

Schon bald wird unser Computer nicht nur Dokumente lesen. Er wird sie auch so gut verstehen, dass er Adressen selbstständig ins Adressbuch übernimmt, auf auslaufende Verträge oder verstreichende Kündigungsfristen hinweist und sogar ungefragt einen billigeren Stromanbieter vorschlägt. An so einem smarten Alltagsassistenten arbeitet das Münchner Startup Smarchive, das spätestens im Sommer mit einer öffentlichen Testphase loslegen will.

Die wichtigsten IT-Trends

Für Privatleute ist diese Art der Digitalisierung praktisch, für große Konzerne wird sie zur Überlebensfrage. Sobald Wissen virtuell verfügbar ist, können externe Experten, Menschen im Heimbüro sowie deren Kollegen auf anderen Kontinenten darauf zugreifen. „Jüngere Mitarbeiter fordern diese Art zusammenzuarbeiten“, hat der Unternehmensberater Bernhard Zöller beobachtet, der Konzernen dabei hilft, ihre Büroorganisation zu verbessern. „Wer mit dem Internet aufgewachsen ist, hat kein Verständnis dafür, dass nicht alle Informationen digital verfügbar sind“, sagt er. Kollegen aber, die sich Jahrzehnte an Papier gewöhnt haben, tun sich mitunter schwer mit dem Wandel. „Manche drucken sogar E-Mails aus“, sagt Zöller. Sie an eine digitale Dokumentenverwaltung zu gewöhnen, grenze an eine Kulturrevolution.

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