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Papierloses Büro Darum regiert auch weiterhin die Zettelwirtschaft

In deutschen Büros lässt sich heute alles digitalisieren. Trotzdem setzen die meisten Unternehmen weiterhin auf Zettelwirtschaft. Warum das papierlose Büro trotz digitaler Möglichkeiten eine Illusion bleibt.

Wer glaubt das papierlose Büro spart Arbeit, der irrt - es spart Papier. Quelle: Getty Images, Montage

Decos hat der Zettelwirtschaft den Kampf angesagt: Seit 2011 verzichten die 180 Mitarbeiter der niederländischen Software-Firma nahezu komplett auf Papier. Selbst das neue Bürogebäude in der Nähe von Amsterdam ist auf die Digitalstrategie ausgelegt: schräge Wände, weil das Unternehmen keine Papierablage braucht. Übersichtliche Schreibtische ohne Stifte und Notizblöcke. Hauseigene Technologie, um papierlos Protokoll in Meetings zu führen und Dokumente zu verwalten.

Jedem Mitarbeiter hat Decos ein iPad geschenkt. "Allerdings unter der Voraussetzung, dass die Angestellten während der Arbeit kein Papier mehr benutzen", sagt Sprecherin Marcia van Kampen.

Diese Kultur passt zum Geschäftsmodell von Decos: Das Unternehmen verdient sein Geld mit Softwares zur digitalen Verwaltung von Dokumenten. Das System bündelt die gesamten Geschäftsinformationen eines Unternehmens. Damit sollen Mitarbeiter Informationen über alle Abteilungen hinweg speichern, austauschen, verwalten und archivieren können. Papier ist damit zumindest in der Theorie überflüssig.

Diese ECM-Systeme nutzen deutsche Unternehmen

Die Software senke die Kosten für das Drucken, die Hardware, Verbrauchsmaterialien und Serviceleistungen, wirbt das Unternehmen. Und: Die Software spare Arbeitszeit ein. "Der größte Vorteil des digitalen Büros ist, dass jeder jederzeit und überall Zugang zu allen Informationen hat", sagt van Kampen. Die Konsequenz: Die Mitarbeiter konzentrierten sich mehr auf den Inhalt und arbeiten enger zusammen. "Durch die Programme entsteht eine neue Arbeitskultur, die unsere Angestellte kreativer macht und ihnen hilft, auch mal um die Ecke zu denken", sagt van Kampen.

Die Versprechen von den Vorteilen des papierlosen Arbeitens machen seit Jahren die Runde. Allein in diesem Jahr stellten auf der Cebit 250 Unternehmen ihr Software-Neuheiten für das digitale Büro vor. Im Mittelpunkt: "Clouds, mobile ECM-Systeme und insbesondere Programme zur Digitalisierung von Rechnungen", sagt Frank Früh vom Digitalverband Bitkom.

Doch die einzelnen Systeme gibt es meistens nur in einem Komplettpaket. Der Trend geht laut einer CeBIT-Sprecherin dahin, dass die IT-Unternehmen ihre Kunden von Anfang bis Ende bei ihrer Digitalstrategie begleiten. Die Umstellung betrifft dann das gesamte Unternehmen: Die Software ist darauf ausgelegt, dass die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen an einem Projekt gleichzeitig arbeiten können – und dadurch Zeit und Papier sparen. Diese Umstellung dauert meist Jahre und bedeutet deshalb in den meisten Fällen eine langjährige Partnerschaft – und ein sich rentierendes Geschäft für die Anbieter solcher Software. Für das Jahr 2016 rechnet der Digitalverband Bitkom mit einem Umsatz von 1,84 Milliarden Euro mit ECM-Systemen – ein Wachstum von etwa vier Prozent.

Doch Unternehmen wie Decos, die mit dem Papierverzicht ernst machen, bilden bislang die Ausnahme. Bis sich die sogenannten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme) flächendeckend in deutschen Büros etablieren werden, ist es noch ein weiter Weg. Bitkom hat 880 mittelständische Unternehmen 2015 dazu befragt und kommt zu dem Ergebnis: Gerade mal ein Drittel setzt Standard-Software zur Digitalisierung ein – und reduziert somit seinen Papierverbrauch.

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