Decos hat der Zettelwirtschaft den Kampf angesagt: Seit 2011 verzichten die 180 Mitarbeiter der niederländischen Software-Firma nahezu komplett auf Papier. Selbst das neue Bürogebäude in der Nähe von Amsterdam ist auf die Digitalstrategie ausgelegt: schräge Wände, weil das Unternehmen keine Papierablage braucht. Übersichtliche Schreibtische ohne Stifte und Notizblöcke. Hauseigene Technologie, um papierlos Protokoll in Meetings zu führen und Dokumente zu verwalten.
Jedem Mitarbeiter hat Decos ein iPad geschenkt. "Allerdings unter der Voraussetzung, dass die Angestellten während der Arbeit kein Papier mehr benutzen", sagt Sprecherin Marcia van Kampen.
Diese Kultur passt zum Geschäftsmodell von Decos: Das Unternehmen verdient sein Geld mit Softwares zur digitalen Verwaltung von Dokumenten. Das System bündelt die gesamten Geschäftsinformationen eines Unternehmens. Damit sollen Mitarbeiter Informationen über alle Abteilungen hinweg speichern, austauschen, verwalten und archivieren können. Papier ist damit zumindest in der Theorie überflüssig.
Diese ECM-Systeme nutzen deutsche Unternehmen
Mit dieser Software ist es möglich, Papierunterlagen einzuscannen. Jedes zweite Unternehmen (51 Prozent) nutzt ein solches System und weitere 14 Prozent planen die Nutzung.
Der Digitalverband Bitkom hat erstmals einen Digital Office Index erstellt und dafür mehr als 1100 Unternehmen befragt.
Mit diesem Programm kann der Chef unter anderem eine Rechnung oder einen Urlaubsantrag freigeben. 44 Prozent der befragten Unternehmen setzen solch eine Software bereits ein, 18 Prozent planen den Einsatz laut Bitkom.
35 Prozent der befragten Unternehmen nutzen solche Systeme bereits. 24 Prozent planen die Nutzung.
Sie regeln, über welche Kanäle Informationen verteilt werden. Jedes dritte befragte Unternehmen (33 Prozent) nutzt bereits ein solches System, 16 Prozent wollen es laut Digitalverband in Zukunft nutzen.
Mit diesem Tool können Mitarbeiter gleichzeitig an einem Projekt arbeiten. 31 Prozent der befragten Unternehmen verwenden diese Tools, 22 Prozent planen laut Bitkom den Einsatz.
Software, mit denen Mitarbeiter unabhängig vom Standort Unternehmensinformationen recherchieren können, ist bei 28 Prozent der befragten Unternehmen im Einsatz. 15 Prozent möchten laut Bitkom in Zukunft solch eine Software einführen.
18 Prozent der befragten Unternehmen nutzen ECM-Lösungen, die eingehende Dokumente und Informationen automatisch erkennen – zum Beispiel eine Software, die den Inhalt der Briefpost digital erfasst und direkt an die zuständige Abteilung weiterleitet. Laut Digitalverband wollen 19 Prozent diese Programme zukünftig einsetzen.
Die Software senke die Kosten für das Drucken, die Hardware, Verbrauchsmaterialien und Serviceleistungen, wirbt das Unternehmen. Und: Die Software spare Arbeitszeit ein. "Der größte Vorteil des digitalen Büros ist, dass jeder jederzeit und überall Zugang zu allen Informationen hat", sagt van Kampen. Die Konsequenz: Die Mitarbeiter konzentrierten sich mehr auf den Inhalt und arbeiten enger zusammen. "Durch die Programme entsteht eine neue Arbeitskultur, die unsere Angestellte kreativer macht und ihnen hilft, auch mal um die Ecke zu denken", sagt van Kampen.
Die Versprechen von den Vorteilen des papierlosen Arbeitens machen seit Jahren die Runde. Allein in diesem Jahr stellten auf der Cebit 250 Unternehmen ihr Software-Neuheiten für das digitale Büro vor. Im Mittelpunkt: "Clouds, mobile ECM-Systeme und insbesondere Programme zur Digitalisierung von Rechnungen", sagt Frank Früh vom Digitalverband Bitkom.
Doch die einzelnen Systeme gibt es meistens nur in einem Komplettpaket. Der Trend geht laut einer CeBIT-Sprecherin dahin, dass die IT-Unternehmen ihre Kunden von Anfang bis Ende bei ihrer Digitalstrategie begleiten. Die Umstellung betrifft dann das gesamte Unternehmen: Die Software ist darauf ausgelegt, dass die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen an einem Projekt gleichzeitig arbeiten können – und dadurch Zeit und Papier sparen. Diese Umstellung dauert meist Jahre und bedeutet deshalb in den meisten Fällen eine langjährige Partnerschaft – und ein sich rentierendes Geschäft für die Anbieter solcher Software. Für das Jahr 2016 rechnet der Digitalverband Bitkom mit einem Umsatz von 1,84 Milliarden Euro mit ECM-Systemen – ein Wachstum von etwa vier Prozent.
Doch Unternehmen wie Decos, die mit dem Papierverzicht ernst machen, bilden bislang die Ausnahme. Bis sich die sogenannten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme) flächendeckend in deutschen Büros etablieren werden, ist es noch ein weiter Weg. Bitkom hat 880 mittelständische Unternehmen 2015 dazu befragt und kommt zu dem Ergebnis: Gerade mal ein Drittel setzt Standard-Software zur Digitalisierung ein – und reduziert somit seinen Papierverbrauch.
