Dienstwagen privat nutzen So klappt’s mit dem Fahrtenbuch

Wer den Firmenwagen auch privat nutzt, hat einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss. Das geht zum Beispiel mit dem Dienstwagen-Fahrtenbuch. Quelle: dpa

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss dafür Steuern zahlen. Wer sich deshalb für ein Fahrtenbuch entscheidet, kann Geld sparen, muss aber gut organisiert sein. Tipps und Tricks fürs Firmenwagen-Fahrtenbuch.

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Der Dienstwagen ist ein schöner Luxus und eine Anerkennung, die deutsche Arbeitnehmer gerne in Anspruch nehmen. Wer sich allerdings für einen Dienstwagen entscheidet, muss steuerlich einiges beachten. Denn wer den Firmenwagen auch privat nutzt, hat einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss.

Diese Besteuerung kann auf zwei Wegen geschehen: Die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch. Wer sich für das Fahrtenbuch entscheidet, hat organisatorisch den größeren Aufwand, kann aber unter Umständen bares Geld sparen, da es die tatsächlich entstandenen Kosten abbildet.

Wichtig: Wer sich für eine der beiden Regelungen entschieden hat, muss für den Rest des Jahres auch dabei bleiben. Ein Wechsel ist nicht möglich – außer das Fahrzeug wird gewechselt.

Am besten rechnet jeder Dienstwagenfahrer einmal genau durch, wie hoch die private Nutzung des Fahrzeugs eigentlich ist und welche Kosten entstehen. Danach lässt sich in der Regel gut ermitteln, welche Besteuerungsform die günstigere ist. Wer ein gebrauchtes Auto oder eines mit hohem Listenpreis als Dienstwagen nutzt und/oder wenige private Fahrten mit dem Auto macht, für den könnte das Führen eines Fahrtenbuchs die bessere Variante sein. Ist eine Vorab-Kalkulation schwer möglich, empfehlen Experten häufig zunächst im ersten Jahr ein Fahrtenbuch zu führen. Mit dessen Hilfe können Dienstwagenfahrer gut sehen, wie sie das Auto tatsächlich nutzen und so fürs zweite Jahr die Besteuerung entsprechend der realen Nutzung wählen.

Was fürs Finanzamt wichtig ist

Für berufliche Fahrten mit dem Dienstwagen müssen im Fahrtenbuch Datum, Reiseziel, Reisezweck (etwa besuchte Geschäftspartner) und der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt vermerkt werden. Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte bedürfen nur eines entsprechenden Vermerks. Bei privater Nutzung reichen die Kilometerstandangaben aus. Das gilt sowohl für handschriftlich als auch für elektronisch geführte Fahrtenbücher.

Damit das Fahrtenbuch ansonsten den Ansprüchen des Finanzamts genügt, muss es zudem so geführt werden, dass es nicht manipuliert werden kann, also Änderungen klar einsehbar sind. Das heißt etwa eine Excel-Tabelle reicht nicht aus und auch so manches digitale Fahrtenbuch genügt den Anforderungen der Behörde nicht.

Die Krux: Es gibt keine Zertifizierung elektronischer Fahrtenbücher durch das Finanzamt. Das heißt, wer für seinen Dienstwagen eine Fahrtenbuch-Software sucht, muss genau prüfen, ob diese tatsächlich die Anforderungen der Steuerbehörde erfüllt. Der entscheidende Punkt: Ein elektronisches Fahrtenbuch muss nachträgliche Manipulationen unmöglich machen – oder sie müssen immer klar erkenntlich sein.

Ist das nicht der Fall, sind Finanzbeamte laut Experten erfahrungsgemäß sehr streng. Wird die Software nicht akzeptiert, war akribische Dokumentation umsonst und das Finanzamt besteuert rückwirkend nach der Ein-Prozent-Methode.

Digitale Fahrtenbücher

Die Auswahl an digitalen Fahrtenbüchern für den Dienstwagen ist groß. So haben sowohl Steuersoftware-Anbieter als auch andere Verkehrstechnik-Firmen entsprechende Lösungen im Angebot. Außerdem gibt es Apps, die übers Smartphone gesteuert werden können.

Sämtliche potenzielle Fahrtenbuchprogramme sollten dabei immer darauf geprüft werden, ob sie lückenlos den Anforderungen des Finanzamts standhalten. Im Zweifelsfall sollten Dienstwagenfahrer zur Sicherheit ihren Steuerberater oder direkt das Finanzamt kontaktieren und konkret nachfragen, ob ein bestimmtes Programm anerkannt wird oder nicht.

Eine Sonderrolle nehmen nur elektronische Fahrtenbücher ein, die automatisch Datum, Start und Fahrtziel sowie Kilometerstand aufzeichnen. Bei ihnen muss nur noch innerhalb von sieben Tagen der Anlass nachgetragen werden.

Abgesehen von der Anerkennung durch das Finanzamt müssen Dienstwagenfahrer beim elektronischen Fahrtenbuch auch noch darauf achten, dass die Daten lange genug gespeichert werden und das Finanzamt auch ein Zugriffsrecht auf die Daten erhält. Denn aufgrund der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht müssen die Daten zuverlässig über ein Jahrzehnt einsehbar sein. Auch das muss durch die Software unbedingt gewährleistet sein.

Diese Dienstwagen-Kosten zählen für die Steuer

Ist die Frage nach dem richtigen Fahrtenbuch geklärt, ist noch offen, welche Kosten für das Finanzamt zum Dienstwagen dazu zählen. Bei Dienstwagenfahrern, die ein Fahrtenbuch nutzen, rechnet das Finanzamt sämtliche Kosten im Rahmen der Pkw-Nutzung für die Steuer. Dazu gehören auch die jährlichen Abschreibungen des Dienstwagens.


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Wichtig: Im Gegensatz zur Ein-Prozent-Regelung wird als Bemessungsgrundlage für die Abschreibungen nicht der Listenpreis herangezogen, sondern das Finanzamt legt die tatsächlichen Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer zugrunde. Bei Neuwagen wird gemeinhin von einer Nutzungsdauer von acht Jahren ausgegangen. Bei gebrauchten Autos muss die Restnutzungsdauer (unter Berücksichtigung des Fahrzeugzustands, der bereits gefahrenen Kilometer und des Alters) geschätzt werden.

Wer als Arbeitnehmer bei der Anschaffung des Dienstwagens persönlich eine Zuzahlung leistet, kann diese Ausgaben als Werbungskosten geltend machen, wenn er ein Fahrtenbuch führt. Das entschied das Finanzgericht Münster 2012. Das Urteil gilt bis heute als richtungsweisend.

Mehr zum Thema: Mit der passenden Strategie können Sie die Steuer auf privat gefahrene Dienst- und Firmenwagen senken.

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