Dienstwagen privat nutzen So klappt’s mit dem Fahrtenbuch

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss dafür Steuern zahlen. Wer sich deshalb für ein Fahrtenbuch entscheidet, kann Geld sparen, muss aber gut organisiert sein. Tipps und Tricks fürs Firmenwagen-Fahrtenbuch.

Diese Dienstwagen feiern 2017 Premiere
Audi A5 Sportback Quelle: Audi
Audi Prologue Quelle: Audi
BMW 5er Quelle: BMW
Jaguar XF Sportbrake Quelle: Jaguar
Lexus LC500 Quelle: Lexus
Mercedes-Benz E-Klasse All Terrain Quelle: Mercedes-Benz
Mercedes-Benz E-Klasse Coupé Quelle: Daimler

Der Dienstwagen ist ein schöner Luxus und eine Anerkennung, die deutsche Arbeitnehmer gerne in Anspruch nehmen. Wer sich allerdings für einen Dienstwagen entscheidet, muss steuerlich einiges beachten. Denn wer den Firmenwagen auch privat nutzt, hat einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss.

Diese Besteuerung kann auf zwei Wegen geschehen: Die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch. Wer sich für das Fahrtenbuch entscheidet, hat organisatorisch den größeren Aufwand, kann aber unter Umständen bares Geld sparen, da es die tatsächlich entstandenen Kosten abbildet.

Wichtig: Wer sich für eine der beiden Regelungen entschieden hat, muss für den Rest des Jahres auch dabei bleiben. Ein Wechsel ist nicht möglich – außer auch das Fahrzeug wird gewechselt.

Am besten rechnet jeder Dienstwagenfahrer einmal genau durch, wie hoch die private Nutzung des Fahrzeugs eigentlich ist und welche Kosten entstehen. Danach lässt sich in der Regel gut ermitteln, welche Besteuerungsform die günstigere ist.

Wer ein gebrauchtes Auto oder eines mit hohem Listenpreis als Dienstwagen nutzt und/oder wenige private Fahrten mit dem Auto macht, für den könnte das Führen eines Fahrtenbuchs die bessere Variante sein. Ist eine Vorab-Kalkulation schwer möglich, empfehlen Experten häufig zunächst im ersten Jahr ein Fahrtenbuch zu führen. Mit dessen Hilfe können Dienstwagenfahrer gut sehen, wie sie das Auto tatsächlich nutzen und so fürs zweite Jahr die Besteuerung entsprechend der realen Nutzung wählen.

Was fürs Finanzamt wichtig ist

Für berufliche Fahrten mit dem Dienstwagen müssen im Fahrtenbuch Datum, Reiseziel, Reisezweck (etwa besuchte Geschäftspartner) und der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt vermerkt werden. Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte bedürfen nur eines entsprechenden Vermerks. Bei privater Nutzung reichen die Kilometerstandangaben aus. Das gilt sowohl für handschriftlich als auch für elektronisch geführte Fahrtenbücher.

Damit das Fahrtenbuch ansonsten den Ansprüchen des Finanzamts genügt, muss es zudem so geführt werden, dass es nicht manipuliert werden kann, also Änderungen klar einsehbar sind. Das heißt etwa eine Excel-Tabelle reicht nicht aus und auch so manches digitale Fahrtenbuch genügt den Anforderungen der Behörde nicht.

Diese Regeln für den Dienstwagen sollten Sie kennen
1. Einheitliche RegelungIn puncto Dienstwagen, so heißt es in einer Übersicht, die das creditreform-magazin.de erstellt hat, sollte es einen transparenten Verteilungsmodus geben. Das gilt vor allem dann, wenn es einen Betriebsrat gibt, der bei den Entlohnungsgrundsätzen ein Mitbestimmungsrecht hat. Dieser darf etwa dann mitreden, wenn Firmen-Pkws auch privat genutzt werden. In der Praxis ist es üblich, dass die Firma im Rahmen ihrer Carpolicy eine Bandbreite vergleichbarer Pkw-Kategorien für bestimmte Mitarbeitergruppen vorsieht, die dann im Detail zwischen verschiedenen Modulen wählen dürfen. Sogar die Vorgabe bestimmter Automarken ist möglich – beides sollte im Arbeitsvertrag fixiert werden. Quelle: dpa
2. Extras abrechnenUnd wenn der Mitarbeiter Sonderwünsche bei der Ausstattung hat und damit die finanziellen Vorgaben sprengt? Dann muss er für diese Extras aus eigener Tasche aufkommen. Damit kein Neid aufkommt, sollte das auch allen Beteiligten im Unternehmen klar sein – schließlich gilt ein Dienstwagen immer auch als Wertschätzung durch den Chef, sichtbar für alle Kollegen, Geschäftspartner und Kunden. Quelle: dpa
3. Pflichten fixierenAuch wenn es noch so selbstverständlich sein sollte: Halten Sie in der Carpolicy Ihres Unternehmens schriftlich fest, dass der Dienstwagen pfleglich behandelt wird, stets in einem betriebsbereiten und verkehrssicheren Zustand ist und sämtliche Tüv- beziehungsweise Wartungstermine eingehalten werden. Was Sie außerdem unmissverständlich klarmachen sollten ist, dass der Dienst-Pkw nur in fahrtüchtigem Zustand, also beispielsweise nicht unter Alkoholeinfluss gefahren wird. Wichtig ist auch, dass der Mitarbeiter eine gültige Fahrerlaubnis hat – verliert der Kollege den Führerschein, muss er das also sofort melden. Quelle: dpa-tmn
4. Kostenübernahme klärenNimmt der Mitarbeiter seine Pflichten aus der Carpolicy ohne Beanstandung wahr, übernimmt der Arbeitgeber meistens die Aufwendungen für Wartung, Inspektion und Prüfungen. Das gliche gilt für Reparaturen, wenn sie in Absprache mit der Firma vorgenommen werden. Auch die Ausgaben für Benzin und Öl werden meistens vom Arbeitgeber übernommen. Natürlich vorausgesetzt, dass die in einem vorher definierten Kostenrahmen bleiben. Quelle: dpa
5. Privatnutzung erlaubenWenn Sie Mitarbeitern erlauben, den Dienstwagen auch privat zu fahren, sollte festgeschrieben werden, dass die darauf entfallenden Steuern auch vom Mitarbeiter zu tragen sind. Ratsam ist auch, die gewerbliche Nutzung des Wagens ausdrücklich zu verbieten und den Kreis der privaten Fahrer auf den Mitarbeiter, dessen Familienangehörige bzw. andere Personen in Begleitung des Arbeitnehmers zu beschränken. Das ist vor allem auch versicherungstechnisch relevant, heißt es beim creditreform-magazin.de Und: Damit Ihre Firma nicht auch übermäßig lange Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen unterstützt, übernimmt der Betrieb häufig nur die Kraftstoffkosten, die im Inland anfallen, oder Sie beschränken den Gesamtumfang der zulässigen Privatkilometer. Quelle: obs
6. Steuermodell wählenGanz klar: Wenn Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen, dann muss das auch als geldwerter Vorteil versteuert werden; genauso muss die Sozialversicherung abgeführt werden. Am einfachsten umzusetzen ist dabei die Ein-Prozent-Methode: Dabei zahlt der Mitarbeiter im Rahmen seiner Gehaltsabrechnung jeweils ein Prozent des Bruttolistenpreises für das Fahrzeug; einschließlich fest eingebauter Extras wie Klimaanlage, Navi oder Freisprechanlage. Außerdem müssen noch die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer versteuert werden. Das ist umso vorteilhafter für den Mitarbeiter, je neuwertiger der Pkw ist und je häufiger er das Firmenauto auch außerhalb seiner Arbeitszeit privat fährt. Quelle: dpa
7. Alternative überdenkenStatt Ein-Prozent-Methode kann der Mitarbeiter auch ein Fahrtenbuch führen, in dem zeitnah alle Touren dokumentiert werden – mit Datum, Start- und Zielort, Entfernung, Kilometerstand und Zweck der Fahrt. Lediglich der private Fahrtenanteil muss dann versteuert werden. Das ist natürlich ein enormer Aufwand, der gleichzeitig ein großes Problem darstellt, weil die Fahrtenbücher oft nicht ordnungsgemäß geführt werden. Quelle: dpa

Die Krux: Es gibt keine Zertifizierung elektronischer Fahrtenbücher durch das Finanzamt. Das heißt, wer für seinen Dienstwagen eine Fahrtenbuch-Software sucht, muss genau prüfen, ob diese tatsächlich die Anforderungen der Steuerbehörde erfüllt. Der entscheidende Punkt: Ein elektronisches Fahrtenbuch muss nachträgliche Manipulationen unmöglich machen – oder sie müssen immer klar erkenntlich sein.

Ist das nicht der Fall, sind Finanzbeamte laut Experten erfahrungsgemäß sehr streng. Wird die Software nicht akzeptiert, war akribische Dokumentation umsonst und das Finanzamt besteuert rückwirkend nach der Ein-Prozent-Methode.

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