Firmenwagen leasen?: Steuervorteile, Versicherung, Kündigung

Steuer

Leasingraten sind für Unternehmen und Selbstständige Betriebsausgaben – und somit direkt vom Gewinn abziehbar. Wer also eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung anfertigen muss, profitiert zumeist steuerlich vom Kfz-Leasing. Die Rechnung ist einfach: Während beim Kauf eines Fahrzeugs der Wertverlust, der steuerlich geltend gemacht werden kann, konstant auf eine gewisse Anzahl von Jahren verteilt werden muss, spiegelt sich beim Leasing der reale Wertverlust (sprich: in den ersten Jahren mehr, dann weniger) recht genau wieder. Die möglichen steuerlichen Abschreibungen fallen beim Leasing also höher aus, als bei der Anschaffung eines eigenen Fahrzeugs.

Versicherung

Je nach Leasing-Vertrag müssen Kunden bei Vertragsabschluss beachten, welche Versicherungen vom Leasinggeber gefordert werden. Zumeist ist das im Leasing-Vertrag genau festgehalten. Da Kunden nur ein Nutzungsrecht haben und nicht Eigentümer des Pkw sind, würde theoretisch die Haftpflichtversicherung genügen. Allerdings müssen Leasingnehmer in der Regel für einen ausreichenden Schutz auch eine Kaskoversicherung für das Leasingfahrzeug abschließen. Häufig verlangen die Leasingunternehmen sogar eine Vollkaskoversicherung. Die empfehlen auch Leasing-Experten – selbst wenn im Vertrag nur eine Teilkaskoversicherung verlangt wird. Der Grund: Die Vollkaskoversicherung greift auch bei Diebstahl oder wenn das Leasing-Auto nach einem Unfall ein Totalschaden ist. Damit können sich Leasingnehmer vor größerem Risiko schützen.

Um komplett auf Nummer Sicher zu gehen, können Leasingnehmer zudem noch eine sogenannte GAP-Versicherung abschließen. Diese greift zusätzlich zur Vollkaskoversicherung und deckt die Differenzsumme zwischen der Vollkasko-Zahlung und dem vom Leasinggeber geforderten Restwert-Betrag ab, der im Falle eines Totalschadens fällig wird. Da es sich um eine höhere monatliche Belastung handelt, lohnt sich diese in der Regel nur für teurere Leasing-Wagen.

Diese Regeln für den Dienstwagen sollten Sie kennen

1. Einheitliche Regelung

In puncto Dienstwagen, so heißt es in einer Übersicht, die das creditreform-magazin.de erstellt hat, sollte es einen transparenten Verteilungsmodus geben. Das gilt vor allem dann, wenn es einen Betriebsrat gibt, der bei den Entlohnungsgrundsätzen ein Mitbestimmungsrecht hat. Dieser darf etwa dann mitreden, wenn Firmen-Pkws auch privat genutzt werden. In der Praxis ist es üblich, dass die Firma im Rahmen ihrer Carpolicy eine Bandbreite vergleichbarer Pkw-Kategorien für bestimmte Mitarbeitergruppen vorsieht, die dann im Detail zwischen verschiedenen Modulen wählen dürfen. Sogar die Vorgabe bestimmter Automarken ist möglich – beides sollte im Arbeitsvertrag fixiert werden.

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2. Extras abrechnen

Und wenn der Mitarbeiter Sonderwünsche bei der Ausstattung hat und damit die finanziellen Vorgaben sprengt? Dann muss er für diese Extras aus eigener Tasche aufkommen. Damit kein Neid aufkommt, sollte das auch allen Beteiligten im Unternehmen klar sein – schließlich gilt ein Dienstwagen immer auch als Wertschätzung durch den Chef, sichtbar für alle Kollegen, Geschäftspartner und Kunden.

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3. Pflichten fixieren

Auch wenn es noch so selbstverständlich sein sollte: Halten Sie in der Carpolicy Ihres Unternehmens schriftlich fest, dass der Dienstwagen pfleglich behandelt wird, stets in einem betriebsbereiten und verkehrssicheren Zustand ist und sämtliche Tüv- beziehungsweise Wartungstermine eingehalten werden. Was Sie außerdem unmissverständlich klarmachen sollten ist, dass der Dienst-Pkw nur in fahrtüchtigem Zustand, also beispielsweise nicht unter Alkoholeinfluss gefahren wird. Wichtig ist auch, dass der Mitarbeiter eine gültige Fahrerlaubnis hat – verliert der Kollege den Führerschein, muss er das also sofort melden.

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4. Kostenübernahme klären

Nimmt der Mitarbeiter seine Pflichten aus der Carpolicy ohne Beanstandung wahr, übernimmt der Arbeitgeber meistens die Aufwendungen für Wartung, Inspektion und Prüfungen. Das gliche gilt für Reparaturen, wenn sie in Absprache mit der Firma vorgenommen werden. Auch die Ausgaben für Benzin und Öl werden meistens vom Arbeitgeber übernommen. Natürlich vorausgesetzt, dass die in einem vorher definierten Kostenrahmen bleiben.

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5. Privatnutzung erlauben

Wenn Sie Mitarbeitern erlauben, den Dienstwagen auch privat zu fahren, sollte festgeschrieben werden, dass die darauf entfallenden Steuern auch vom Mitarbeiter zu tragen sind. Ratsam ist auch, die gewerbliche Nutzung des Wagens ausdrücklich zu verbieten und den Kreis der privaten Fahrer auf den Mitarbeiter, dessen Familienangehörige bzw. andere Personen in Begleitung des Arbeitnehmers zu beschränken. Das ist vor allem auch versicherungstechnisch relevant, heißt es beim creditreform-magazin.de Und: Damit Ihre Firma nicht auch übermäßig lange Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen unterstützt, übernimmt der Betrieb häufig nur die Kraftstoffkosten, die im Inland anfallen, oder Sie beschränken den Gesamtumfang der zulässigen Privatkilometer.

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6. Steuermodell wählen

Ganz klar: Wenn Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen, dann muss das auch als geldwerter Vorteil versteuert werden; genauso muss die Sozialversicherung abgeführt werden. Am einfachsten umzusetzen ist dabei die Ein-Prozent-Methode: Dabei zahlt der Mitarbeiter im Rahmen seiner Gehaltsabrechnung jeweils ein Prozent des Bruttolistenpreises für das Fahrzeug; einschließlich fest eingebauter Extras wie Klimaanlage, Navi oder Freisprechanlage. Außerdem müssen noch die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer versteuert werden. Das ist umso vorteilhafter für den Mitarbeiter, je neuwertiger der Pkw ist und je häufiger er das Firmenauto auch außerhalb seiner Arbeitszeit privat fährt.

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7. Alternative überdenken

Statt Ein-Prozent-Methode kann der Mitarbeiter auch ein Fahrtenbuch führen, in dem zeitnah alle Touren dokumentiert werden – mit Datum, Start- und Zielort, Entfernung, Kilometerstand und Zweck der Fahrt. Lediglich der private Fahrtenanteil muss dann versteuert werden. Das ist natürlich ein enormer Aufwand, der gleichzeitig ein großes Problem darstellt, weil die Fahrtenbücher oft nicht ordnungsgemäß geführt werden.

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Kündigung

Leasing sei wohl überlegt. Denn wer einen Leasingvertrag geschlossen hat, der kommt aus diesem nicht so leicht wieder raus. Im Grunde verpflichtet man sich bei Vertragsschluss dazu bis zum Ende der Vertragslaufzeit die Leasingraten zu begleichen und das bleibt gültig – auch bei einer (versuchten) frühzeitigen Kündigung. "Das liegt daran, dass der Leasingvertrag ein Finanzierungsvertrag ist. Die Konditionen sind so berechnet, dass der Leasinggeber sämtliche Leasingzahlungen benötigt, um den Anschaffungspreis und Kosten zu amortisieren und Gewinn zu erwirtschaften", erläutert Goldkamp.

Nur in den seltensten Fällen ist eine Kündigung zulässig. Eine solche Ausnahme kann der Totalschaden des Autos – etwa durch einen Unfall – sein oder auch der Diebstahl des Fahrzeugs. Aber auch dann kommen Kosten auf den Vertragsnehmer zu. "Dann schuldet der Kunde eine Ausgleichszahlung", sagt Goldkamp. Es muss der sogenannte Ausgleichsanspruch des Leasing-Unternehmens beglichen werden. Das ist in der Regel die Differenz zwischen dem Restwert und der Summe, die die Vollkaskoversicherung leistet. "Deshalb gibt es sogenannte GAP-Versicherungen, mit denen die Lücke geschlossen werden kann."

Wer als Unternehmer für seinen Mitarbeiter einen Leasingvertrag abschließt, bleibt ebenfalls auf diesem sitzen, wenn der Mitarbeiter beispielsweise das Unternehmen verlassen sollte. Auch in diesem Fall ist guter Rat teuer und das Leasing deshalb vorher gut überlegt.

Sollte der Leasinggeber doch zu einer Kündigung bereit sein, drohen im Gegenzug zumeist sehr hohe Kosten. Im Falle einer Kündigung kalkulieren die Leasinggeber beispielsweise die Kosten für den Kauf des Wagens ebenso wie den nun wegfallenden Gewinn durch das "gescheiterte" Leasing sowie die entstandenen Verwaltungsausgaben – und nicht zu vergessen natürlich das ursprünglich festgelegte Gesamtleasing-Entgelt und die noch ausstehenden monatlichen Raten. Eine Kündigung lohnt sich demzufolge finanziell nicht – denn gezahlt werden muss so oder so.

Im Grunde gibt es eigentlich nur einen realistischen Weg aus einem Leasingvertrag: Sie finden jemanden, der den Vertrag übernimmt. Aber auch hier muss der Vertragspartner, sprich die Leasingfirma, zustimmen.