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Poolfahrzeuge im Fuhrpark Wann Carsharing eigene Dienstwagen überflüssig macht

Viele Fuhrparkmanager kennen es: In der Flotte steht eine Reihe von Poolfahrzeugen, die mehr rumstehen als fahren. Dieser Leerlauf kann mit Corporate Carsharing behoben werden. Lohnt sich das Modell?

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Wer hat das beste Dienstwagen-Angebot?
Mercedes-Benz C-Klasse T-Modell Quelle: Daimler
Volvo V60 Quelle: Volvo
BMW 3er Touring Quelle: BMW
Toyota Avensis Kombi Quelle: Toyota
Citröen C5 Tourer Quelle: Citroën
VW Passat Variant Quelle: Volkswagen
Audi A4 Avant Quelle: Audi

Zwanzig Prozent weniger Fahrzeuge – und trotzdem haben die Abteilungen mehr Firmenwagen zur Verfügung. So lautet das Fazit bei MTU Friedrichshafen, dem Kernunternehmen von Rolls-Royce Power-Systems mit Sitz am Bodensee. Früher gab es Abteilungsfahrzeuge, heute nur noch Carsharing; abgesehen von den Dienstwagen der Führungskräfte. An 15 Standorten gibt es insgesamt 86 Fahrzeuge, die von rund 5000 Mitarbeitern genutzt werden können. „Die Poolfahrzeuge spielen eine sehr große Rolle“, sagt MTU-Fuhrparkmanager Roland Wiggenhauser.

Bei MTU wurde das Carsharing-System 2006 eingeführt. Zuvor standen vielen Abteilungen eigene Fahrzeuge zu, die nur innerhalb der Abteilung weitergereicht wurden. „Ein Mitarbeiter hatte den Schlüssel dazu in der Schublade oder Hosentasche. Und wenn das Fahrzeug in der Abteilung nicht benötigt wurde, stand es auch schon einmal eine Woche rum, ohne genutzt zu werden – und dass, obwohl die Nachbarabteilung vielleicht Bedarf gehabt hätte“, beschreibt Wiggenhauser die unglückliche Situation. Der manuelle Austausch funktionierte nicht. „Jeder wollte die Freiheit haben, ein Fahrzeug jederzeit griffbereit vor der Tür stehen zu haben.“

Nach der Jahrtausendwende wurden im MTU-Fuhrpark die Fahrtenbücher ausgewertet und festgestellt, dass tatsächlich ein großer Anteil der Fahrzeuge viel rumsteht und der Fuhrpark für das Unternehmen eigentlich zu groß war. Um dem entgegenzuwirken, startete das Unternehmen das Projekt Carpool.

In diesen Branchen sind Firmenwagen verbreitet

„Nicht ganz ohne Widerstand der Abteilungen“, räumt Wiggenhauser schmunzelnd ein. Denn als es hieß, die Abteilungswagen würden abgeschafft, war der Aufschrei zunächst groß. Die Beschwerden ebbten aber schnell ab. „Mit der Umstellung haben die Mitarbeiter zum Beispiel schnell erkannt, dass die Abteilungen durchaus von dem System profitieren“, so Wiggenhauser. Von nun an stand jeder Abteilung schließlich nicht nur das eigene Fahrzeug zur Verfügung, sondern gleich zwei oder drei Wagen, wenn sie benötigt werden.

Weniger Fahrzeuge, weniger Kosten

„Durch das Corporate Carsharing kann die Auslastung der Fahrzeuge optimiert und somit auch die Kosten für den Fuhrpark gesenkt werden“, sagt Prinzing. Der Bundesverband Carsharing (BCS) spricht von einer Effizienzsteigerung, die es – je nach Fuhrparkgröße – möglich macht, rund 20 bis 30 Prozent der Fuhrpark-Autos abzuschaffen.

Das zeigte sich auch bei MTU: Mit der Umstellung auf die Poolvariante schrumpfte der Fuhrpark deutlich. Von ursprünglich 100 Abteilungswagen blieben letztlich 80 Carsharing-Fahrzeuge übrig.

Und das rechnete sich: „Mit der Reduktion konnten wir die Kosten für die Installation der Controllingsysteme für das Carsharing decken und es so ohne größere Investitionen einführen“, erklärt Wiggenhauser. „Zwanzig Fahrzeuge weniger war für uns ein erheblicher Kostenanteil, den wir somit streichen konnten. Eine wichtige Erkenntnis in diesem Zusammenhang.“

Für den Betrieb des Carpools bei MTU haben sich die Verantwortlichen für ein breites System an Dienstleistern entschieden. „Der Aufwand ist dadurch überschaubar“, sagt Wiggenhauser. Zu den Dienstleistungen zählen Services wie Tankkarten, aber auch Wartungsarbeiten, Werkstattleistungen, Reinigung der Fahrzeuge oder die automatische Abrechnung nach jeder Fahrt.

„Poolfahrzeuge sind eine geniale Lösung“, sagt Marc-Oliver Prinzing, Vorstandsvorsitzender des Fuhrparkverbandes. „Sie können allerdings auch Probleme mit sich bringen.“ Pool- und Carsharinglösungen machten vor allem dann Sinn, wenn Mitarbeiter regelmäßig ein Dienstfahrzeug benötigen, allerdings nicht in dem Umfang, dass sich ein Dienstwagen lohnt.

Carsharing: Öffentlich versus Fuhrpark

Beim öffentlichen Carsharing in Deutschland gibt es grundsätzlich zwei Ansätze: das stationsbasierte Carsharing und das sogenannte Free-floating. Beim stationsbasierten Carsharing, das etwa von Stadtmobil, Cambio oder Flinkster angeboten wird, stehen die Fahrzeuge an festen Stationen, können längerfristig reserviert werden und sind meist deutlich günstiger als beim Free-floating-System. Dieses Konzept verfolgen beispielsweise Car2go, Drivenow oder Multicity. Der Vorteil sind hier spontane Kurzfahrten, die beispielsweise ein Taxi ersetzen. Die Fahrzeuge haben keine festen Standorte, sondern sind über das Mietgebiet verteilt und werden per Smartphone lokalisiert. Überall im Geschäftsgebiet können sie auf öffentlichen Parkplätzen abgestellt werden.

Sich als Unternehmen einem öffentlichen Carsharing-Anbieter anzuschließen, macht in der Regel nur dann Sinn, wenn der Firmensitz zentral und die Fahrzeugnutzung extrem flexibel ist. „Für die geschäftliche Nutzung eignen sich stationsbasierte Fahrzeuge eher, da sie an vorhersehbaren Orten stehen und lange im Voraus reserviert werden können“, schreibt Sprecher Gunnar Nehrke im März-Bericht des Carsharing-Verbands.

Wird das moderne Autoteilkonzept im eigenen Fuhrpark angewandt, so ist in der Regel die Rede vom Corporate Carsharing.

Das sind die meistgefahrenen Firmenwagen
Audi A3 Quelle: Audi
VW Polo Quelle: Volkswagen
VW Tiguan Quelle: Volkswagen
BMW 5er Quelle: BMW
VW Transporter Quelle: Volkswagen
Opel Astra Quelle: Opel
Ford Focus Quelle: Ford

Bei diesem Modell schafft der Fuhrparkmanager sein firmeneigenes Carsharing, bei dem Mitarbeiter die Autos stundenweise anmieten – für berufliche, teils auch für private Fahrten. Wie beim öffentlichen Carsharing wird das Auto über eine Buchungsplattform gemietet und mithilfe einer entsprechenden Carsharing-Software abgerechnet.

Aufwand richtig einschätzen

Soll Corporate Carsharing als Modell in der eigenen Flotte eingesetzt werden, müssen Fuhrparkmanager neben den Vorteilen aus höherer Auslastung und Kostenersparnis vor allem den höheren Betreuungsgrad bedenken. Halterhaftung, regelmäßige Führerscheinkontrollen und eine geeignete Schlüsselverwaltung müssen beim Carsharing im unternehmenseigenen Fuhrpark ebenso geregelt sein wie Instandhaltung, Reinigung, Schadensmeldung und Tanken.

MTU-Fuhrparkmanager Roland Wiggenhauser Quelle: PR

Beispielsweise so wie bei MTU in Friedrichshafen: Die Carsharing-Fahrzeuge werden über eine Buchungsplattform im Intranet reserviert. Um den Schlüssel zu erhalten, müssen sich die Mitarbeiter an einem Schlüsselkasten (Keymanager) mit ihrem Führerschein ausweisen. Der wird mithilfe RFID-Chip-Technik erkannt und gleichzeitig kontrolliert. Ist alles korrekt, erhält der Mitarbeiter den Schlüssel zu dem Poolfahrzeug, das sich von Auslastung, Größe und Co. am besten für Fahrt und Fahrer eignet.

Nach der Fahrt öffnet sich der Schlüsselkasten ebenfalls mithilfe des Führerscheins und der Schlüssel kann zurückgeben werden. Per Software wird ermittelt, wie viele Kilometer gefahren wurden und wie lang die Dienstfahrt dauerte. All das wird dann automatisch als Abrechnung digital auf die Kostenstelle gebucht.

Getankt wird vom Carsharing-Nutzer alias Mitarbeiter – je nachdem, wie leer der Tank ist oder welches Fahrzeug er fährt. Carsharingwagen, die für Kurzstrecken gedacht sind, müssen bei einem weniger als halbvollen Tank aufgefüllt werden. Fahrzeuge für längere Strecken nach jeder Fahrt.

Privates Carsharing für Mitarbeiter?

Insbesondere die privaten Nutzungsmöglichkeiten durch die Mitarbeiter schafften für den Fuhrparkmanager neue Perspektiven, heißt es im Carsharing-Bericht: „Durch eine solche Maßnahme generiert der Fuhrpark – klassischerweise eine reine Ausgabenposition – plötzlich auch eigene Umsätze“, schreibt Nehrke.

Eine private Nutzung der Carsharing-Autos gibt es bei MTU nicht. Dafür sei die Nachfrage nicht hoch genug. „Wir sind nun mal auf dem Land, so dass viele Mitarbeiter privat ein eigenes Auto besitzen“, sagt Wiggenhauser. Grundsätzlich sei auf Anfrage eine private Nutzung bestimmter Fahrzeuge nicht möglich – „aber die Nachfrage ist auch nahezu gleich null.“

Wer in seinem Fuhrpark Corporate Carsharing anbietet und seinen Mitarbeitern Privatfahrten gestattet, ermöglicht damit unter Umständen mehr Mobilität – das geht allerdings nicht zum Selbstkostenpreis. „Es können hier keine Dienstwagenbedingungen zugrunde gelegt werden, da der geldwerte Vorteil sonst zum Tragen käme“, gibt Fuhrparkverbandschef Prinzing zu Bedenken. Um den daraus resultierenden Mehraufwand für Flottenmanager und Mitarbeiter zu vermeiden, sollten also auch beim Corporate Carsharing marktübliche Preise verlangt werden, lautet die Empfehlung des Experten.

Das Interesse an entsprechenden Lösungen ist laut einer Befragung der Unternehmensberatung Ernst & Young gemeinsam mit der Wiesbadener Universität für Wirtschaft und Recht (EBS) aus dem vergangenen Jahr zwar noch verhalten – aber durchaus vorhanden. Von den 1000 befragten Berufstätigen sagten immerhin 37,4 Prozent, dass sie Corporate Carsharing innerhalb von Unternehmen nutzen würden. Gleichzeitig zeigten sich aber mehr als 32 Prozent unentschlossen und knapp 30 Prozent lehnten es eher ab.

Das Fazit der Studienmacher ist dementsprechend zurückhaltend: „Das Corporate Carsharing hat einen starken Konkurrenten: den Dienstwagen. Individuell und ohne zeitliche Einschränkungen verfügbar, ist er für viele seiner Besitzer eine Herzensangelegenheit. Der firmeneigene Fahrzeugpool erscheint dagegen manchem potenziellen Nutzer deutlich weniger attraktiv.“ Der Einführung eines Corporate-Carsharing-Systems stehen mit hoher Wahrscheinlichkeit also vielfältige Vorbehalte der Mitarbeiter entgegen.

Dienstwagen als Statussymbol

Einen Trend weg vom eigenen Dienstwagen zu mehr Poollösungen und Corporate Carsharing sieht auch der Fuhrparkverbandschef nicht: „Wer einen Dienstwagen haben kann, der möchte diesen definitiv nicht gegen ein Poolfahrzeug umtauschen“, ist sich Prinzing sicher. „Letztendlich ist und bleibt der Dienstwagen ein Statussymbol, auf das Arbeitgeber nicht verzichten können.“

Die beliebtesten Dienstwagen-Marken
Dienstwagen Quelle: dpa
Renault Quelle: dpa
Seat Leon Quelle: Seat
 Opel Insignia Grand Sport Quelle: obs
Ford Mondeo Vignale Quelle: obs Ford-Werke GmbH
SKODA OCTAVIA Quelle: obs
Mercedes Benz Quelle: dpa

Anders die Perspektive in Friedrichshafen: „Bei uns ist der Dienstwagen nicht mehr das große Statussymbol“, sagt Wiggenhauser. „Das sehen wir auch daran, dass die Dienstwagen der Führungskräfte tagsüber von Mitarbeitern der eigenen Abteilung benutzt werden.“

Wiggenhauser wünscht sich beim Blick in die Zukunft eine noch bessere Auslastung seines Fuhrparks – durch echtes Pooling der Mitarbeiter. „Wenn immer nur eine Person in einem großen Auto fährt, ist das eigentlich Verschwendung“, sagt der Fuhrparkmanager.

Ziel sei ein Tool, das erkennt, wo Mitarbeiter gemeinsam hinfahren könnten, um so die Effizienz im Fuhrpark zu maximieren.

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