Tankkarten für Dienstwagen „Der Trend geht zur Zweitkarte“

Tankkarten sollen Unternehmen und Dienstwagenfahrern Vorteile bringen: Weniger Bürokratie, weniger Diskussionen und bares Geld sparen. Knapp zwei Drittel der Unternehmer nutzen sie – und das nicht nur fürs Tanken.

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Tankkarten bieten enorme Vorteile für die Abrechnung von Dienstwagen. Quelle: Presse

Es ist durchaus mühsam für Fuhrparkmanager: Tankquittungen einsammeln, überprüfen und private Ausgaben rausstreichen. Tankkarten versprechen weniger Bürokratie, bessere Kostenkontrolle und nicht zuletzt eine Kostenersparnis. Auch für Dienstwagenfahrer ist Tanken so einfacher und da die Abrechnung entfällt, ersparen sie sich das mühsame Einreichen von Tankbelegen.

„Die Tankkarte ist im Grunde eine Kreditkarte, bei der alle Leistungen direkt dem Unternehmen in Rechnung gestellt werden“, sagt Katharina Wolff, Account-Manager bei Dataforce, einem Marktforschungs- und Beratungsinstitut, das sich schwerpunktmäßig mit dem deutschen Flottenmarkt beschäftigt. Die Leistungen, die mit der Tankkarte bezahlt werden können, sind klar festgelegt und werden bargeldlos per PIN-Eingabe am Tankstellen-Counter bezahlt. In einem bestimmten Rhythmus (14-tägig oder monatlich) erhält der Unternehmer eine Rechnung mit allen notwendigen Informationen.

Auf dem deutschen Flottenmarkt mit rund 3,7 Millionen Fahrzeugen setzen laut einer Dataforce-Analyse rund 73 Prozent der Unternehmen Tankkarten ein. Für die Studie hat das Marktforschungsinstitut knapp 800 Fuhrparkleiter befragt. Die Ergebnisse zeigen: Die Zahl der Unternehmen, die Tankkarten einsetzen, ist in den vergangenen Jahren stabil geblieben. „Es gibt unterschiedliche Gründe, weshalb ein Unternehmer keine Tankkarte nutzt“, so Wolff.

Die größten Tankkarten-Anbieter

Zum einen betreffe das häufig sehr traditionelle – häufig auch kleine – Betriebe, die mit Quittungen und Kassenbuch arbeiten und dieses System einfach noch nicht hinterfragt hätten. Zum anderen aus individuellen Gründen, wie etwa ein Vertrag mit einem ortsansässigen Tankstelleninhaber, der keine Tankkarten anbietet.

Dafür greifen Unternehmen, die Tankkarten nutzen, häufig doppelt zu: „Wer sein Fahrzeug dienstlich nutzt, besitzt meistens eine, wenn nicht sogar zwei Tankkarten“, sagt Wolff. „Der Trend geht zur Zweitkarte.“ Neben der Tankkarte eines regional gut vertretenen Anbieters greifen viele ergänzend zur Karte eines überregionalen oder internationalen Anbieters. Und die Mehrfachnutzung steigt: Mittlerweile wird in 40 Prozent der Unternehmen mehr als eine Tankkarte eingesetzt, ergab die Dataforce-Analyse 2017.

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Die Tankkarten-Anbieter selbst scheinen dem entgegenwirken zu wollen, indem sie mehr und mehr eine möglichst starke Durchdringung der eigenen Karten vorantreiben. Viele „kleinere“ Tankkarten sind nicht nur an den Tankstellen der eigenen Marke einsetzbar, sondern auch bei anderen Anbietern.

So können Tankkarten-Anbieter mit einer Karte ein immer größer werdendes Netzwerk an Tankstellen abdecken und so ihren Durchdringungswert erhöhen. „Etwa die Westfalenkarte hat in der Vergangenheit mehr und mehr Anbieter in ihr Portfolio aufgenommen, sodass man mittlerweile fast überall mit ihr tanken kann“, sagt Wolff. Dahin gehe eindeutig der Trend.

Auch regionale Anbieter können punkten

Die Zahl der Tankkarten-Anbieter insgesamt ist riesig. Alleine in der Dataforce-Analyse werden rund 20 Anbieter gelistet. „Es ist durchaus sinnvoll, sich eine Karte auszusuchen, die ein möglichst breites Feld abdeckt“, rät Wolff. „Die Durchdringung der Tankkarten-Anbieter ist sehr unterschiedlich.“ Die Top drei der Tankkarten-Anbieter 2017 mit der größten deutschlandweiten Durchdringung gehen mit den großen Namen auf dem Tankstellen-Markt einher: Aral, Shell und DKV – wobei die Tankkarten der DKV in erster Linie für Lkw-Flotten eingesetzt werden, da sie auf sehr hohe Abnahmemengen zielen.

Kostenunterschiede verschiedener Kraftstoffarten

Trotz der großen Auswahl gibt es zwischen den einzelnen Anbietern klare Unterschiede. So lohnt sich etwa ein genauer Blick auf das eigene Nutzungsgebiet: Laut der Dataforce-Umfrage nutzen die meisten Fuhrparks Aral-Tankkarten. Doch wer im Gebiet der Postleitzahlen 1xxxx und 2xxxx unterwegs ist, für den wäre zum Beispiel die Tankkarte der Firma Hoyer in der Durchdringung viel besser. Zum Vergleich: Deutschlandweit haben Hoyer-Tankkarten zwar nur eine Durchdringung von 1,1 Prozent. In den genannten Postleitzahl-Gebieten liegt sie hingegen bei bis zu 5,3 Prozent – und damit auf dem Durchdringungsniveau von Shell.

Große Auswahl, kleine Unterschiede

Zudem werden in den Tankkarten-Verträgen häufig bestimmte Bedingungen festgelegt, die erfüllt werden müssen und teils nicht zum eigenen Nutzungsverhalten passen. Etwa, dass der Nutzer eine bestimmte Menge an Kraftstoff abnimmt oder ein gewisser Umsatz gemacht werden muss. Darüber hinaus entstehen in der Regel monatliche Kosten für die Rechnungsstellung oder das Reporting. „Da unterscheiden sich die Tankstellen häufig ein wenig“, sagt Wolff.

Vor der Anschaffung einer Tankkarte sollte man sich deshalb im Detail damit auseinandersetzen, wie hoch der eigene Verbrauch ist und welche Zusatzleistungen interessant sein könnten. „Wer nur wenige Fahrzeuge in der Flotte hat, für den ist ein hoch gesetztes Mindestabnahmevolumen beispielsweise nicht geeignet. Der greift dann besser zu einer Tankkarte mit Fixpreis-Bindung, wo ein bestimmter Nutzungsbeitrag pro Monat fällig ist“, lautet Wolffs Empfehlung.

Wer über die Einführung einer Tankkarte nachdenkt, sollte zunächst eine Kalkulation des monatlichen Kraftstoffverbrauchs machen. „Eine Brake-Even-Analyse kann in diesem Fall hilfreich sein für die Entscheidungsfindung“, so Wolff.

Bei großen Flotten macht es dabei wesentlich mehr Sinn, sich einen genauen Überblick über die unterschiedlichen Tankkarten-Angebote zu verschaffen „Häufig fallen ja erst bei großen Verbrauchssummen die finanziellen Unterschiede besonders ins Gewicht“, so Wolff. Bei Kleinstflotten mit einer Handvoll Fahrzeugen sei es hingegen nicht so relevant, welche Tankkarte eingesetzt werde. Wolffs Tipp: „Dann greift man aus rein praktischen Gründen einfach zu einer Tankkarte, zu der man in der Nähe auch eine Tankstelle hat.“ Bei Großflotten hingegen mache es Sinn, genau auf die Bedingungen zu achten.

Reporting-Tools als Entscheidungshilfe

Ein Randaspekt, der ebenfalls eine Entscheidungshilfe sein kann, ist der Service, den Tankkarten-Anbieter in ihr Programm aufgenommen haben und der besonders für Fuhrpark- und Flottenmanager interessant sein kann: Tankkarten-Anbieter liefern mit der Tankkarte mittlerweile häufig ein Kundenportal, hinter dem sich ein Analyse-Tool zu Verbrauch und Kostenaufwand nach Fahrer, Fahrzeug und so weiter verbirgt.

„Wer der sparsamste Fahrer in der Flotte ist, lässt sich durch ein entsprechendes Reporting beispielsweise leicht ausmachen“, erklärt Wolff. So können etwa Vergleiche zwischen verschiedenen Fahrzeugen gezogen werden. „Man bekommt dadurch die Möglichkeit, etwa Verbrauchszahlen statistisch darzustellen und anhand dessen auch bestimmte Entscheidungen zu treffen“.

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Wer Interesse an den Reporting-Tools hat, könnte sich etwa auch um einen Test-Zugang bemühen, um einen Blick auf die Optionen zu werfen, die der Tankkarten-Anbieter im Programm hat. Auch das kann entscheidend sein, wenn die Kraftstoff-Konditionen mehrerer Karten ansonsten nahezu identisch sind. Dabei gilt eventuell auch weniger ist mehr: „Manchmal ist eine tiefgreifende Analyse gar nicht notwendig und es reicht vielleicht das einfachere Reporting eines günstigeren Anbieters“, rät Wolff.

Tanken, Waschen, Zigaretten – was mit Tankkarte zahlen?

Bei der Einführung der Tankkarte sollten Fuhrparkmanager vor Auftragsabschluss entschieden haben, welche Leistungen über das Tanken hinaus auf die Tankkarten-Rechnung gehen sollen. „Häufig werden Ölwechsel oder Autowäschen ebenfalls über die Tankkarten abgerechnet. Welche Zusatzleistungen im Einzelnen abgerechnet werden können, lässt sich in der Regel individuell eingrenzen“, sagt Wolff. Jedes Unternehmen hat demnach die Möglichkeit, genau zu hinterlegen, was per Tankkarte gezahlt werden kann und was nicht. Autowäsche ja, Shop (sprich Chips oder Zigaretten) nein.

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Dass Schmierstoffe und Autowäschen per Tankkarte abgerechnet werden können, ist gemeinhin üblich, sagt die Dataforce-Analystin. Häufig lassen Unternehmen auch die Maut darüber zahlen. Auf die Frage, welche Leistungen Unternehmen gerne über die Tankkarte abrechnen würden, antworteten die Befragten in der Dataforce-Analyse: Waschen, Tanken, Parken, Maut und Fahrzeugzubehör.

Auch die regelmäßig notwendige Führerscheinkontrolle würden viele Fuhrparkmanager gerne über die Tankkarte regeln lassen. Das ist bei einem Großteil der Anbieter noch Zukunftsmusik – manche, wie Aral, Shell oder Total bieten es aber bereits an. In erster Linie wird die Tankkarte aber das bleiben, was sie ist: die unkomplizierte „Tank-Kreditkarte“ für Dienstwagenfahrer und Fuhrparkmanager.

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