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De-Mail-System Kampf um die elektronische Post

In wenigen Wochen startet ein neues E-Mail-System, das einen Großteil des Briefverkehrs überflüssig machen soll. Die Deutsche Post droht ein Milliardengeschäft zu verlieren und entwickelt daher eine eigene Version der elektronischen Post.

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Post-Briefzentrum. Wo heute Anlagen und Zusteller nötig sind, reicht künftig der PC Quelle: dpa

Martin Frick ist kein Mann großer Worte. Zurzeit bringt er die Lohnbuchhaltung seines Arbeitgebers, des Getriebeherstellers ZF Friedrichshafen, auf Vordermann. Alle Mitarbeiter am Firmensitz in Friedrichshafen am Bodensee sollen künftig die monatliche Gehaltsabrechnung auf Wunsch per E-Mail statt per Brief erhalten. Frick will auf diese Weise die Ausgaben senken: für Papier, für den Druck, für Umschläge – vor allem aber für Porto. Sollten deutschlandweit alle 38.000 ZF-Mitarbeiter mitmachen, könnte der Autozulieferer rund 21.000 Euro im Monat allein bei der Frankierung sparen. „Ich gehe davon aus“, schätzt Frick, „dass zunächst etwa jeder Dritte diese Möglichkeit nutzen wird.“

Der Informatiker vom Bodensee hätte guten Grund, mehr auf den Putz zu hauen. Denn was nach verzweifeltem Aufsammeln der letzten Brosamen in wirtschaftlich schweren Zeiten aussieht, ist in Wirklichkeit Teil eines Großprojekts, das alle Zutaten für eine Umwälzung historischen Ausmaßes enthält: der Kampf des Marktführers um seine Privilegien, das Hauen und Stechen der Wettbewerber um das künftige Geschäft, am Ende die Abschaffung eines jahrtausendealten Kulturgutes – des Briefes.

Ohne die Episteln von Plinius dem Jüngeren gäbe es heute kein schriftliches Zeugnis vom verheerenden Ausbruch des Vesuv im Jahr 79, ohne die Briefe der Apostel vielleicht sogar kein Christentum in der heutigen Form.

Und ohne Briefe droht die Deutsche Post, einer der Vorzeigekonzerne und internationalen Champions des Landes, den Kern ihrer Daseinsberechtigung zu verlieren.

De-Mail soll Kommunikation einfacher machen

Der Anfang vom Ende des frankierten Worts ist für den September geplant. Dann werden ZF-Informatiker Frick, sein Arbeitgeber und weitere Partner in Friedrichshafen stellvertretend für alle Deutschen einen Test beginnen, der tief in die Gewohnheiten und Geschäftsgebaren der Unternehmen, Behörden und Verbraucher eingreift. Rechtsanwälte, Notare und Gerichte werden Daten über Mandanten und Schriftsätze nicht mehr per Post, sondern per E-Mail austauschen. Tausende der 58.000 Friedrichshafener werden Behördengänge nicht mehr zu Fuß, sondern online erledigen. Das Gesundheitsamt wird Anfragen an Arztpraxen nur noch über das Internet richten und Krankheitsdaten nur noch über das Internet austauschen. Zu einem späteren Zeitpunkt werden sich Banken und Versicherungen einklinken, um Verträge, Kontoauszüge und Teile von Policen statt per Brief digital zu verschicken.

Das bisher kaum beachtete Projekt trägt den Namen „De-Mail“ und geht zurück auf einen Beschluss der EU, der die Einführung der neuen Technik in allen Mitgliedstaaten vorsieht. In Deutschland zeichnet das Bundesinnenministerium, das auch für die rechtliche Absicherung sorgt, dafür verantwortlich. Das „De“ steht für Deutschland, vergleichbar mit den Lizenzen für den Mobilfunk, die 1991 vergeben wurden und zunächst das Kürzel „D“ trugen. Und wie die drahtlose Technik vor 18 Jahren das Telefonieren veränderte und den damaligen Monopolisten, die Deutsche Telekom, herausforderte, so wird De-Mail das Briefeschreiben auf Dauer nahezu auslöschen – und die Deutsche Post in ihren Grundfesten erschüttern.

Hohes Einsparpotenzial

„Dadurch schaffen wir bei Wirtschaft und Verwaltung ein Einsparpotenzial von 1,0 bis zu 1,5 Milliarden Euro jährlich“, freuen sich die Beamten des Bundesinnenministeriums. Nach Meinung von Experten dürften es auf lange Sicht noch viel mehr sein. Für die Deutsche Post ist die Vorstellung der Horror. Denn solche Einsparungen bei Unternehmen, Behörden und Verbrauchern schlagen größtenteils auf die Briefsparte und damit auf den Gewinn durch. Trotz aller Firmenübernahmen in den zurückliegenden Jahren ist die Beförderung und Zustellung von Briefen noch immer die Cash Cow des gut 30-prozentigen Staatskonzerns. Dank der überragenden Marktstellung auch nach dem Fall des gesetzlichen Briefmonopols Anfang 2008 konnte sich Brief-Vorstand Jürgen Gerdes im vergangenen Jahr über rund 1,7 Milliarden Euro Profit seiner Sparte freuen – 70 Prozent des Konzerngewinns. Jeder Euro weniger Einnahmen im Briefgeschäft entspricht fast dem gleichen Betrag weniger Gewinn.

Die heraufziehende Bedrohung verdankt die Post einem E-Mail-System, das weitaus höheren Sicherheitsansprüchen genügt als die gängige elektronische Kommunikation. Dieser höhere Standard garantiert Absendern und Empfängern, dass eine E-Mail tatsächlich von demjenigen stammt, den er vorgibt, zu sein. Damit werden Verträge, Dokumente und Mitteilungen online rechtsverbindlich. Den Nachweis, die Anforderungen zu erfüllen, müssen die Anbieter von De-Mail gegenüber dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik erbringen. Die digitale Signatur, eine Art elektronische Unterschrift, gibt es zwar schon seit einigen Jahren, galt jedoch in der Regel nur für den E-Mail-Verkehr bei einem bestimmten Internet-Anbieter. Erst die sich nun abzeichnende anbieterübergreifende Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit, so die Hoffnung vieler Experten, wird den Durchbruch bringen, der langfristig Milliarden spart und den klassischen Brief überflüssig macht.

Der Vorstandsvorsitzende der Quelle: AP

In der Praxis funktioniert De-Mail vergleichsweise einfach. Bei ZF Friedrichshafen zum Beispiel beantragen die Mitarbeiter, die ihre Gehaltsabrechnung künftig online erhalten wollen, bei ihrem Internetanbieter einen simplen Zusatz zur ihrer bisherigen E-Mail-Adresse, der sich nahtlos in den vorhandenen Adressteil hinter dem @ einfügt. Kunden von T-Online, der Tochter der Deutschen Telekom, erhalten zum Beispiel eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die auf @t-online.de-mail.de endet, Klienten des Konkurrenten United Internet aus Montabaur bei Bonn bekommen @web.de-mail.de.

Die Sprengkraft des neuen elektronischen Zusatzbriefkastens erkannte Post-Vorstand Gerdes erst im Laufe der Zeit, nachdem sich das De-Mail-Konsortium, das den Großversuch in Friedrichshafen unternimmt, vor mehreren Monaten konstituiert hatte. Denn zu den 14 Mitgliedern neben Banken, Versicherungen, örtlichen Unternehmen und der Stadtverwaltung zählten auch die Deutsche Telekom und United Internet mit ihren E-Mail-Diensten Web.de und Gmx.de. Klar, dass die auf Dauer nichts anderes im Sinn haben würden, als mit ihrer künftigen De-Mail-Adresse möglichst viele Kunden vom Briefeschreiben abzuhalten.

Also erklärte Gerdes’ Chef, der Post-Vorstandsvorsitzende Frank Appel, im März dieses Jahres, von der Öffentlichkeit so gut wie unbemerkt, den Austritt seines Unternehmens aus dem Konsortium. Der Abgang war jedoch kein echter. Statt zuzusehen, wie Wettbewerber mit E-Mails irgendwann einmal das Briefgeschäft zerbröseln, entschieden die Postler, aufs Ganze zu gehen – fast nach dem Motto: Selbstmord aus Angst vor dem Tod. Im „geheimen Kämmerchen“, wie ein Kenner der Szene sagt, ließ Vorstand Gerdes fieberhaft ein eigenes De-Mail-System entwickeln. Bis „Ende dieses Jahres“, räumt er nun gegenüber der WirtschaftsWoche ein, will die Post selber eine sichere und zuverlässige Internet-Kommunikationsplattform auf den Markt bringen, also ins Online-Geschäft einsteigen. Die Konkurrenz, die sich im Friedrichshafener Konsortium müht, rechnet frühestens Mitte 2010 mit eigenen marktfähigen Angeboten.

Gelänge es der Post, den Kunden auf diesem Wege und vor den Wettbewerbern neue Dienstleistungen mitzuverkaufen, die die Kommunikation per Internet komfor-tabler machen als bisher, so ihr Kalkül, könnte sie sich die vorhersehbare Abkehr vom Briefeschreiben selbst zunutze machen und den drohenden Gewinneinbruch vielleicht sogar vermeiden.

Die Zeit drängt

Für Gerdes und Appel ist dies ein Vabanquespiel sondergleichen. Gelingen die planvolle Beerdigung des klassischen Briefs und der gleitende Übergang zum profitablen Online-Geschäft, stünden beide als die großen Helden des Konzernumbaus da. Schlägt der Versuch fehl, bleibt der Post, den Briefträgern und den Aktionären nur, sich schon mal auf magere Zeiten einzustellen.

Die Zeit für die 180-Grad-Wende drängt. In den nächsten Monaten wird der Bundestag das sogenannte Bürgerportalgesetz verabschieden. Ziel ist es, so die Begründung des Innenministeriums für das neue Regelwerk, dass Unternehmen, Behörden und Verbraucher künftig „vertrauliche und verbindliche Dokumente und Nachrichten einfach und sicher elektronisch versenden“. Die neue Briefwelt, die dadurch in digitaler Form entsteht, ist eine „Eins-zu-eins-Kopie der realen Welt“, sagt Walter Trezek, Geschäftsführer der Beratungsgesellschaft Document Exchange Network in Wien.

Die Folgen sind gravierend. Wo heute Zusteller und Briefkästen vonnöten sind, reichen künftig Internet-Zugang und E-Mail-Adresse. Jedes Unternehmen, jede Behörde und jeder Bürger bekommt auf Wunsch eine De-Mail-Adresse. Über die lässt sich dann mit jedem anderen De-Mail-Nutzer sicher und rechtsverbindlich kommunizieren.

Briefgeschäft droht bis zu 35 Prozent Verlust

Noch bis vor Kurzem bedeutete der bisherige E-Mail-Verkehr für die Deutsche Post keine echte Gefahr. Zwar galt der klassische Brief im Bonner Post-Tower schon länger als stagnierendes Geschäft. Doch auf Umsatz und Gewinn des Konzerns schlug die E-Mail-Wut in Unternehmen und Privathaushalten bisher nicht allzu sehr durch. Erst die Wirtschaftskrise hinterließ auf einmal tiefe Spuren in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Allein in den ersten drei Monaten dieses Jahres ging das Briefvolumen um fünf Prozent zurück. Nicht so hart traf es den klassischen Standardbrief für 55 Cent Porto, an dem die Post am meisten verdient. Bei den adressierten Werbesendungen, die stark rabattiert sind, der Post nicht viel einbringen, allerdings noch als Wachstumsmarkt gelten, sank das Sendungsvolumen um sieben Prozent. Setzte sich De-Mail durch, dürfte das erst der Anfang sein. Dann könnte das gesamte Briefgeschäft in Deutschland in den kommenden zwei Jahren um weitere 15 Prozent schrumpfen, mittelfristig sei sogar „ein Minus von 30 bis 35 Prozent absolut realistisch“, sagt Berater Trezek.

Die Pioniere (zur Vollansicht bitte auf die Grafik klicken)

Dass es so kommt, könnte schneller passieren, als es der Post lieb ist. Denn die Hürden für die Anwendung von De-Mail sind niedrig, die erforderlichen Formalitäten seit Jahren eingeführt. Jeder Nutzer muss einmalig seine Identität nachweisen, etwa bei Banken, Pfarrämtern oder Post-Filialen, so wie dies heute schon beim Post-Identverfahren per Personalausweis üblich ist. Der Nachweis geht sodann an den Internet-Anbieter. Ist die De-Mail-Adresse eingerichtet, kann der Nutzer diese entweder wie seine bisherige E-Mail-Adresse gebrauchen. Oder er klickt die neue höhere Sicherheitsstufe an. Hier muss er dann sein Passwort, seinen Namen sowie möglicherweise eine Tan-Nummer eingeben, die er von seinem Anbieter zum Beispiel auf das Handy gesandt bekommt.

Alle rechtlich wichtigen Aspekte, die bisher nur beim Brief anerkannt waren, von der Unterschrift bis zur Zustellung, sollen durch das neue Gesetz künftig auch für das De-Mail-System gelten. Selbst elektronische Einschreiben sind möglich: Eine De-Mail etwa gilt als persönlich zugestellt und zur Kenntnis genommen, wenn der Empfänger, der ebenfalls eine De-Mail besitzt, sich sicher einloggt und die E-Mail öffnet. Ein Statusbericht dokumentiert dies dem Absender.

Post arbeitet an Portallösung

Die Aussichten, dass die Post sich mit ihrem eigenen De-Mail-System einen spürbaren Vorsprung gegenüber Wettbewerbern wie der Deutschen Telekom oder United Internet verschafft, stehen nicht schlecht. Denn was der Briefriese plant, scheint über das Angebot hinauszugehen, das in dem Friedrichshafener Projekt getestet wird. Nach Informationen der WirtschaftsWoche arbeitet die Post an einer Portallösung, auf der Nutzer ihre gesamte rechtsverbindliche Kommunikation, die bisher über den Brief lief, abwickeln können. Im Idealfall brauchen die Nutzer überhaupt keine Briefe mehr zu verschicken und können wichtige Dokumente sicher archivieren. Hinzu kommen weitere bisher noch unbekannte Extra-Funktionen.

Wie das De-Mail-Portal der Post funktionieren könnte, lässt sich anschaulich am Beispiel der Rechnungen illustrieren, die Ärzte ihren Privatpatienten ausstellen. Heute verdient die Post daran durch das Porto für drei Briefe: Der Arzt schickt die Rechnung an den Patienten, der reicht diese per Brief an die Krankenversicherung weiter, diese bestätigt per Brief den Erhalt der Rechnung und die Übernahme der Kosten. Parallel dazu muss der Patient noch das Geld an den Arzt überweisen.

Elektronischer Versand wird zunehmen

Was Deutschland verschickt (zur Vollansicht bitte auf die Grafik klicken)

Künftig soll das alles viel einfacher gehen. Die Rechnung des Arztes landet digital im De-Mail-Posteingang des Patienten. Dieser löst mit dem ersten Klick die Weiterleitung an die Versicherung aus, mit dem zweiten Klick überweist er das Geld sogar gleich an den Arzt. Die Versicherung bestätigt ebenfalls elektronisch die Übernahme der Behandlungskosten. Post-intern läuft das Angebot als „Online-Brief“.

Für die Unternehmen bedeutet die Einführung solcher Prozeduren eine enorme Entlastung. 70 Prozent der Firmen verschicken ihre Rechnungen heute immer noch vor allem per Brief — das Porto für einen Standardbrief beträgt 55 Cent, abzüglich möglicher Mengenrabatte von bis zu 14 Cent. Hinzu kommen Kosten fürs Drucken, Falten und Kuvertieren, das gegebenenfalls externe Dienstleister übernehmen. Bei sonstigen Geschäftsvorgängen wie Verträgen und Angeboten liegt der Anteil der Unternehmen, die sich des Briefes bedienen, sogar bei 80 Prozent. Nur Werbung geht inzwischen zur Hälfte als E-Mail und zur Hälfte als Brief ein. Das ergab eine aktuelle Umfrage der Bundesnetzagentur. 60 Prozent der Unternehmen sind davon überzeugt, dass der elektronische Versand von Briefsendungen bis 2010 zunehmen wird.

Wettbewerbsvorteil für Deutsche Post

Schaffen Appel und Gerdes den Start ihres eigenen De-Mail-Internet-Portals wie geplant Anfang 2010, haben sie große Chancen, sich einen wichtigen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Die Deutsche Post „wird ein wesentlicher Marktteilnehmer bei der De-Mail sein“, prophezeit Berater Trezek. Schon heute bietet der Konzern Großversendern wie Versicherungen oder Telefongesellschaften gemischte Formen des Briefes, die sogenannte Hybrid Mail: Das Unternehmen schickt der Post nur noch die Daten für die Briefe, die Post überträgt die Daten an ihre Sortierzentren, wo sie als Briefe ausgedruckt und kuvertiert werden, damit die Zusteller sie in der jeweiligen Region austragen können.

Ein wichtiger Helfer in diesem zukunftsträchtigen Geschäftsfeld könnte die britische Tochtergesellschaft Williams Lea sein, die die Post 2006 erwarb. Das Unternehmen verbindet die Papier- mit der Online-Welt, indem es zum Beispiel Briefe einscannt und digital an Unternehmen verschickt. Anfang Mai gewann Williams Lea einen Großauftrag der Bundesagentur für Arbeit: Das Unternehmen digitalisiert die Tagespost und die Bestandsakten der Arbeitsagenturen – täglich 700.000 Blatt Papier.

Stagnierendes Geschäft (zur Vollansicht bitte auf die Grafik klicken)

Solche Dienstleistungen könnten bei De-Mail auch etwas für Endverbraucher sein. De-Mail-Nutzer werden künftig beispielsweise entscheiden können, ob sie einen Brief eingescannt als E-Mail oder als Original zugestellt bekommen wollen: Rechnungen und Werbung vielleicht online, den Brief von der Oma lieber im Briefkasten. Ob die Papierversion geschreddert oder zusätzlich zugestellt wird, entscheidet selbstverständlich der Kunde.

Konzepte für solche Dienstleistungen insbesondere für Privatkunden liegen bei der Post bereits in der Schublade. Doch unsicher ist, ob die Verbraucher bereit sind, dafür zu bezahlen. Die Deutsche Telekom und United Internet halten Zusatzeinnahmen wie elektronisches Porto für greifbar nahe. Diskutiert werden derzeit Geschäftsmodelle, die auf eine Flatrate hinauslaufen oder eine Grundgebühr mit zusätzlichen Kosten pro E-Mail. Laut einer Studie der Österreichischen Post dürften sich die Kosten für eine gesicherte, elektronische Post-Zustellung auf etwa zehn Cent belaufen, ein Sechstel bis ein Viertel des üblichen Briefportos. Ein „unterer zweistelliger Eurocent-Betrag pro De-Mail“ erscheint auch nach einer internen Schätzung des Konsortiums in Friedrichshafen als wahrscheinlich.

Hinzu kommen Einnahmequellen bei der De-Mail, die es beim herkömmlichen Brief nicht gibt, zum Beispiel Werbung. Geben Nutzer zum Beispiel ihre Hobbys, Interessensgebiete oder beruflichen Ambitionen preis und gestatten die Zusendung von Werbung, könnten sie Gebühren sparen. Im Gegenzug kassiert der De-Mail-Anbieter von den Unternehmen Geld für die elektronischen Anzeigen. Der De-Mail-Nutzer bleibt dabei für den Werbetreibenden anonym.

Die größte Schwelle für Nutzer, sich für die De-Mail zu erwärmen, dürfte die Sorge vor Datenmissbrauch sein. Werden Verbraucher bereit sein, hochsensible Dateien wie Arztrechnungen und Arbeitsverträge per De-Mail zu verschicken? Hier wittert die Deutsche Post ihren größten Vorteil: Geschickt macht Konzernchef Appel Stimmung in eigener Sache. Die Deutsche Post stehe für „sichere und verlässliche Kommunikation“, sagte er im März bei der Präsentation seiner Strategie bis zum Jahr 2015.

Einsparungen beim Personal sind wahrscheinlich

Tatsächlich stehe die Post in der öffentlichen Wahrnehmung „vertrauenswürdiger dar“ als mancher potenzielle Konkurrent, sagt Boris Hedde, Markenexperte bei der Kölner Unternehmensberatung Psychonomics. Daran ändere auch die Steuer- und Schnüffelaffäre um Ex-Chef Klaus Zumwinkel nichts. Diese habe die deutsche Öffentlichkeit „nur kurzzeitig mit der Marke in Verbindung gebracht hat“. Auch im internationalen Vergleich fällt die Post positiv auf: Datenschützer vergeben regelmäßig an die spanische, portugiesische und britische Post-Gesellschaft den Big Brother Award für laxen Umgang mit sensiblen Daten. Die Deutsche Post blieb von der Schmähung bislang verschont.

Richtigen Widerstand gegen die Revolution im Briefgeschäft wird es voraussichtlich nur von den rund 80.000 Briefträgern geben. Von den Zustellkosten entfallen rund 70 Prozent auf Personal, deshalb ist hier mit den härtesten Einschnitten zu rechnen. Kein Wunder, dass Appel und Gerdes seit Monaten auf allen Ebenen den Druck auf die Arbeitnehmervertreter erhöhen. Noch verhindert ein Tarifvertrag, dass etwa Billigkräfte von Fremdfirmen ganze Zustellbezirke übernehmen und dort Briefe austragen.

Der Verbraucher entscheidet

Doch das Verbot endet bereits mit Ablauf dieses Jahres. Auch der Beschäftigungssicherungsvertrag läuft nur noch bis Mitte 2011. Sollten sich die Gewerkschaften nicht bewegen und etwa Arbeitszeitverlängerungen ohne Lohnausgleich ablehnen, will Post-Vorstand Gerdes die Daumenschrauben anziehen. „Hier geht es um die Sicherung von Arbeitsplätzen“, sagt er gegenüber der Wirtschafts-Woche. „Wenn sich die Gewerkschaften nicht bewegen, schließe ich Outsourcing und mittelfristig betriebsbedingte Kündigungen nicht aus.“

Der große Unbekannte beim langsamen Ableben des Briefes ist der Verbraucher. Von seinem Verhalten wird abhängen, wie schnell die Unternehmen, die rund 85 Prozent aller Briefe verschicken, vollständig auf Online umschalten. Im Grunde bleibt den Briefträgern nur, auf Zeit zu spielen. Die Durchsetzung des Internets in Deutschland etwa dauerte gut eineinhalb Jahrzehnte und ist noch immer nicht 100-prozentig abgeschlossen.

Ginge es nach Konzernchef Appel, könnte die Deutsche Post noch lange ohne eigenes E-Mail-Portal weitermachen. In kleiner Runde gestand der studierte Neurobiologe vor Kurzem, dass er kein Freund der Online-Medien sei – und E-Mails sowieso nur äußerst selten schreibe.

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