Deutschland ist Exportnation, entsprechend viel sind die Mitarbeiter der Unternehmen in aller Welt unterwegs. 51,6 Milliarden Euro hat die deutsche Wirtschaft im vergangenen Jahr für Geschäftsreisen ausgegeben, über 183 Millionen Dienstreisen im In- und Ausland wurden unternommen. Das zeigt die „Geschäftsreiseanalyse 2016“. Dazu hat der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR), der die Geschäftsreiseinteressen der deutschen Wirtschaft vertritt, rund 800 Unternehmen befragt.
Während die Ausgaben um 1,5 Prozent wuchsen, nahm die Zahl der Reisen nur um 0,4 Prozent zu, eine Folge des Trends zu längeren Reisen: Dienstfahrten dauern im Schnitt 2,3 Tage – im Vorjahr 2,1 Tage –, die Zahl der Hotelübernachtungen stieg von 67,6 auf 74,3 Millionen. Für die Zukunft geht der Verband davon aus, dass Reisevolumen und –ausgaben weiter steigen.
Geschäftsreisen werden 2018 teurer
Eine gemeinsame Prognose der GBTA Foundation, dem Marktforschungsableger des internationalen Geschäftsreiseverbands GBTA, und der auf das Dienstreise-Management spezialisierten Reisebürokette Carlson Wagonlit Travel (CWT) bestätigt das: Für 2018 prognostiziert die Studie steigende Preise, Flugtickets verteuern sich danach im weltweiten Schnitt um 3,5 Prozent, Hotelübernachtungen um 3,7 Prozent, Bahnfahrten und andere Bodenverkehrsmittel wie Busse oder Taxi-Fahrten um 0,6 Prozent.
Bei Reisen innerhalb Westeuropas müssen die Firmen mit überdurchschnittlich hohen Preissteigerungen rechnen: Flüge verteuern sich um 5,5, in Osteuropa sogar um 7,1 Prozent, die Hotelzimmerpreise steigen europaweit um sechs Prozent. Die teuersten Reiseländer weltweit sind Neuseeland mit Hotelpreiserhöhungen um knapp zehn und Russland mit knapp zwölf Prozent. Letzteres ist vor allem auf die Fußballweltmeisterschaft zurückzuführen.
Reisebüros werden entbehrlich
Auffällig ist ein Trend in der Reisemanagement-Organisation: Während früher fast alle Unternehmen Reisebüroketten wie BCD, Carlson Wagonlit Travel oder American Express Global Business Travel (GBT) beschäftigten, verzichten inzwischen immer mehr auf die Hilfe dieser Dienstleister: 44 Prozent aller Konzerne mit mehr als 500 Mitarbeitern und fast 60 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen mit bis zu 500 Beschäftigten organisieren ihr Travel Management ohne professionelle Hilfe.
Wer noch ein Reisebüro einschaltet, bezahlt das in den meisten Fällen aufwandsabhängig im Rahmen einer sogenannten Transaction-Fee-Regelung. Dabei wird für jede Leistung – zum Beispiel eine Buchung, Umbuchung oder Stornierung eines Flugtickets, eines Hotelzimmers oder einer Bahnfahrt, aber auch die Erstellung von Statistiken über einzelne Kostenpositionen – eine vorab vereinbarte Gebühr berechnet.
Pauschale Vergütungen, im Branchenjargon als Management Fee bezeichnet, haben sich kaum durchgesetzt. Weniger als zehn Prozent der Unternehmen haben solche Reisebüroverträge abgeschlossen. Wichtigste Auswahlkriterien sind Erreichbarkeit, Kompetenz, individueller Service und nachgewiesene Kosteneinsparungen.
Unterwegs für den Chef: Was Angestellte über ihre Rechte auf Geschäftsreisen wissen sollten
Es gibt Berufe, bei denen sich die Frage eigentlich nicht stellt, ob eine Geschäftsreise angetreten werden muss. Vertriebsmitarbeiter, Manager und Außendienstangestellte können oft ihren beruflichen Verpflichtung gar nicht ohne solche nachkommen. Aber auch für alle anderen Angestellten gilt, dass eine vom Arbeitgeber angeordnete Reise unabhängig davon, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, Pflicht sein kann. Voraussetzung ist, dass der Umfang der Reise zumutbar ist.
Quelle: Flightright
Wer beruflich viel unterwegs ist und zu Geschäftspartnern per Flugzeug reist, nimmt in der Regel auch an einem Bonus-Programm teil und sammelt fleißig Meilen. Das ist sinnvoll und von Vorteil – für den Arbeitgeber. Denn das Bundesarbeitsgericht entschied (Az.: 9 AZR 500/05), dass diesem die dienstlich gesammelte Bonusmeilen seines Angestellten zustehen. Denn demjenigen, in dessen Auftrag eine Geschäftsreise stattfindet und auf dessen Kosten diese durchgeführt wird, stehen auch die Sondervorteile der genutzten Fluggesellschaft zu. Die Abgabe der Bonusmeilen kann jedoch auch von den individuellen Regelungen des Arbeitsvertrags bzw. einer Betriebsvereinbarung abhängen. Eine so genannte Herausgabepflicht besteht laut Bürgerlichen Gesetzbuch (Paragraph 667 2. Alt. BGB) auch bei allen anderen Vorteilen, die einem Arbeitnehmer im Zusammengang mit seiner beruflichen Tätigkeit zuteil werden.
Geschäftsreisen sind meistens streng durchgetaktet und schon alleine deshalb zuweilen nervenaufreibend. Wenn dann aber noch Verzögerungen hinzukommen, weil das Flugzeug verspätet oder aber gar nicht startet, gerät der Reisende schnell ins Schwitzen und muss nicht selten einen ganz neuen Plan aufstellen. Die EU-weit geltende Fluggastrechte-Verordnung (EG VO 261/2004) hat festgelegt, dass Passagiere entschädigt werden sollen, wenn sie aufgrund einer Flugverspätung oder -annullierung mehr als drei Stunden später als geplant ans Ziel kommen und die Fluggesellschaft diese Verzögerung verschuldet hat. „Die wenigsten Geschäftsreisenden wissen, dass ihnen als unmittelbar Betroffenen diese Entschädigung in Höhe von bis zu 600 Euro zusteht und nicht ihrem Arbeitgeber - auch wenn dieser das Ticket gezahlt hatte“, weiß Jonas Swarzenski, Leiter der Rechtsabteilung von flightright. „Und das gilt auch für alle dienstreisenden Beamte, wie das Bundesministerium des Innern seine Behörden in einem Schreiben bereits 2014 informierte“, ergänzt der Jurist.
Wenn man schon für den Chef weit reist, dann möchte man auch nach getaner Arbeit etwas von der Fremde sehen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Denn wird man bei seinen privaten Ausflügen während einer Geschäftsreise überfallen und verletzt, gilt dies nicht zwingend als Dienstunfall und die gesetzliche Unfallversicherung tritt nicht in Kraft, bloß weil man sich auf Anordnung des Arbeitgebers fern der Heimat befindet. Wie das Wiesbadener Sozialgericht in einem Fall entschied, entfalle der Versicherungsschutz, wenn der Betroffene sich rein persönlichen und nicht mehr von der Betriebstätigkeit beeinflussbaren Belangen widme (SG Wiesbaden, Az.: S 1 U1528/04).
Dass während einer Geschäftsreise telefoniert werden muss, versteht jeder. Unterwegs sind jedoch nicht nur Rücksprachen mit Kollegen, Partnern und den Arbeitgebern nötig, auch private Gespräche lassen sich häufig nicht verschieben. Der Bundesfinanzhof hat entschieden (Az.: VI R 50/10), dass Telefonkosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar sind, wenn Geschäftsreisende mindestens eine Woche aufgrund einer Tätigkeit oder einer Fortbildung außer Haus seien. In der Begründung hieß es, dass sich nach einer auswärtigen Tätigkeit von mindestens einer Woche die notwendigen privaten Dinge aus der Ferne nur mit Kosten regeln ließen, die über dem normalen Lebensbedarf lägen.
Nutzt ein Arbeitnehmer für einen dienstlich angeordneten Termin seinen eigenen PKW und hat auf dem Weg zu oder von diesem einen Unfall, kann er bei seinem Arbeitgeber für den Schaden Ersatz verlangen. Das Bundesarbeitsgericht setzt hierfür allerdings voraus, dass der Arbeitgeber die Fahrt genehmigt und der Arbeitnehmer den Unfall nur mit maximal leichter Fahrlässigkeit verursacht hat (BAG, Az.: 8 AZR 647/09).
Nicht jeder Arbeitnehmer hat das Glück, dass ihm sein Arbeitgeber die gesamte, für eine Geschäftsreise aufgebrachte Zeit vergütet oder gutschreibt. Mit Verweis auf den bestehenden Tarifvertrag hatte das Bundesarbeitsgericht (Az.: 9 AZR 519/05) die Klage eines Angestellten des öffentlichen Dienstes zurückgewiesen, der seine durch Hin- und Rückreise für auswärtige Termine aufgebrachten Überstunden gutgeschrieben haben wollte. Eine Geschäftsreise müsste generell jedoch weder entgelt- noch arbeitszeitrechtlilch als tatsächliche Arbeitszeit gewertet werden, wenn der Arbeitgeber es seinem Angestellten überlässt, wie er die Dienstreisezeit nutzt. Erst wenn der Geschäftsreisende diese An- und Abreisezeit nicht frei gestalten und somit als Erholungsphase nutzen kann, sondern auf Anordnung des Arbeitgebers mit dem eigenen PKW fährt oder aber beispielsweise sich auf der Hinreise auf den Geschäftstermin vorbereitet, ist die investierte Zeit als Arbeitszeit zu quittieren. Allerdings ist dem Angestellten mindestens die tägliche regelmäßige Arbeitszeit zu vergüten – auch dann, wenn er während des auswärtigen Termins vor Ort weniger als seine Regelarbeitszeit gearbeitet hat.
Für Angestellte im Außendienst entschied der Europäische Gerichtshof erst im vergangenen September, dass bei diesen auch die An- bzw. Abreisereise zum ersten Termin bzw. vom letzten Termin zur Arbeitszeit zähle: Der Arbeitnehmer stünde hier nämlich während dieser Fahrzeiten dem Arbeitgeber zur Verfügung und unterstehe auch dessen kurzfristigen Anweisungen, beispielsweise in welcher Reihenfolge die Termine zu leisten sind. Von einer frei zu gestaltenden Zeit können folglich nicht die Rede sein.
Digitalisierung verändert die Spielregeln
Bei Flugtickets, Hotelzimmern, Mietwagen oder Bahnfahrten Rabatte auszuhandeln, wird für die Unternehmen – ob mit oder ohne professionelles Travel Management – immer schwieriger. Nicht nur, weil sich die Ansprüche der reisenden Mitarbeiter verändert haben, sondern vor allem, weil im Reisemarkt neue Spielregeln gelten.
Schuld ist die Digitalisierung, die Preisbildung ist flexibler und fragmentierter geworden, dadurch für Travel Manager aber auch intransparenter. Was praktisch bedeutet: Je häufiger Airlines oder Hotels ihre Tarife der tagesaktuellen Nachfrage anpassen, umso weniger Sinn macht es, solche Preise für längere Zeiträume auszuhandeln und in dicken Verträgen mit vielen Bedingungen festzuhalten.
