Feisel plädiert deshalb für eine schlanke, pragmatische Lösung – etwa so, wie es in den SAP-Reisekostenabrechnungssystemen meist vorgesehen ist und wo die Reise als genehmigt gilt, wenn der Vorgesetzte nicht innerhalb einer bestimmten Frist ausdrücklich widerspricht. „Es bringt nichts, ein 100-prozentig sicheres Verfahren für fünf Prozent Ausreißer zu installieren“, findet die Beraterin. Ein Kompromiss bestehe darin, dass der Vorgesetzte im Rahmen der Buchung automatisch eine Aufstellung der Kosten bekommt: „Wenn er dann nicht einverstanden ist, kann notfalls immer noch storniert werden“, sagt Feisel.
Was die Verschlankung der Prozesse angeht, müssen vor allem Buchung und Bestellung unter die Lupe genommen werden. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist dieser Vorgang häufig stark fragmentiert: Zum einen, weil mehrere Reisebüros eingeschaltet werden, zum anderen, weil ein Teil der Reisenden am Reisebüro vorbeibucht. „Für einige ist es offenbar eine Art Sport, stundenlang im Internet herumzusurfen, um einen Flug fünf Euro billiger zu finden.“
Zum Standardprogramm der Beraterin gehört deshalb die Prüfung, ob das Unternehmen reif ist für ein Online-Buchungssystem. Das ist nach einer Faustregel immer dann der Fall, wenn mindestens die Hälfte des Reiseaufkommens aus unkomplizierten Reisen, etwa von Hamburg nach London und zurück besteht. In solchen Fällen können die Reisenden – oder die Sekretariate - online selbst buchen. Um die komplizierten Reisen mit mehreren Stationen oder mit Umsteigeverbindungen würde sich das Reisebüro kümmern.
Kartensystem zum Bezahlen
Entscheidet sich ein Unternehmen für ein Online-Buchungstool, dann gibt es zwei Möglichkeiten: eine direkte Verbindung mit einem Anbieter wie zum Beispiel Cytric oder eine einfachere, funktional eingeschränkte, dafür aber meist billigere Lösung, wo das Vertragsreisebüro das Online-System zur Verfügung stellt. Meist empfiehlt sich in der Start-Phase die indirekte Reisebürolösung: „Ein Direktanschluss lohnt sich nur, wenn die Online-Buchung für alle zwingend von oben vorgeschrieben ist“, rät Feisel. „Ohne das Mandat von oben bringt das alles nichts.“
Das gleiche gilt für den Bezahlprozess. Feisel empfiehlt ein Kreditkartensystem, wie es zum Beispiel AirPlus International oder American Express anbieten. Dabei werden die über das Online-Tool gebuchten Flüge oder Bahnfahrten automatisch mit einer sogenannten Firmenstellenkarte beglichen, für Hotelrechnungen oder andere unterwegs anfallenden Zahlungen hat der Reisende eine eigene Karte – im Fachjargon als Walking Card bezeichnet.
Das Kreditkartensystem hat den großen Vorteil, dass Lieferscheinkontrolle und Fakturierung automatisiert werden können – alle Daten werden aus der Abrechnung des Kreditkartenproviders übernommen und müssen nicht mehr (wie früher üblich) noch einmal per Hand erfasst werden. Außerdem können sich die Unternehmen so einen schnellen Überblick über ihre Reisekosten verschaffen und haben so bessere Eingriffsmöglichkeiten, wenn in plötzlichen Krisen wie im Herbst 2008 nach der Lehmann-Pleite schnell reagiert werden muss.
Last-but-least sollte auch das Vertragsreisebüro ab und an auf den Prüfstand gestellt werden. „Ich empfehle meinen Kunden, alle paar Jahre eine Ausschreibung zu machen. Das hilft, die Kosten im Griff zu behalten“, sagt Feisel. Zumal die Reisebüros gerade angekündigt haben, dass sie über die bisherigen Bezahlmodelle nachdenken. In Zukunft stehen dann vermutlich nicht nur Servicegebühren auf der Reisebürorechnung, sondern darüber hinaus auch noch eine Art Grundgebühr.
Doch unabhängig davon, was sich in den Vertragsbeziehungen zwischen Unternehmen und Reisebüro ändern wird: Eine Überprüfung und Durchleuchtung des Geschäftsreisevolumens lohnt sich so oder so, auch wenn Spezial-Berater wie Feisel natürlich ein Honorar für ihr Knowhow verlangen: „Selbst bei konservativer Schätzung sind häufig bis zu 25 Prozent Reisekostensenkung drin.“
