5. Keinen Überblick über Gäste
Kein Besucherbuch bedeutet: keine Identifizierung der Gäste. Bei einer später benötigten Rückverfolgbarkeit müssten Kalender des Einladenden mit aufgenommenen Videoaufnahmen verglichen werden. Das bedeutet einen unverhältnismäßig hohen Aufwand.
Lösungsansatz: Ein ausgedrucktes Besucherbuch - bestehend aus den Spalten Unternehmen, Name, Datum, Uhrzeit-Kommt, Zweck, gegebenenfalls Autokennzeichen, Unterschrift Besucher, Uhrzeit-Geht, Unterschrift Mitarbeiter - hilft.
6. Datenschutz macht der Chef
Auch wenn nicht alle Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten haben müssen - der Chef darf es jedenfalls nicht sein. Hier gibt es Interessenkonflikte.
Lösungsansatz: Prüfen, ob ein Datenschutzbeauftragter laut Gesetz vorhanden sein muss und falls ja, einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen.
7. Probleme beim Nutzen von kostenlosen E-Mail-Adressen
Nicht nur bei Anwälten oder Ärzten macht die Verwendung von Freemailern einen unprofessionellen Eindruck. Sie lassen auf eine nicht gut durchdachte oder nicht vorhandene IT-Infrastruktur schließen. Vertrauliche Informationen sind vom Freemailern einsehbar.
Lösungsansatz: Verbot des Einsatzes von Freemailern für die geschäftliche Korrespondenz und Erstellen von E-Mail-Adressen mit der Unternehmensdomain. Schließen einer Auftragsverarbeitung mit dem Provider.
8. Shouldersurfen im Stehen
Die Monitore der Mitarbeiter sind für Dritte einsehbar. Hierbei können Unternehmensfremde die Inhalte auf den Monitoren der Mitarbeiter lesen, ohne dass diese es bemerken. In besonders schlimmen Fällen ist dies sogar von außen möglich. Dieses sogenannte Shouldersurfen ist bei Banken im Bereich der Geldautomaten bekannt.
Lösungsansatz: Monitore drehen, um die Einsicht zu verhindern oder Monitore mit Blickschutzfolien versehen, falls das Drehen nicht möglich ist.
Verbrechen 4.0 - das ist möglich
Rund 75 Prozent aller Computer können heute innerhalb von Minuten gehackt werden.
Jeden Tag werden 600.000 Nutzerkonten attackiert, wie das Unternehmen 2011 selbst einräumte. Eine Zahl, die seitdem eher gestiegen ist.
Fast 90 Prozent aller Kleinunternehmen, deren Kundenkartei gestohlen wurde, müssen innerhalb von drei Jahren ihr Geschäft aufgeben.
Mittels manipuliertem GPS-Signal locken Gangster Lastzüge mit Waren oder Luxusyachten in Hinterhalte.
9. Datenverarbeitung auf Zuruf
Verarbeiten externe Dienstleister personenbezogene Daten des eigenen Unternehmens oder kann ein Zugriff nicht ausgeschlossen werden, muss ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag oder - neu nach der EU-Datenschutzgrundverordnung - eine Auftragsverarbeitung geschlossen werden. Ansonsten drohen empfindliche Bußgelder.
Lösungsansatz: Laden einer Vorlage aus dem Internet, prüfen der eigenen technischen und organisatorischen Maßnahmen plus Abschluss einer Auftragsverarbeitung. Wichtig: Prüfen lassen durch den Datenschutzbeauftragten.
10. Keine Verschlüsselung der Kontaktformulare
Bewerber erhalten nur eine E-Mail-Adresse, über die sie sich bewerben können. Mit einem Kontaktformular ohne SSL-Verschlüsselung wird keine sichere
Übertragung angeboten. Besonders heikel ist das, wenn über das Kontaktformular Bewerbungsunterlagen hochgeladen werden sollen. Lösungsansatz: Mit der IT-Abteilung und/oder dem IT-Dienstleister eine SSL-Verschlüsselung realisieren.