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Kostenkontrolle Ärger mit den Reise-Apps

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Durch Reise-Apps können die Quelle: dpa

Damit ihnen die Reisekosten nicht aus dem Ruder laufen, müssen die Travel Manager gegensteuern: Umsätze auf möglichst wenige Lieferanten konsolidieren, Rabatte aushandeln und die Reisenden dazu bringen, nur bei den Vertragslieferanten ihre Tickets zu kaufen.

Doch was im normalen Einkauf von Rohstoffen oder Bleistiften kein Problem ist, bleibt im Reiseeinkauf eine mühsame Daueraufgabe, die mit jedem neuen Vertriebskanal wie jetzt den Apps von vorne beginnt. „Es geht darum, den App-Wildwuchs zu verhindern“, sagt Thomas Ansorge, Gründer der Beratung Ansorge Travel Consulting. Das Problem: Über die kleinen Smartphone-Anwendungen treten Airlines, Hotels und andere Reiseanbieter in direkten Kontakt zum Endverbraucher.

Rabatte werden gefährdet

Das hat aus Sicht des Travel Managers Vor- und Nachteile: Gut ist, dass der Reisende das Buchen selbst übernimmt, zudem sind die neuen mobilen Dienste für Vielreisende ein Komfortgewinn. „Wichtig ist jedoch, dass das Travel Management die Inhalte der genutzten Applikationen an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst“, sagt Ansorge. „Ansonsten könnten Mitarbeiter unkoordiniert und unkontrolliert buchen.“ Was er damit meint: Wer über eine ganz normale App bucht, bewegt sich schnell außerhalb der Reiserichtlinie des Unternehmens.

Weder gelten die in intranetbasierten Online-Buchungssystemen automatisch hinterlegten Einschränkungen etwa auf bestimmte Flugklassen, noch werden die mit den Reiseanbietern vereinbarten Rabatte berücksichtigt, und auch die vom System ohne manuelles Zutun angestoßene Begleichung der Rechnung entfällt: Die mühsam aufgebauten Prozessketten wären unterbrochen. „Nur wenn eine App -etwa für eine Hotelbuchung mit der dazugehörigen Kundennummer des Unternehmens verlinkt wird, ist sichergestellt, dass die zwischen Anbieter und Kunde vereinbarten Firmenkonditionen auch über diesen Buchungskanal anwendbar sind“, warnt Dirk Gerdom, Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement.

Diese Anbindung ist im Prinzip kein Problem – in der Regel kümmern sich darum die Anbieter der App, für Hotelbuchungen zum Beispiel die jeweilige -Kette oder eines der Buchungsportale wie HRS oder hotel.de. Doch nicht alle Unternehmen sind mit der Einbindung privater Mitarbeiter-Smartphones in die Firmen-Datennetze einverstanden. Manche Experten haben Sicherheitsbedenken, andere wollen solche Anbindungen auf bestimmte Smartphone-Modelle beschränken. Ansorges Rat: IT-Abteilungen und Travel Management sollten gemeinsam entscheiden, welche Smartphones benutzt und welche Apps darauf vorinstalliert werden.

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