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Kostenkontrolle Ärger mit den Reise-Apps

2011 könnte ein Rekordjahr für Geschäftsreisen werden. Neben steigenden Preisen sind auch Handy-Miniprogramme, die Apps, eine Herausforderung für Travel Manager.

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Der Bildschirm der Continental Quelle: dapd

Fremd in der Stadt, kein Taxi weit und breit und nicht die richtige Nummer zur Hand – gut, wer dann ein Smartphone mit der TaxiButton-App hat: Das kleine Handy-Programm gibt den Standort des Anrufers an ein Taxi in der Umgebung durch.

Apps sind für die Nomaden der Globalisierung eine feine Sache: Mit ihnen können Geschäftsreisende Flüge buchen, schon im Büro einchecken und sich die virtuelle Bordkarte aufs Display laden, für den Zielort einen Mietwagen bestellen und sich ein passendes Hotelzimmer -suchen. Mit der App des Hotelportals -hotel.de lässt sich zum Beispiel in mehr als 210 000 Herbergen weltweit ein Zimmer reservieren – mit Bildern und Anreisebeschreibung. Und mit der First-Mobile- Traveller-App der Geschäftsreisebürokette First Business Travel können die Reisedetails anschließend zu einem kompletten Reiseplan zusammengefügt werden.

Doch was für den Geschäftsreisenden mehr Komfort bedeutet, macht den Job der Travel Manager in den Unternehmen noch ein Stückchen komplizierter: Wenn jeder bucht, wo und was er will, droht ihnen die Kontrolle über das Reisegeschäft verloren zu gehen – und das ausgerechnet jetzt, wo das in der Wirtschafts- und Finanzkrise geschrumpfte Reisevolumen wieder kräftig angezogen hat und Fluglinien, Hotelketten, Bahn und Autovermieter ihre Preise erhöhen oder darüber nachdenken.

Geschäftsreise-Experten wie der Kreditkartenanbieter AirPlus rechnen mit einem Rekordjahr: Sollte der Trend der ersten Wochen anhalten, dürfte 2011 mehr gereist werden als 2008 – deutsche Unternehmen hatten in dem Jahr für mehr als 163 Millionen Dienstreisen knapp 47 Milliarden Euro ausgegeben. Die aktuellen AirPlus-Zahlen zeigen einen Anstieg des Reisevolumens um 14 Prozent gegenüber dem Vorjahr. „Wichtigster Treiber sind die Wirtschaftsbeziehungen ins Ausland“, sagt AirPlus-Geschäftsführer Patrick Diemer, wichtigstes Ziel dürfte Asien bleiben. Steigen wird nach Diemers Einschätzung auch die Zahl der Reisen nach Nordamerika, die höchsten Zuwachsraten seien in Richtung Lateinamerika zu erwarten.

Mit dem Anziehen der Geschäftsreisekonjunktur müssten die Unternehmen allerdings auch wieder mit höheren Reisebudgets planen, vermutet der AirPlus-Chef. Mehrkosten erwartet die Geschäftsreisebürokette Carlson Wagonlit Travel (CWT) vor allem im Flugsektor – nicht nur durch steigende Tarife, sondern auch aufgrund neuer Umweltabgaben in einigen Ländern und zahlreicher Extragebühren – etwa für zusätzliches Gepäck, Kreditkartenzahlung oder andere bisher im Basistarif enthaltene Leistungen.

Auch die Hotelzimmerpreise ziehen wieder an. Während der Hotel Price Index des Hotelbuchungsportals Hotels.com für das dritte Quartal 2010 noch eine durchschnittliche Verteuerung um gerade mal ein Prozent anzeigte, geht CWT für 2011 von einem Anstieg um durchschnittlich fünf Prozent aus. Je nach Kategorie variieren die CWT-Prognosen um drei bis sechs Prozent und je nach Regionen um 4 bis 13 Prozent. Am größten ist die Spannweite je nach Destination: „Während die Zimmerpreise in diesem Jahr in einigen Geschäftsreisezielen um bis zu 17 Prozent einbrechen dürften, sind anderswo Verteuerungen etwa im gleichen Ausmaß zu erwarten“, sagt CWT-Vertriebschefin Martina Eggler.

Durch Reise-Apps können die Quelle: dpa

Damit ihnen die Reisekosten nicht aus dem Ruder laufen, müssen die Travel Manager gegensteuern: Umsätze auf möglichst wenige Lieferanten konsolidieren, Rabatte aushandeln und die Reisenden dazu bringen, nur bei den Vertragslieferanten ihre Tickets zu kaufen.

Doch was im normalen Einkauf von Rohstoffen oder Bleistiften kein Problem ist, bleibt im Reiseeinkauf eine mühsame Daueraufgabe, die mit jedem neuen Vertriebskanal wie jetzt den Apps von vorne beginnt. „Es geht darum, den App-Wildwuchs zu verhindern“, sagt Thomas Ansorge, Gründer der Beratung Ansorge Travel Consulting. Das Problem: Über die kleinen Smartphone-Anwendungen treten Airlines, Hotels und andere Reiseanbieter in direkten Kontakt zum Endverbraucher.

Rabatte werden gefährdet

Das hat aus Sicht des Travel Managers Vor- und Nachteile: Gut ist, dass der Reisende das Buchen selbst übernimmt, zudem sind die neuen mobilen Dienste für Vielreisende ein Komfortgewinn. „Wichtig ist jedoch, dass das Travel Management die Inhalte der genutzten Applikationen an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst“, sagt Ansorge. „Ansonsten könnten Mitarbeiter unkoordiniert und unkontrolliert buchen.“ Was er damit meint: Wer über eine ganz normale App bucht, bewegt sich schnell außerhalb der Reiserichtlinie des Unternehmens.

Weder gelten die in intranetbasierten Online-Buchungssystemen automatisch hinterlegten Einschränkungen etwa auf bestimmte Flugklassen, noch werden die mit den Reiseanbietern vereinbarten Rabatte berücksichtigt, und auch die vom System ohne manuelles Zutun angestoßene Begleichung der Rechnung entfällt: Die mühsam aufgebauten Prozessketten wären unterbrochen. „Nur wenn eine App -etwa für eine Hotelbuchung mit der dazugehörigen Kundennummer des Unternehmens verlinkt wird, ist sichergestellt, dass die zwischen Anbieter und Kunde vereinbarten Firmenkonditionen auch über diesen Buchungskanal anwendbar sind“, warnt Dirk Gerdom, Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement.

Diese Anbindung ist im Prinzip kein Problem – in der Regel kümmern sich darum die Anbieter der App, für Hotelbuchungen zum Beispiel die jeweilige -Kette oder eines der Buchungsportale wie HRS oder hotel.de. Doch nicht alle Unternehmen sind mit der Einbindung privater Mitarbeiter-Smartphones in die Firmen-Datennetze einverstanden. Manche Experten haben Sicherheitsbedenken, andere wollen solche Anbindungen auf bestimmte Smartphone-Modelle beschränken. Ansorges Rat: IT-Abteilungen und Travel Management sollten gemeinsam entscheiden, welche Smartphones benutzt und welche Apps darauf vorinstalliert werden.

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