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Zahlungsverkehr Mittelständler haben von Sepa noch keinen Plan

Die bevorstehende Umstellung der Bankkonten auf IBAN und BIC erinnert an die Einführung des Euros: Die Zeit läuft davon, Unternehmen fürchten böse Überraschungen.

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Würth Quelle: Laif/Keystone Schweiz

Claus Wild zählt zu den Skeptikern. Seit 2007 hat er als Projektleiter beim Befestigungsmaterialhändler Würth im baden-württembergischen Künzelsau viel Zeit und Geld investiert. Und das alles nur, um die IT und Arbeitsabläufe auf das künftige europäische Zahlungssystem Sepa umzustellen. „Unterm Strich für nichts und wieder nichts“, schimpft Wild.

Zwar könnte Würth nun theoretisch sämtliche Zahlungen in ganz Europa über ein einziges Konto abwickeln statt wie derzeit über mehrere Dutzend. Und Wild findet es auch politisch „nur konsequent, einen einheitlichen europäischen Standard auch im bargeldlosen Zahlungsverkehr einzuführen“. Doch der ganz große Nutzen für die Firmen erschließt sich ihm nicht so recht. „95 Prozent der Unternehmen haben genau wie wir im Mutterunternehmen von Würth ihre Kunden und Lieferanten im Inland sitzen. Ihnen bringt die Sepa-Umstellung nichts weiter als Mehrkosten, aber keinerlei wirklichen Mehrwert.“

Viele sehen keinen Nutzen

Sepa steht für Single Euro Payments Area, zu Deutsch: einheitlicher Euro-Zahlungsraum. Die Umstellung des bisherigen bargeldlosen Zahlungsverkehrs auf Sepa, die bis zum 1. Februar 2014 erfolgen muss, ist neben der Einführung des Euro 2002 wohl das größte finanztechnische Projekt Europas. Ziel ist die Vereinheitlichung der Banküberweisungen im Euro-Raum. Jeder Kontoinhaber erhält statt der deutschen achtstelligen Kontonummer eine internationale IBAN (International Bank Account Number) mit 22 Stellen, jedes Bankhaus eine einheitliche internationale Bankleitzahl BIC. Wenn das Gesetz in zehn Monaten in Kraft tritt, werden alle bisherigen nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren für das In- und Ausland abgeschaltet.

Doch so aufwendig die Umstellung ist, so wenig erschließt sich für viele der Nutzen. Von den 18 Milliarden Überweisungen und Lastschriften, die in Deutschland pro Jahr anfallen, sind nicht mal vier Prozent grenzüberschreitend. Bei einer Umfrage des Forschungsinstituts ibi der Universität Regensburg unter rund 1000 Unternehmen, Behörden und Vereinen antwortete rund die Hälfte, sich keine finanziellen Vorteile von Sepa zu versprechen. Elf Prozent der Befragten schätzten die Ersparnisse, die sich durch Sepa in den nächsten fünf Jahren für sie ergeben, auf unter 1000 Euro. Lediglich ein Prozent rechnet mit einer Ersparnis von mehr als einer Million Euro etwa durch ein besseres Cash-Management und niedrigere Bankgebühren.

Was deutsche Unternehmen über das künftige Überweisungssystem Sepa wissen

Dem Gros der Unternehmen geht es bei der Umstellung letztlich nur darum, 2014 nicht im Datensalat zu enden und dadurch zahlungsunfähig zu werden. Obendrein zögern Unternehmen, die bisher vergleichsweise locker mit Lastschriften und Einzugsermächtigungen arbeiten konnten, weil sie Schäden fürs Geschäft fürchten.

Für viele Unternehmen ist Sepa noch gar kein Thema. Laut der ibi-Umfrage fühlen sich derzeit nur sieben Prozent der Betriebe ausreichend vorbereitet. 35 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen haben laut der Postbank noch gar nicht mit der Umstellung begonnen, 25 Prozent noch keinen konkreten Plan. Die allermeisten wollen mit dem Mammutprojekt erst nach den Sommerferien starten. „Eigentlich hatten die Unternehmen ausreichend Zeit. Wer wollte, kann die Sepa-Überweisung bereits seit vier Jahren nutzen“, sagt Dirk Elsner von der Unternehmensberatung Innovecs aus Zeven in Niedersachsen. „Da sich die meisten Unternehmen von dem einheitlichen europäischen Zahlungsstandard jedoch keinen Euro mehr an Geschäft versprechen, sondern die Umstellung nur eine lästige Pflicht ist, haben viele Firmenchefs die Projekte auf die lange Bank geschoben. Bis heute laufen nur 7 von 100 Überweisungen über Sepa.“

Gemächlichkeit der Unternehmen

Eine Überweisung wird ausgefüllt Quelle: dpa

Die Gemächlichkeit, die deutsche Unternehmen an den Tag legen, treibt Politikern, Bundesbankern, Bankern und Verbandsfunktionären zunehmend den Angstschweiß auf die Stirn. Sie merken vielfach erst jetzt, dass die vermeintlich simple Nummernumstellung nicht nur an 76 Prozent der Verbraucher bisher völlig vorübergegangen ist, sondern auch an knapp einem Drittel aller Unternehmen. „Wenn die Unternehmen jetzt nicht sehr schnell Transparenz über die erforderlichen Sepa-Anforderungen bei ihren Prozessen sowie in ihrer IT bekommen und mit der Umsetzung beginnen, droht ihnen im schlimmsten Falle die Zahlungsunfähigkeit, zumindest aber eine erhebliche Verteuerung ihres Zahlungsverkehrs durch erhöhte Bankgebühren“, warnt Sven Korschinowksi, Senior Manager der Unternehmensberatung und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG.

„Wer glaubt, bei einer Sepa-Umstellung sei es damit getan, die neuen IBAN- und BIC-Nummern von Geschäftspartnern und Mitarbeitern in die Banksoftware einzupflegen, irrt gewaltig“, warnt zudem Berater Elsner. „Die Umstellung der Buchhaltungssysteme auf IBAN und BIC zieht meist Anpassungen von weiteren technischen Systemen und Geschäftsabläufen nach sich.“

Probleme bei der Einführung des künftigen Überweisungssystems Sepa

Die bisherige Praxis zeigt, dass fast alle Ressorts im Unternehmen von Sepa betroffen sein können: die Personalabteilung, die den Mitarbeitern die Gehälter überweist; das Kundenmanagement, das bei Auftragsannahme die Codierung für die anschließende Rechnungserstellung und die Zahlungsträger anlegt; das Callcenter, dessen Mitarbeiter Fragen von Kunden zu Sepa kostengünstig beantworten müssen.

Und die Umstellung kostet. „Bei größeren Mittelständlern fallen schnell Kosten in sechs-, manchmal in siebenstelliger Höhe an, und die Umstellung kostet viel Zeit“, sagt Thomas Schräder von der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC. „Von der Analyse über die Umsetzung bis zum Testlauf nehmen solche Projekte leicht sechs bis neun Monate in Anspruch.“

Wie viele Unternehmen die künftig erforderliche Einverständniserklärung der Kunden zur Einzugsermächtigung besitzen

Ein großes Risiko schlummert in veralteten Computersystemen. Berater Elsner berichtet von einem IT-Online-Händler, der 150.000 Euro in ein komplett neues Warenwirtschaftssystem investieren musste, um künftig mit BIC und IBAN arbeiten zu können. „Mit diesem Problem, überalterte Software von heute auf morgen komplett auszutauschen oder zusätzliche IT-Programme für die Umwandlung in Sepa-taugliche Formate einsetzen zu müssen, werden noch so einige Unternehmen zu kämpfen bekommen“, sagt Hans-Rainer van den Berg, Experte beim Telekommunikations- und IT-Verband Bitkom.

Als mit Abstand heikelstes Problem betrachten Fachleute das künftige Lastschriftverfahren. Die bisherige Einzugsermächtigung wird faktisch abgeschafft und durch die Sepa-Lastschrift ersetzt. Dabei müssen sich alle Beteiligten wichtige Fristen gewähren. Zunächst muss der Kunde dem Unternehmen eine generelle Erlaubnis erteilen, ein sogenanntes Mandat, Geld überhaupt abbuchen zu dürfen. Das Unternehmen wiederum muss dem Kunden 14 Tage vorher mitteilen, welchen Betrag es abzubuchen gedenkt. Zwar können hier die Vertragsparteien auch kürzere Fristen vereinbaren, auf jeden Fall aber gilt: Eine Erstlastschrift muss fünf Bankarbeitstage und eine Folgelastschrift zwei Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin bei der Bank des Zahlungspflichtigen eintreffen.

Irrtümern und vergeblichen Abbuchungsversuchen vorbeugen

Die größten europäischen Banken
Banco Santander Quelle: REUTERS
UBS Quelle: REUTERS
Lloyds Banking Quelle: dapd
ING Quelle: dapd
Société Générale Quelle: dpa
Royal Bank of Scotland Quelle: dapd
Crédit Agricole Quelle: dpa

Die Vorschrift soll Irrtümern und vergeblichen Abbuchungsversuchen vorbeugen. Die Kunden sollen genügend Zeit bekommen, ihr Konto rechtzeitig aufzufüllen. Und die Bank soll innerhalb der Fünf-Tages-Frist prüfen können, ob die Erlaubnis zur Abbuchung, das Sepa-Mandat, tatsächlich vorliegt. „Für die Unternehmen bedeutet das allerdings, dass sie ihre Prozesse anpassen müssen, um keine Liquiditätsnachteile zu erleiden“, sagt Klaus Windheuser, Leiter Cash Management und Internationales Geschäft der Commerzbank.

Das Prozedere birgt für die Unternehmen weitere Risiken. Fehlt ein gültiges Mandat, können Kunden eine Lastschrift noch bis zu 13 Monate später rückgängig machen. „Das setzt zum Beispiel viele E-Commerce-Unternehmen unter Druck, die in der Regel keine schriftliche, sondern nur eine elektronisch übermittelte Lastschriftvollmacht ihrer Kunden vorliegen haben“, sagt PwC-Experte Schräder.

Wie ein gültiges Sepa-Mandat konkret aussehen soll, darüber streiten sich zurzeit die deutsche Kreditwirtschaft und zahlreiche Wirtschaftsverbände. Betroffen sind vor allem Branchen, die wie Versicherungen, Telekommunikationsanbieter, Stromversorger, Online-Händler oder auch Verlage regelmäßig und massenhaft Geld von den Konten der Konsumenten einziehen. Vor allem kleinere E-Commerce-Anbieter fürchten um Kundschaft, weil diese mit einem zusätzlichen Aufwand rechnen muss.

„Kaum ein Online-Kunde wird es akzeptieren, statt wie früher per Mausklick die Einzugsermächtigung zu erteilen, künftig zum Postkasten rennen zu müssen, um im digitalen Zeitalter seinem Online-Shop ein handschriftlich unterzeichnetes Sepa-Mandat zukommen zu lassen“, sagt Ingmar Böckmann, E-Commerce-Experte des Bundesverbands des Deutschen Versandhandels. Bisher verlange die Kreditwirtschaft nämlich ein per Hand unterschriebenes Papier. Oder die Bank akzeptiere nur beweissichere E-Mails mit elektronischer Signatur, die die Identität des Absenders bestätigen. Diese Anforderung sei jedoch „hanebüchen“, zumal es in Deutschland noch gar keine geeignete qualifizierte elektronische Signatur gebe, die für Verbraucher und Unternehmen bezahlbar sei.

Fachleute wie Bitkom-Experte van den Berg hoffen allerdings auf Verhandlungsbereitschaft bei den Banken. Die Deutsche Kreditwirtschaft habe Ende Februar die Erteilung eines Sepa-Mandats per Fax oder E-Mail immerhin schon mal in die Liste der möglichen Übermittlungswege mitaufgenommen.

Schwierigkeiten bringt das künftig erforderliche Sepa-Mandat Unternehmen, die viel Einmal-Besteller im Internet haben oder die jeden Monat einen anderen Betrag vom Konto ihrer Kunden abbuchen wollen. Sie alle müssen 14 Tage vorher ihren Kunden per Post, E-Mail oder SMS mitteilen, welche Summe fällig wird. Versandhandelsvertreter Böckmann geht davon aus, dass diese neuen Fristen gegenüber Schuldner und Bank dazu führen werden, dass sich Zahlungsströme für Unternehmen mit vielen Lastschriften verschieben werden: „Das Geld geht tendenziell später ein als heute, die Zeit muss überbrückt werden.“ Böckmann glaubt, dass viele Online-Händler deshalb auf andere Zahlungssysteme wie etwa Paypal, Yapital oder Easy Click umsteigen werden.

Zeitschriftenabos

Die deutschen Zeitungs- und Zeitschriftenverleger bangen um einen Teil ihrer rund 80 Millionen Abonnenten. Rund 60 Prozent der Abos werden über Lastschriftverfahren abgewickelt, etwa die Hälfte telefonisch oder online akquiriert. Bei Tests eines großen deutschen Presseverlags schnellte die Abbruchquote im Abo-Telefonvertrieb um 30 Prozent hoch: Weil die Callcenter-Mitarbeiter Kunden nach dem erfolgreichen Verkaufsgespräch am Telefon aufforderten, dem Verlag doch, bitte schön, per Post eben noch eine eigenhändig unterschriebene Einzugsermächtigung zuzuschicken.

„Auf Rechnungszahlung umzustellen wäre für uns auch keine Alternative“, sagt der Vertriebsmann eines großen Verlagshauses. „Wer jeden Monat eine Abrechnung zugeschickt bekommt und deswegen eine Überweisung schreiben muss, kündigt im Schnitt weitaus schneller als derjenige, von dessen Konto die Abo-Kosten bequem abgebucht werden.“

Versicherungskonzerne lassen sich die Einwilligung zum Lastschriftverfahren schon immer schriftlich gleichzeitig mit der Vertragsunterzeichnung erteilen. Künftig muss dies allerdings auf einem separaten Dokument erfolgen. Das bringt viel Mehrarbeit. „Wir mussten das Sepa-Mandat als neuen Dokumententyp definieren, dessen Weiterverarbeitung und Verteilung sicherstellen und eine Vielzahl von weiteren Softwaresystemen umstellen“, sagt Jürgen Fesl, der für Sepa verantwortliche Fachbereichsleiter bei der Allianz. „IBAN und BIC spielen in allen Versicherungsverträgen, Datenbanken und Dialogoberflächen, aber auch in allen Briefen und Formularen eine Rolle.“ Insgesamt stecke die Allianz Deutschland einen zweistelligen Millionenbetrag in die Sepa-Umstellung.

Wie sehr die deutsche Wirtschaft unter Zeitdruck steht, lässt sich daran ablesen, dass die Bundesbank Ende Februar erst 220.418 Gläubiger-Identifikationsnummern vergeben hatte, die jeder braucht, der das Sepa-Lastschriftverfahren nutzen will. Das ist extrem wenig, gemessen an 3,6 Millionen Unternehmen und 580.000 Vereinen hierzulande, die die Nummern benötigen. Sie dürfen vom 1. Februar 2014 keine Abbuchungen von den Konten ihrer Kunden oder Mitglieder vornehmen.

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Bei Würth in Künzelsau grübelt Sepa-Experte Wild derweil schon über den einen oder anderen Teufel im Detail. So befürchtet er, dass die Buchhalter bei Würth rund 20 Prozent der eingehenden Zahlungen künftig viel stärker bearbeiten müssen als früher. Denn bei den IBAN- und BIC-Überweisungen haben die Kunden nur noch 140 Zeichen Platz, um den Verwendungszweck für ihre Zahlung zu beschreiben. Bisher sind es bis zu 270 Zeichen.

„Wie bei Twitter werden Kunden aufgrund der Kürze enorme Kreativität entfalten und jede Menge Kürzel verwenden“, schätzt Wild. „Das macht eine automatische Bearbeitung schier unmöglich.“ Im Klartext: Die Würth-Buchhalter werden künftig ganz schön herumrätseln, was der eine oder andere Kunde mit seiner Verschlüsselung à la Twitter wohl bezahlt hat.

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