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Postzustellung per E-Mail Was der elektronische Brief bringt

Deutschland steht vor dem Start des elektronischen Briefes. Die Praxis zeigt: Unternehmen, die das neue rechtsverbindliche System testeten, sind von den Einsparmöglichkeiten angetan.

Ein Postbote sortiert Briefe. Quelle: dpa/dpaweb

Jan Oetjen wollte der Schnellste sein. Also bot der Vorstand des Internet-Unternehmens 1&1 im rheinland-pfälzischen Montabaur etwas an, was es erst demnächst geben soll. Wer Kunde einer der beiden 1&1-Töchter GMX oder Web.de sei, so Oetjen am vergangenen Dienstag, dürfe sich schon jetzt kostenlos vorregistrieren lassen: für den künftigen rechtsverbindlichen elektronischen Brief namens De-Mail. Wenn der auf den Markt komme, so Oetjen, habe jeder, der sich jetzt anmelde, die gewünschte Adresse schon mal sicher.

Die Aufforderung Oetjens an die rund 26 Millionen Web.de- und GMX-Kunden war wohlkalkuliert und zielt auf einen neuen großen Spieler im Geschäft mit der Internet-Kommunikation: die Deutsche Post. Deren Brieftochter geht kommenden Donnerstag mit dem seit Monaten mit Spannung erwarteten elektronischen Brief namens E-Postbrief an den Markt.

Das Angebot ist das strategisch wichtigste Projekt des Logistikkonzerns. Zusätzlich zu den vorhandenen Briefkästen, Briefmarken und Briefträgern bietet der 30-prozentige Staatsriese künftig auch eine Art Briefkasten im Internet, der wie eine elektronische Schaltzentrale funktioniert. Über die soll künftig möglichst viel Korrespondenz laufen. Um auf Nummer sicher zu gehen, müssen sich die Nutzer dazu mit ihrem Personalausweis registrieren. Damit ist jeder eindeutig identifiziert. Dadurch soll insbesondere der Abschluss rechtsverbindlicher Geschäfte auf elektronischem Weg möglich werden.

Neue Briefdienste

Die Sommertage 2010 markieren eine Wende im Briefverkehr – durch Einführung einer bundesweit gültigen, staatlich anerkannten E-Mail-Adresse namens De-Mail. Das erforderliche De-Mail-Gesetz wird noch in diesem Jahr verabschiedet. Dann müssen personenbezogene Daten wie Kontoauszüge oder Krankheitsdaten nicht mehr persönlich oder per Brief zugestellt werden, um rechtsgültig zu sein.

Die Folgen der Elektronisierung sind gravierend. Ein großes Risiko trifft die Deutsche Post. Denn mit seinem E-Postbrief kannibalisiert der bisherige Marktführer sein bröckelndes Beinahe-Monopol im Briefgeschäft. Gleichzeitig wittern Internet- und Telekommunikationskonzerne wie Deutsche Telekom und 1&1 neue Einnahmequellen, die bisher großenteils der Post vorbehalten waren.

Entsprechend heftig wird der Wettbewerb, der sich anbahnt. Aus Sorge, sie könnte künftigen Konkurrenten den Weg bereiten, zog sich die Deutsche Post vor gut einem Jahr aus einem Konsortium zurück, das in Friedrichshafen am Bodensee das De-Mail-System testete. Der gelbe Riese setzt lieber auf das eigene System.

Im Gegenzug wagt sich 1&1 auf den Briefmarkt. Das Unternehmen bietet Web.de.-und GMX-Kunden an, deren elektronische Dokumente künftig auszudrucken, zu kuvertieren und als echten Brief zustellen zu lassen — natürlich nicht von der Post, sondern von deren Konkurrenten. Für den Service, auch Hybridbrief genannt, verlangt der Portalbetreiber54 Cent, einen Cent weniger als die Post für ihren Standardbrief. Der Service ziele vor allem „auf Gelegenheitsschreiber, die gerade keine Briefmarke zur Hand haben, oder Vereinsvorsitzende, die Rundbriefe an 200 Mitglieder verschicken müssen“, sagt 1&1-Vorstand Oetjen.

Den Nutzen der Elektronisierung genießen Unternehmen und Konsumenten gleichermaßen. Für sie wird vieles preiswerter, einfacher und sicherer: Jede rechtlich relevante Korrespondenz — ob Rechnung, Versicherungsvertrag, Behördenantrag, Kaufangebot oder schlicht die einfache vertrauliche E-Mail — kann bald ohne Briefmarke und Papier einfach über das Internet laufen. Allein Versicherungen erwarten Einsparungen von mehreren Millionen Euro pro Jahr, wenn sie künftig sämtliche Policen und Anträge durch den Äther schicken können.

Der Vorstandssprecher des Quelle: dpa

Dass sich De-Mail durchsetzt, sobald das Gesetz verabschiedet ist, davon sind Experten überzeugt. Es folgt einem Mantra: Einfachheit. De-Mail funktioniere „ohne zusätzliche Installationen, nur durch Einloggen über den Browser“, sagt Jens Dietrich, zuständiger Projektleiter im Bundesinnenministerium. Die Nutzer finden sich „in einer Umgebung wieder, die sie über die bekannten E-Mail-Portale schon gut kennen“. Indem sich die Anbieter beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) akkreditieren lassen müssen, sei die Sicherheit gewährleistet.

Die Praxis scheint den Optimisten recht zu geben. Das zeigen die ersten Versuche mit dem elektronischen Brief in Friedrichshafen am Bodensee, wo Unternehmen, Behörden und Bürger über mehrere Monate das De-Mail-System ausprobierten. Die Erfahrungen seien „sehr positiv“, sagt Projektleiter Dietrich.

Autozulieferer ZF entschied sich, Gehaltsmitteilungen an 50 ausgewählte Mitarbeiter nicht mehr per Brief, sondern per De-Mail zu ver-schicken. Dafür erhielten die Teilnehmer drei Monate lang eine eigens für das Projekt geschaffene De-Mail-Adresse. Technikaffine Youngster und ältere Kollegen testeten den Probelauf freiwillig. Ihre Beurteilung war eindeutig: 45 von 50 würden auch in Zukunft ihre Gehaltsabrechnung als elektronische Post bevorzugen und an Kollegen weiterempfehlen.

Zufriedene Nutzer, hohes Sparpotenzial.

Für das Unternehmen würde sich die Umstellung auf De-Mail auszahlen. Das Sparpotenzial sei „hoch“, sagt ZF-Projektleiter Martin Frick. Bei 37 000 Mitarbeitern in Deutschland könnte ZF mehr als 136 000 Gehaltsbriefe pro Jahr elektronisch verschicken, wenn jeder dritte Mitarbeiter mitmacht. Da könnten mehrere Zehntausend Euro zusammen kommen.

In Wirklichkeit sind elektronische Gehaltsabrechnungen jedoch nur „ein erster Anwendungsfall“, sagt Frick. Wichtiger sei die Übermittlung elektronischer Rechnungen, die mit mittelständischen Unternehmen meist noch über den klassischen Papierweg läuft. „Hier sprechen wir über ganz andere Mengen“, sagt Frick – und über ganz andere Beträge.

Die große Frage für Deutsche Post und alle anderen Anbieter lautet: Wie viel sind die Nutzer bereit, für eine De-Mail, die sie selbst verschicken, zu bezahlen. Der Online-Versicherer HUK24, der per De-Mail mit ausgewählten Kunden Antragskopien, Versicherungsbestätigungen, Rechnungen und sensible persönliche Daten austauschte, befragte die Testkunden anschließend. „Es gibt eine Zahlungsbereitschaft der Kunden“, resümiert HUK24-Vorstand Detlef Frank. Insgesamt zeigte sich, dass jeder zweite Teilnehmer für eine De-Mail, die er schreibt, bis zu 25 Prozent dessen zahlen würde, was die Deutsche Post zurzeit für einen entsprechenden Brief verlangt. Weitere 30 Prozent würden sogar bis zur Hälfte zahlen. Für ein Einschreiben mit Rückschein zum Preis von 3,85 Euro würden Nutzer der elektronischen Variante etwa einen Euro zahlen. Der Absender einer De-Mail würde dann umgehend informiert, sobald der Empfänger die Nachricht gelesen hat.

Gerade Versicherungen drängen auf schnelle Umsetzung des De-Mail-Gesetzes. Grund: Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, bedienen sich die Unternehmen der Assekuranz nicht selten umständlicher Wege. So bekommen Kunden des Online-Versicherers Cosmos Direkt zum Beispiel passwortgeschützte PDF-Dateien auf den Rechner, die sie dann über separat zugeschickte Passwörter öffnen können. Alternativ erhalten sie auf der Web-Seite des Unternehmens einen eigenen Account, der alle Versicherungsdaten und Policen speichert. Meist haben Kunden aber noch weitere Accounts bei anderen Versicherern, Telekommunikationsunternehmen und Finanzdienstleistern. Das alles verkompliziert die Nutzung der Online-Dienste. Optimal wäre es, wenn der Kunde all seine Daten zentral verwalten könnte – etwa auf seinem De-Mail-Konto.

Jim Hagemann Snabe (r) und Quelle: dpa

Darum ging es bei den 60 Testkunden, mit denen Cosmos Direkt in Friedrichshafen zusammenarbeitete. Die schickten per De-Mail vertrauliche Daten wie Mitteilungen über das Einkommen etwa zur Berechnung der Lücke zwischen dem heutigen Einkommen und der späteren Rente – mit „großem Erfolg“, sagt Projektleiter Frank Färber. Die Kommunikation werde durch De-Mail „wesentlich vereinfacht“.

Für Unternehmen könnte sich eine Registrierung bei einem De-Mail-Anbieter positiv auf das Geschäft auswirken. Anne Schmieder etwa ist als Chefin eines Übersetzungsbüros in Friedrichshafen auf sichere Kommunikation existenziell angewiesen. Sie übersetzt streng vertrauliche Dokumente wie Verträge, Bedienungsanleitungen neuer Geräte oder Bilanzen in jede Sprache der Welt. „Ich unterschreibe Vertraulichkeitserklärungen, doch die Dokumente werden häufig unverschlüsselt als E-Mail-Anhang verschickt“, sagt Schmieder, die an dem Projekt in Friedrichshafen teilnahm.

Kritische Masse

Die Unternehmerin vom Bodensee sieht in dem sicheren elektronischen Brief denn auch eine große Chance und will künftig alle ihre 22 Mitarbeiter mit sicheren De-Mail-Adressen ausstatten. Dadurch erhofft sie sich einen Wettbewerbsvorteil und will künftig auf den besonderen Service hinweisen, sobald es das Angebot gibt. „Nutzen Sie die Möglichkeit der hundertprozentig sicheren Übertragung?“ soll dann in der E-Mail-Signatur des Übersetzungsbüros stehen.

Ob das alles noch in diesem Jahr Wirklichkeit wird, hängt auch davon ab, ob es den beteiligten Unternehmen gelingt, die erforderliche Zahl an Kunden zu gewinnen. „Nur wenn ein System genügend Mitglieder hat und jeder mit jedem kommunizieren kann, steigt der Nutzen für alle“, sagt 1&1-Vorstand Oetjen. Sollte die Deutsche Post ihren E-Postbrief als geschlossenes System betreiben, das nur Post-Kunden offensteht, würde sie sich damit selbst ins Abseits stellen. Experten erwarten aber, dass der Konzern seinen E-Postbrief beim BSI akkreditieren lässt, sobald das Gesetz in Kraft ist.

Je mehr E-Mail-Anbieter sich dem Verbund anschließen, desto „größer wird die Zahl der Nutzer und der Einsatzmöglichkeiten“, sagt Burkard Bauer, IT-Manager bei der Gothaer Versicherungsgruppe. Bei jährlich rund 18 Millionen Briefen, die Gothaer verschickt, sei jede Lösung interessant, die kostensparend wirke. Durch Werbung von 1&1, Deutsche Post und Deutsche Telekom werde die kritische Masse schnell erreicht. In Friedrichshafen meldeten sich 1,4 Prozent der Bürger ohne Werbung in sechs Monaten für De-Mail an. Auf Deutschland hochgerechnet wären das zwei Millionen Nutzer pro Jahr — konservativ gerechnet.

Die Deutsche Post plane, so ist aus Branchenkreisen zu hören, ein Marketingbudget von 80 Millionen Euro ein — nur für die Umstellung der Postleitzahlen von vier auf fünf Ziffern gab sie mehr Geld. Zudem setzt sie auf große Partner: den Autofahrerclub ADAC, den Versicherungsriesen Allianz und den Softwarekonzern SAP. Der IT-Riese aus Walldorf könnte dem E-Postbrief Schub verleihen. Wenn SAP-Kunden, meist Konzerne, aus ihren Buchhaltungssystemen heraus Rechnungen per E-Mail verschicken können, dürften auch kleinere Unternehmen aufspringen. In der Schweiz hat das funktioniert.

Auch der Preis entscheidet über den Erfolg des elektronischen Briefes. Experten sehen ihn bei 15 bis 20 Cent. Die Post hütet den Betrag wie ein Staatsgeheimnis. Nur so viel drang durch. Derweil versucht sie vor allem zu verhindern, dass auch ihr E-Postbrief den Namensteil „de-mail“ in der Adresse tragen muss, wie es das Bundesinnenministerium vorsieht. Die Post-Manager protestierten: „De-Mail“ habe in dem E-Postbrief nichts zu suchen.  

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