Früher gab es in Unternehmen mit vielen Geschäftsreisenden eine Reisestelle. Die buchte Flüge und Hotels, manchmal selbst, manchmal mit Hilfe eines Reisebüros. Viel falsch machen konnte man dabei nicht, weil Flugtarife überall identisch waren. Theoretisch zumindest – wie gut ein Reisestellenleiter war, zeigt sich an seinem Geschick, mit Fluggesellschaften Rabatte oder Rückvergütungen auszuhandeln.
Bei Autovermietern und Hotelkonzernen war das einfacher, die boten meist von sich aus Prozente gegen Geschäft an – und längst nicht immer wurde mit Sanktionen bestraft, wer die in den Verträgen festgelegten Umsätze nicht schaffte. Vor, während und nach der Reise waren die Reisestellen außerdem Ansprechpartner für die Reisenden selbst, ansonsten kontrollierten sie Rechnungen und Lieferscheine und achteten darauf, dass stornierte Tickets gutgeschrieben wurden.
Überblick über Flugtarife ist schwierig
Mittlerweile hat sich das Geschäft grundlegend geändert. Flugtarife gibt es so viele, dass der Überblick längst abhanden gekommen ist, zumal sie sich ständig ändern. Gebucht wird nicht mehr wie früher über Telefon oder Fax und Reisebüro sondern vor allem über das Internet – direkt bei der Airline, über ein Reiseportal oder über eines der speziell für Geschäftsreisende entwickelten Online-Buchungssysteme.
Anders als früher leben die Reisebüros nicht mehr von den Ticketprovisionen – mittlerweile zahlen Firmenkunden Gebühren für jede Leistung. Rabattverträge mit Airlines, Hotels und Autovermietern gibt es immer noch – aber inzwischen kontrollieren die Reiseanbieter, ob die vom Kunden in Aussicht gestellten Umsätze wirklich erreicht werden. Bezahlt wird nicht mehr durch Überweisung nach Rechnung sondern mit Kreditkarte. Und kontrollieren muss eigentlich keiner mehr – wo es wirklich ein lückenloses System ohne Medienbrüche gibt, geht das automatisch. Im Idealfall zumindest.
Den anzustreben ist eine Lebensaufgabe. Was bedeutet das für das Reisemanagement? Der Reisestellenleiter heißt inzwischen Reisemanager, und meist hat er deutlich weniger Personal als früher. Und es gibt Kritiker, die halten auch den Reisemanager für entbehrlich und plädieren dafür, alles, was mit Geschäftsreisen zu tun hat, aus dem Haus zu geben und an einen externen, meist billigeren Dienstleister auszulagern.
Diese Meinung teilt Peter Schmid, Prinzipal der auf strategischen Einkauf und Lieferkettenmanagement spezialisierten Unternehmensberatung BrainNet nicht. „Um das strategische Fundament, also um die Aufsetzung der Prozesse für Reisegenehmigung, Buchung, Einkauf, Abrechnung oder Kommunikation, muss sich jemand aus dem Unternehmen kümmern“, fordert Schmid, „ob der den Titel Travel Manager hat, ist nicht entscheidend.“
