Steuerfahnder Was tun, wenn der Betriebsprüfer kommt?

Das Finanzamt im Haus zu haben, ist für die meisten Unternehmer keine angenehme Vorstellung. Wer seine Buchführung im Griff hat, hat aber wenig zu befürchten. Und wer bei der Steuer falsche Angaben gemacht hat, kann den Schaden im Vorfeld begrenzen. Sich gut vorzubereiten und sich über seine Rechte und Pflichten bei einer Betriebsprüfung zu informieren, nützt in jedem Fall.

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Wenn der Prüfer kommt, müssen alle Bücher gut sortiert sein. Quelle: Archiv

KÖLN HB. Im Film "Taxman - Der Steuerfahnder von Brooklyn" deckt Steuerfahnder Al Benjamin unter Lebensgefahr einen Steuerbetrug in Milliardenhöhe auf, eingefädelt von der russischen Mafia und einem US-Ölkonzern. Im wirklichen Leben sind Steuerfahnder in den Augen der Öffentlichkeit selten Helden. Auch ihre Kollegen, die zur Betriebsprüfung ins Haus kommen, sind nicht besonders beliebt. Aber eine Betriebsprüfung muss keine Katastrophe sein. Denn wer sich gut darauf vorbereitet, hat von Finanzbeamten wenig zu fürchten.

Regelmäßig überprüft werden nur Großunternehmen. Bei kleinen und mittleren Unternehmen sieht das anders aus: "Die Unternehmen werden nach dem Zufallsprinzip ausgewählt", erklärt Steuerberaterin Birgit Peters von der Kanzlei Konlus aus Bergisch Gladbach. Nach Zahlen des Bundesfinanzministeriums von 2007 müssen Großunternehmen im Schnitt alle viereinhalb Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen, mittlere Unternehmen hingegen alle 13 Jahre und kleine Unternehmen sogar nur alle 26 Jahre. Wie häufig die Beamten vor der Tür stehen, hängt häufig auch davon ab, ob das Finanzamt Bedarf für eine Überprüfung sieht. "Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Beamten feststellen, dass sich im Kosten- oder Umsatzbereich Schwankungen ergeben, die nicht plausibel sind", sagt Peters. Es kann aber auch genügen, dass das Finanzamt zum Beispiel einen Zulieferer überprüft: Wenn er eine Rechnung gestellt hat, die Fragen an das belieferte Unternehmen aufwirft, klingeln die Beamten oft auch dort.

Unangemeldet, so wie Steuerfahnder, kommen die Prüfer allerdings nicht. Etwa zwei bis vier Wochen vor dem Besuch bekommt das betreffende Unternehmen eine Benachrichtigung. Den endgültigen Termin sprechen Betriebsprüfer und zu prüfender Unternehmer meistens telefonisch ab, denn wenn alle Verantwortlichen krank oder im Urlaub sind, ist die Prüfung kaum möglich. "Man hat also ausreichend Zeit, sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten", sagt Peters.

Das sollten Unternehmer nutzen - besonders, wenn sie sich etwas haben zuschulden kommen lassen. Denn der Zeitraum zwischen Benachrichtigung und Betriebsprüfung gibt Steuersündern die Möglichkeit, sich selbst anzuzeigen. Dann müssen sie zwar die nicht bezahlten Steuern nachzahlen, kommen aber um eine größere Strafe herum. "Diese Möglichkeit sollte man auf jeden Fall wahrnehmen", sagt Peters. Generell gilt: Wer seine Bücher immer in Ordnung hält, ist am besten vorbereitet. "Eine gute und nachvollziehbare Dokumentation ist sehr hilfreich", bestätigt der Bremer Fachanwalt für Steuerrecht Benno Grunewald: "Damit kann man viel Ärger und Stress vermeiden."

Wenn die Beamten erst im Haus sind, wollen sie sehen, ob der Unternehmer seine Bücher ordnungsgemäß geführt hat. In der Regel prüfen sie die Bücher des Jahres, in dem der Unternehmer seine bisher letzte Steuererklärung gemacht hat, und die Bücher der zwei Jahre davor. Seit Januar 2002 dürfen Betriebsprüfer auch auf elektronische Finanzdaten zugreifen. Einige Beamte sehen sich zudem stichprobenartig Rechnungen und Belege an. "Manche Prüfer nehmen es sehr genau, andere weniger", sagt Rechtsanwalt und Steuerberater Harald Halbig von der Münchner Kanzlei Hans, Dr. Popp & Partner. "Es ist Glückssache, was für einen Prüfer man bekommt."

Gegen einen strengen Finanzbeamten kann ein Unternehmer kaum etwas tun - die Pflichten, die er während der Prüfung seines Unternehmens hat, sind deutlich größer als die Rechte. Mögliche Nachzahlungen kann er höchstens während des Schlussgesprächs mit viel Verhandlungsgeschick noch mindern.

Alles müssen sich Mittelständler dennoch nicht von den Betriebsprüfern gefallen lassen. Vor allem, wenn diese einen größeren Zeitraum als die vergangenen drei Jahre unter die Lupe nehmen wollen, müssen Unternehmer nicht mitarbeiten. "Es kommt häufig vor, dass der Beamte die Prüfung erweitern will mit dem Argument, er habe eine Steuerhinterziehung entdeckt", erklärt Steuerrechtsexperte Grunewald. "Dann ist mit Kooperation nichts zu machen." Erstens müssen die Prüfer diesen Vorwurf belegen können. Zweitens kommt damit das Steuerstrafrecht ins Spiel - und die Pflicht zur Mitwirkung des Verdächtigen steht gegen das Recht, sich nicht selbst belasten zu müssen. "Das ist eine schwierige Situation", sagt Grunewald. "Man sollte dann gar nichts sagen. Die Beweislast liegt in diesem Fall bei der anderen Seite."

Die Praxis, Steuerhinterziehung zu vermuten und sich mehr Unterlagen als erlaubt anzusehen, wird Grunewald zufolge immer populärer. Auch die Prüfungen selbst stehen seiner Erfahrung nach immer häufiger ins Haus: "Der Staat sieht Betriebsprüfungen als Einnahmequelle, die Frequenz wird also bestimmt steigen." Ein Grund mehr, gut vorbereitet zu sein."

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