Düsseldorf Sommer ist Urlaubszeit. Doch wer sich nicht rechtzeitig um seine Erholungstage kümmert, muss damit rechnen, dass sie verfallen. Wie viel Urlaub Arbeitnehmern zusteht, wann der Chef die freien Tage verweigern darf und wann Urlaub wirklich Urlaub ist – die wichtigsten Fragen und Antworten zum Urlaubsanspruch.
Wer muss beim Urlaub die Initiative ergreifen – Arbeitnehmer oder -geber?
Momentan muss noch der Arbeitnehmer die Initiative ergreifen. „Nach bisheriger deutscher Rechtsprechung ist es so, dass ein Arbeitnehmer seinen Anspruch verliert, wenn er seinen Urlaub nicht selbst bis zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres beim Chef beantragt hat.“, sagt Aribert Panzer, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Schultze und Braun. Doch es gibt mittlerweile mehrere Entscheidungen deutscher Landesarbeitsgerichte, die besagen, dass die Initiative zur sogenannten Urlaubsgewährung vom Arbeitgeber kommen muss – entgegen der bisherigen Ansicht des Bundesarbeitsgerichts. Dessen Richter haben sich nun an den Europäischen Gerichtshof gewandt, der entscheiden muss, welche Partei dazu verpflichtet ist, die Initiative zu ergreifen. Wann die europäischen Richter eine Entscheidung treffen werden, ist laut Panzer noch unklar.
Wie muss der Urlaubsantrag erfolgen?
Das handhaben Unternehmen Panzer zufolge unterschiedlich. In manchen reicht die mündliche Absprache, in anderen wiederum müssen die Arbeitnehmer ihren Urlaub schriftlich beantragen oder der Arbeitgeber legt eine Liste aus, in der die Mitarbeiter ihre Präferenzen eintragen. Wichtig ist jedoch bei allen Arten von Urlaubsanträgen folgendes: Zum Urlaub wird der Urlaubswunsch rein rechtlich betrachtet erst dann, wenn der Arbeitgeber dem Antrag zugestimmt hat – also etwa, wenn er ihn schriftlich genehmigt. Fakt ist: Es muss für den Arbeitnehmer deutlich erkennbar sein, dass der Urlaub gewährt wurde.
Eines gilt jedoch unabhängig von der Form: „Der Arbeitnehmer muss sich vergewissern, dass sein Antrag beim Vorgesetzten angekommen ist und dieser ihn genehmigt hat“, sagt Susanne Toussaint, Rechtsanwältin beim Berufsverband „Die Führungskräfte“. Wer ohne Genehmigung Urlaub macht, muss mit einer Abmahnung rechnen. In manchen Fällen sogar mit einer fristlosen Kündigung.
Bis wann sollten Arbeitnehmer spätestens ihren Urlaub beantragen?
Weil der Urlaub im entsprechenden Kalenderjahr genommen werden muss, rät Arbeitsrechtler Panzer dazu, den Urlaub so frühzeitig wie möglich zu beantragen. Denn: Um besser planen zu können, vergeben Chefs nach seiner Erfahrung meist am Ende des ersten Quartals eines Jahres die Urlaubstage. „Das schließt aber natürlich nicht aus, dass Mitarbeiter auch schon im Januar in den Urlaub gehen oder auch in den anderen Quartalen noch Urlaub beantragen und nehmen können.“
Chef darf Urlaubsantrag ablehnen
Wann darf ein Chef den Urlaubswunsch seines Arbeitnehmers ablehnen?
Bei dringenden betrieblichen Belangen oder bei Urlaubswünschen anderer Mitarbeiter, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen. Beispielsweise, dann wenn ein Mitarbeiter schulpflichtige Kinder hat und deshalb nur in den Ferien mit ihnen verreisen kann. Das bedeutet aber nicht, dass kinderlose Arbeitnehmer niemals in der Hauptreisezeit Urlaub bekommen können: „In der Praxis werden sich die betroffenen Arbeitnehmer arrangieren“, sagt Toussaint. Gelingt das nicht, ist es die Pflicht des Chefs, einen tragfähigen Kompromiss zu finden.
Welchen Mindestanspruch auf Urlaub haben Arbeitnehmer?
Jedem Arbeitnehmer stehen laut Bundesurlaubsgesetz vier arbeitsfreie Wochen zu. Die Anzahl der Urlaubstage berechnet sich nach der Anzahl der Arbeitstage pro Woche. Bei einer Sechs-Tage-Woche – von der der Gesetzgeber ausgeht – dürfen Arbeitnehmer also mindestens 24 Tage im Jahr frei nehmen, bei einer Fünf-Tage-Woche, die in vielen Unternehmen die Regel ist, sind es 20 Tage. Wer nur einen Tag pro Woche arbeitet, hat Anspruch auf vier Urlaubstage. Schwerbehinderte erhalten Panzer zufolge bis zu fünf Urlaubstage zusätzlich: „Die gesetzlich festgelegte Mindestanzahl an Urlaubstagen ist aber nur eine Begrenzung nach unten. Man kann also durchaus sagen: Weniger Urlaubstage als die Mindestanzahl gehen nicht, mehr sind natürlich möglich.“
Gilt der Mindestanspruch auch für Führungskräfte?
Vorständen, Geschäftsführern und leitenden Angestellten auf den höchsten Führungsebenen wird dem Berufsverband „Die Führungskräfte“ zufolge oftmals vertraglich Urlaubssouveränität eingeräumt. Heißt: Die Führungskraft bestimmt selbst, wie viel Urlaub sie sich selbst genehmigt und wann sie ihren Urlaub nimmt.
Verfällt Urlaub immer, wenn ein Arbeitnehmer ihn nicht bis zum 31. Dezember genommen hat?
Nein. Es gibt Ausnahmen: zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter krank ist und seinen Urlaub daher nicht nehmen kann. Nach dem Bundesurlaubsgesetz hat der Arbeitnehmer dann die Möglichkeit, die Tage in das folgende Kalenderjahr zu übertragen und kann bei fortdauernder Krankheit den Urlaub bis zu 15 Monate nach dem Urlaubsjahr noch nehmen.
Was muss ein Urlaub leisten: Wann ist Urlaub wirklich Urlaub?
Urlaub heißt, dass der Arbeitnehmer sein Gehalt bekommt ohne dafür Arbeit erbringen zu müssen. „Urlaub dient hauptsächlich dem Gesundheitsschutz – also, dass sich der Arbeitnehmer erholen kann“, sagt Panzer. Aus diesem Grund sollte der Chef dem Mitarbeiter ermöglichen, mehrere Urlaubstage am Stück zu nehmen.
Krankheitstage sind keine Urlaubstage
Kann der Arbeitnehmer den Urlaub wann anders nehmen, wenn er krank wird?
Ja. Urlaubstage, an denen der Mitarbeiter krank ist, darf der Vorgesetzte nicht mit dem Urlaubsanspruch verrechnen. Voraussetzung: Der Arbeitnehmer hat eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das bedeutet aber nicht, dass er die Urlaubstage direkt nach der Erkrankung nehmen darf. Das muss erst der Chef genehmigen.
Inwieweit muss der Arbeitnehmer dafür Sorge tragen, dass er erholt aus dem Urlaub an den Arbeitsplatz zurückkehrt?
Laut Panzer gibt es keine Bestimmungen darüber, wie ein Arbeitnehmer sich in seinem Urlaub zu verhalten hat. Wenn er sich beispielsweise wegen einer Sportart verletzt, dann schließt die Krankheit Urlaub aus – oder anders formuliert: Wer krank ist, hat keine Erholung, also keinen Urlaub.
Der Arbeitgeber kann in einem solchen Fall jedoch prüfen, ob der Mitarbeiter eine besonders gefährliche Sportart ausgeübt hat, die als grobes Verschulden bewertet werden kann. Beispielsweise sind Amateurboxen und Drachenfliegen grundsätzlich hinzunehmen, nicht jedoch Kick-Boxen. Kann der Vorgesetzte seinem Mitarbeiter solch ein grobes Verschulden nachweisen, darf er ihm die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall verweigern.
Dürfen der Chef oder die Kollegen den Mitarbeiter im Urlaub stören?
Im Ausnahmefall ist es laut Panzer erlaubt, den Mitarbeiter in seinem Urlaub zu kontaktieren. Dieser ist aber grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, für Kollegen und den Chef erreichbar zu sein. „Im Idealfall sollten sich beide Seiten im Vorfeld dazu abstimmen, ob der Arbeitnehmer im Urlaub auch für Arbeitsbelange greifbar ist oder nicht“, rät Panzer. Der Arbeitsrechtler Sebastian Maiß rät: „Der Urlaub hat den Sinn, dass Mitarbeiter sich erholen. Deshalb sollen sie ihn selbstbestimmt nutzen“.
Mit anderen Worten: Wer während des Urlaubs im Dienst des Unternehmens steht, dessen Anspruch auf Erholungsurlaub bleibt laut Bundesurlaubsgesetz unerfüllt. Der Mitarbeiter könnte an einem anderen Tag Urlaub nehmen, weil er am eigentlichen Urlaubstag gearbeitet hat.
