Steuererklärung: So holen Sie sich als Pendler Geld zurück
So bekommen Sie Ihre Fahrtkosten mit der nächsten Steuerklärung erstattet.
Foto: imago images/Christian OhdeWer große Entfernungen zwischen Wohnung und Arbeit zurücklegen muss, greift über das Jahr gerechnet tief in die Tasche. In der Steuererklärung lässt sich jedoch ein Teil der Fahrtkosten wieder geltend machen. Oft sind Fahrtkosten sogar die größte Abzugsposition bei der Steuer. Wie es gelingt, die Ausgaben für die Fahrt zur Arbeit anzugeben.
Wie viel kann ich bei der Pendlerpauschale pro Kilometer von der Steuer absetzen?
Die Erstattung, die Sie aufgrund der Fahrkosten erhalten können, richtet sich danach, wieviele Kilometer Sie von ihrer Arbeit entfernt wohnen. Und danach, wie oft sie wöchentlich zur Arbeit fahren. So können Sie für jeden gefahrenen Kilometer einen festgelegten Betrag in ihrer Steuererklärung
angeben. Das ist die sogenannte Pendlerpauschale. Die erlaubt es, für die ersten 20 gefahrenen Kilometer pro Arbeitstag jeweils 30 Cent, in der Steuererklärung anzugeben. Ab dem 21. Kilometer Fahrtweg dürfen Berufspendler noch etwas mehr angeben. Dann liegt die Pauschale bei 38 Cent, die Sie pro Kilometer und Tag im Büro beziehungsweise der Arbeitsstelle angeben dürfen.
Kann ich die Pauschale für Hin- und Rückweg geltend machen?
Belege oder Nachweise brauchen Sie dafür nicht. Allerdings gilt die Pauschale an jedem Arbeitstag nur für die einfache Wegstrecke. Wer beispielsweise mit dem Arbeitgeber vereinbart hat, an zwei Tagen aus dem Homeoffice zu arbeiten und an den anderen drei Arbeitstagen zur Arbeitsstelle zu kommen, kann sich auch nur Fahrtkosten für drei Tage erstatten lassen.
Wenn Sie über die Mittagspause nach Hause fahren, dürfen Sie das nicht mit einbeziehen und auch wenn Sie an dem einen Arbeitstag hinfahren und am nächsten Tag zurück, können Sie nur die Hälfte der Pendlerpauschale (auch: Fahrtkosten- oder Entfernungspauschale) ansetzen. Das gilt bis auf wenige Ausnahmen. Und: Erstattet werden die Fahrtkosten für einen Weg zur ersten Tätigkeitsstelle, also zu der Einrichtung, welcher der Arbeitnehmer unbefristet für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses oder von vornherein mehr als 48 Monate zugeordnet ist. Sind die Umstände bei dem Beschäftigten anders, prüft das Finanzamt, ob der Arbeitnehmer zwei volle Arbeitstage pro Woche oder ein Drittel der Arbeitszeit im Betrieb tätig ist. Polizisten geben die Dienststelle an und Flugbegleiter oder Piloten den Heimatflughafen. Falls der Arbeitnehmer mehrere Arbeitsorte hat, kann der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstelle im Vertrag festlegen.
Das Finanzamt berücksichtigt von der kürzesten Straßenverbindung nur volle Entfernungskilometer. Sie können nur eine andere Straßenverbindung nehmen, wenn Sie so schneller den Arbeitsort erreichen. Welches Verkehrsmittel Sie nutzen, ist egal. Auch die Bahn kann man deshalb aus steuerlicher Sicht problemlos nehmen.
Wenn Sie mehrere Wohnungen haben, können Sie nur dann die weiter entfernte Wohnung für die Entfernungspauschale nutzen, wenn diese Ihren Lebensmittelpunkt darstellt. Das Kinderzimmer bei den Eltern zählt nur, wenn Sie sich mit an den Lebenshaltungskosten für Miete, Lebensmittel und Co. beteiligen. Eine Kostenbeteiligung von wenigstens zehn Prozent wird hier oft als Mindestwert genannt.
Das Finanzamt genehmigt bei einer Fünf-Tage-Woche üblicherweise maximal 230 Fahrttage im Jahr, bei einer Sechs-Tage-Woche sogar 280 Fahrttage im Jahr. Urlaubs- und Krankheitstage sowie Dienstreisen, die von zu Hause starten, müssen Sie abziehen. Und auch die Tage im Homeoffice können Sie nicht für die Entfernungspauschale nutzen. Stattdessen gibt es aber eine Homeoffice-Pauschale, die Sie dann nutzen können. Für jeden Tag, den Sie im Homeoffice arbeiten, dürfen Sie bis 2022 fünf Euro Pauschale absetzen. Das gilt im Jahr 2022 für maximal 120 Tage. 2022 können somit höchstens 600 Euro im Jahr abgesetzt werden. Für das Steuerjahr 2023 erhöht sich die Home-Office-Pauschale. Es können dann bis zu 210 Tage im Homeoffice geltend gemacht werden. Pro Tag gilt 2023 außerdem eine Pauschale von sechs Euro. Insgesamt sind also 1260 Euro möglich, die als Teil der beruflichen Ausgaben (Werbungskosten) steuerlich berücksichtigt werden.
Grundsätzlich können mithilfe der Entfernungspauschale maximal 4500 Euro im Jahr von der Steuer abgesetzt werden. Eine Ausnahme greift bei Autopendlern mit entsprechend langen Fahrtstrecken. Diese dürfen auch auf Basis der Entfernungspauschale mehr als 4500 Euro an Gesamtkosten absetzen.
Ansonsten gilt aber, dass Pendler höhere Kosten nachweisen. müssen, etwa mit Vorlage der Bahntickets. Bei einer doppelten Haushaltsführung können auch Familienheimfahrten mit einberechnet werden. Dazu sollten Sie aber ebenfalls die Fahrscheine beziehungsweise Belege aufheben.
Wichtig: Wie alle beruflichen Ausgaben wirkt sich auch die Entfernungspauschale nur aus, wenn die Ausgaben in Summe den Werbungskosten-Pauschbetrag übersteigen. Dieser Werbungskosten-Pauschbetrag ist 2023 auf 1230 Euro gestiegen (2022 waren es 1200 Euro). Dieser Wert wird immer berücksichtigt, höhere Werte nur bei entsprechenden Angaben.
Welche Verkehrsmittel kann ich für die Pendlerpauschale nutzen?
Grundsätzlich gilt die Kilometerpauschale unabhängig vom Verkehrsmittel. Die Pendlerpauschale kann also immer genutzt werden, egal ob Sie mit dem Zug, zu Fuß oder mit dem Fahrrad zur Arbeit kommen.
Bei Fahrten mit Bus, Bahn oder Zug können Sie wählen, ob Sie die Kosten mit der Pendlerpauschale geltend machen (bis maximal 4500 Euro) oder höhere Ausgaben mit Belegen nachweisen. Autofahrer können auch mit der Entfernungspauschale höhere Werte als die 4500 Euro absetzen. Das Bundesverfassungsgericht hat diese Ungleichbehandlung von Autopendlern und Bahnpendlern schon vor einigen Jahren für verfassungsgemäß erklärt.
Wenn Sie für den Weg zur Arbeit verschiedene Verkehrsmittel nutzen, dann müssen Sie die Entfernung ermitteln, die für die kürzeste Straßenverbindung gilt. Und dann geben Sie an, wie viele Kilometer Sie mit welchem Verkehrsmittel zurückgelegt haben.
Was gilt bei Dienstwagen?
Stellt der Arbeitgeber einen Dienstwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung, können Sie für Fahrten zur Arbeit trotzdem die Pendlerpauschale absetzen. Allerdings muss zugleich der Mehrwert aus der Privatnutzung des Dienstwagens versteuert werden. Meist erfolgt das mit der pauschalen Ein-Prozent-Methode: Jeden Monat müssen Sie ein Prozent des Bruttolistenneupreises des Dienstwagens versteuern. Für Fahrten zur Arbeit kommen monatlich noch 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer hinzu, die also ebenfalls das steuerpflichtige Einkommen erhöhen. Letzteres ist eine Art Ausgleich dafür, dass Dienstwagennutzer die Pendlerpauschale beanspruchen können, obwohl ihnen weniger oder gar keine Autokosten entstehen.
Was gilt bei Fahrgemeinschaften?
Jeder Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft kann die Entfernungspauschale ansetzen. Aber: Umwege, um einen Teilnehmer abzuholen, werden nicht mit einberechnet.
Was gilt bei einem Jobticket?
Manchmal erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber Fahrkarten oder Zuschüsse für den öffentlichen Nahverkehr. Darauf müssen keine Steuern gezahlt werden, wenn der Beschäftigte das Ticket zusätzlich zum Gehalt bekommt. Dieser Zuschuss muss in der Steuererklärung mit angegeben werden, damit das Finanzamt die Entfernungspauschale entsprechend kürzen kann. Eine Alternative: Der Arbeitgeber kann seinem Mitarbeiter ein Jobticket überlassen und führt dafür pauschal 25 Prozent Lohnsteuer ab. Dann wird die Pendlerpauschale nicht gekürzt.
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Wie kann ich Steuern bei der Pendlerpauschale sparen?
Ideale Route wählen:
Mit Routenplanern aus dem Internet, zum Beispiel Google Maps, lässt sich die kürzeste Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstelle bestimmen. So werden die Finanzbeamten auch vorgehen, wenn sie später Ihre Angaben auf Plausibilität überprüfen. Grundsätzlich fällt die Pendlerpauschale umso höher aus, je länger die Strecke in Kilometern ist. Doch das Finanzamt wird eine längere Streckenalternative nur berücksichtigen, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig genutzt wird. Teils haben Finanzgerichte eine Mindest-Zeitersparnis von 20 Minuten als Grenze angesetzt. Solch eine feste Anforderung gibt es aber nicht mehr. Auch ohne Zeitersparnis können andere Umstände eine bestimmte Route als offensichtlich verkehrsgünstiger erscheinen lassen, etwa bei großen Bauarbeiten.
Lohnsteuerermäßigung nutzen:
Sie können bereits im Laufe des Jahres weniger Steuern zahlen, indem Sie einen Antrag zur Lohnsteuerermäßigung stellen. Das hat nicht direkt mit der Pendlerpauschale zu tun. Aber diese bildet dabei einen besonders wichtigen Kostenblock. Durch den Lohnsteuerfreibetrag werden steuerliche Abzugsbeträge schon beim monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigt und nicht erst im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Das geht aber nur, wenn wenigstens 600 Euro an zusätzlichem Abzug über dem Werbungskosten-Pauschbetrag geltend gemacht werden. Weil der allgemeine Werbungskosten-Pauschbetrag ohnehin automatisch berücksichtigt wird (2022 sind das 1200 Euro, seit 2023 1230 Euro), muss also eine Gesamtsumme von 1800 beziehungsweise 1830 Euro erreicht werden.
Zu den abziehbaren Aufwendungen zählen Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen. Sofern ein Lohnsteuerfreibetrag genutzt wird, besteht damit automatisch die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung. Erst dann wird die finale Steuerlast errechnet, der Lohnsteuerabzug bleibt rein vorläufig.
Reisekosten geltend machen:
Wenn Sie beruflich Ihren Arbeitsplatz verlassen, etwa für eine Auswärtstätigkeit, stellt dies eine Dienstreise dar. Anders als bei den Fahrtkosten zur Arbeit, kann hier für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale abgesetzt werden, nicht nur für die einfache Strecke. Pro Kilometer sind 0,30 Euro steuerlich absetzbar. Eine höhere Pauschale ab dem 21. Kilometer gibt es hier nicht. Steuerlich absetzbar sind allerdings nur Fahrten, deren Kosten der Arbeitgeber nicht erstattet hat. Hat der Arbeitgeber Kosten erstattet, bleiben diese Fahrten außen vor – die Erstattung selbst ist dann auch steuerfrei.
Bei Dienstreisen kann außerdem noch eine Verpflegungspauschale steuerlich geltend gemacht werden, wenn Sie mehr als acht Stunden von der Wohnung abwesend sind. Reisekosten haben Sie auch, wenn Sie einen Kunden besuchen, zu einer Messe oder Fortbildung fahren.
Unfallkosten zusätzlich absetzen:
Wenn Sie auf dem Arbeitsweg einen Unfall hatten, können Sie die Kosten neben der Entfernungspauschale von der Steuer absetzen. Dazu zählen alle Kosten, die nicht bereits vom Unfallgegner, Arbeitgeber oder der eigenen Versicherung ersetzt wurden.
Mehr Spielraum bei Behinderung nutzen:
Menschen mit einer Behinderung bei einem Grad von mindestens 70 oder 50 plus Merkzeichen G dürfen die tatsächlichen Kosten für den Arbeitsweg ansetzen.
Mehrere Jobs bieten mehr Optionen:
Sie können die Entfernungspauschale für jeden Arbeitsweg bei mehreren Jobs ansetzen, wenn Sie zwischenzeitlich in die Wohnung zurückgekehrt sind. Wenn Sie von dem vorherigen Arbeitsort in den nächsten direkt fahren, müssen Sie die Umwegstrecke angeben.
Diese Regeln gelten für Unternehmer:
Unternehmer dürfen die Entfernungspauschale analog als Betriebskosten absetzen.
Was ist die Mobilitätsprämie?
Wenn Sie ein Geringverdiener sind, bringt Ihnen die Entfernungspauschale nichts. Denn diese wirkt sich nur aus, wenn Sie auch Steuern zahlen müssen. Das gilt aber erst, wenn das Einkommen oberhalb des Grundfreibetrags liegt, also 2022 über 10.347 Euro und 2023 über 10.908 Euro (bei Verheirateten gelten jeweils die doppelten Beträge). Deshalb gibt es die Mobilitätsprämie. Die Mobilitätsprämie setzt das Finanzamt in einem Steuerbescheid fest und zahlt sie als Steuervergütung aus.
Die genauen Regeln und die Berechnungsweise sind relativ komplex. Um die Prämie zu erhalten muss Ihr Einkommen jedenfalls unter dem Grundfreibetrag liegen, der Arbeitsweg mindestens 21 Kilometer lang sein, der Werbungskosten-Pauschbetrag (2022: 1200 Euro/2023: 1230 Euro) schon mit den Fahrtkosten überschritten werden und die Mobilitätsprämie für das jeweilige Jahr mindestens 10 Euro betragen. Letztlich kommt die Mobilitätsprämie daher infrage, wenn Fernpendler relativ geringe Einkommen erzielen.
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