Business Travel: Was Sie schon immer über Geschäftsreisen wissen wollten

Warum sind Geschäftsreisen wichtig?

Eine Studie des Deutschen ReiseVerbandes (DRV), in dessen Rahmen 220 Führungskräfte und Geschäftsführer aus Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern befragt wurden, zeigt: Berufliche Reisen sind in vielerlei Hinsicht ertragreich. So meinen 60 Prozent der Geschäftsreisenden, das größte Potenzial von Geschäftsreisen bestehe in der Möglichkeit, Geschäftspartner besser kennenzulernen. Außerdem gehen 51 Prozent der Befragten davon aus, dass das persönliche Zusammentreffen Geschäftsabschlüsse fördert. Für weniger relevant halten beruflich Reisende das Ausbrechen aus dem Büroalltag (nur 25 Prozent schätzen dies als "sehr wichtig" ein) und das Kennenlernen verschiedener gesellschaftlicher und kultureller Aspekte (32 Prozent).

Quelle: Chefsache Business Travel Studie 2015

Zur Methode: In der Studie wurden je 50 % Männer und Frauen in zwei Altersgruppen (unter 40 Jahr und älter) aus verschiedenen Branchen befragt.

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Muss ich mich um die Buchung selbst kümmern?

Der Großteil der Geschäftsreisenden gibt an, die Buchung einem professionellen Geschäftsreisebüro zu überlassen. Das trifft in besonderem Maße auf Großunternehmen zu. Diese sehen einen Mehrwert in dieser Zusammenarbeit, vor allem durch eine effiziente Abwicklung von Buchung, Umbuchung oder Stornierung sowie einen besonders guten Überblick über die anfallenden Reisekosten. Kleinere Betriebe mit 250 bis unter 500 Mitarbeitern arbeiten allerdings eher selten mit einem professionellen Reisebüro zusammen. 41 Prozent gaben an, die Buchung nicht an Fremdunternehmen abzugeben. Die Buchung erfolgt hier noch intern, in den meisten Fällen über eine vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Online-Plattform (63 Prozent), telefonisch (47 Prozent), per E-Mail (34 Prozent) oder per Fax (12 Prozent). Zudem kommt es vor, dass Kollegen oder die Reiseabteilung die Buchung für den Reisenden übernehmen (20 Prozent).

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Worauf sollte ich bei der Buchung achten?

Eine schnelle Reiseverbindung hat für die meisten Geschäftsreisenden oberste Priorität: Für 40 Prozent steht dies immer im Fokus der Buchung. Ebenso sehr wichtig ist den Befragten die Einhaltung der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens, Komfort und stressfreies Reisen. Die Nachhaltigkeit der Reiseverbindung spielt dagegen eine verhältnismäßig untergeordnete Rolle. Gerade einmal 26 Prozent legen immer wert auf ein umweltfreundliches Verkehrsmittel. Unter den älteren Geschäftsreisenden spielen persönliche Präferenzen und Wünsche eine größere Rolle. 81 Prozent der über 40-Jährigen geben an, diese bei der Buchung zu berücksichtigen. Zum Vergleich: In der Gruppe der unter 40-Jährigen sind es gerade einmal 72 Prozent.

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Welche Verkehrsmittel werden am Zielort benutzt?

Am Zielort angekommen wird am häufigsten auf Taxis (42 Prozent), Mietwagen (41 Prozent) und Dienst- beziehungsweise Geschäftswagen (39 Prozent) zurückgegriffen. Auch der Öffentliche Nahverkehr wird viel zur Fortbewegung genutzt: 22 Prozent gaben ihn als das am häufigsten genutzte Verkehrsmittel an. Eher selten wird auf Mietfahrräder oder Carsharing-Anbieter zurückgegriffen. Für nur 16 Prozent der Reisenden stellen diese beiden Möglichkeiten häufig genutzte Varianten dar. Während Unternehmensleiter überdurchschnittlich oft bequem in Shuttle- oder Chauffeur-Diensten reisen (61-65 Prozent), sind alternative Verkehrsmittel besonders für Geschäftsreisende interessant, die viel reisen.

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Werde ich über Risiken im Ausland informiert?

In der Regel werden Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen zu Risiken im Ausland unterstützt. Das gaben 73 Prozent der befragten Geschäftsreisenden an. Die Auskünfte über das Zielland werden Mitarbeitern hauptsächlich über das Intranet verbreitet, zum Beispiel durch die Einbindung von Links zum Auswärtigen Amt oder Robert-Koch-Institut. Ebenso üblich ist die Verbreitung von Informationen über die Abteilung, die sich um die Buchung der Reisen kümmert. Übliche Vorkehrungen im Risikomanagement sind die Vergabe von zentralen Telefonnummern, die Verfügbarkeit von Ansprechpartnern und die Überwachung von eintretenden Naturereignissen, Epidemien oder politischen Unruhen im Zielland.

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Wie ist das Informationsangebot in Bezug auf die Reise?

Obwohl Geschäftsreisende die Bereitstellung von Informationen vor Antritt der Reise für sehr wichtig halten, fällt die Unterstützung seitens des Unternehmens in den meisten Fällen eher gering aus. So wünschen sich zum Beispiel 94 Prozent der Befragten Informationen über Verspätungen oder Ausfälle wegen tagesaktueller Ereignisse. Gerade einmal 36 Prozent verfügen aber über ein solches Angebot. Ähnliches gilt für mögliche Gesundheitsrisiken und damit verbundene Impfungen, Einreisebestimmungen und Besonderheiten bei der Weiterreise, zum Beispiel Umsteigezeiten am Flughafen oder ein Flughafenwechsel. Um sicher zu gehen, sollten Sie sich diese Auskünfte lieber auf eigene Faust einholen. Das gilt insbesondere für Freizeitmöglichkeiten und alternative Verkehrsmittel, über die Mitarbeiter am wenigsten informiert werden (26-29 Prozent).

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Welche Faktoren können die Reise unterbrechen?

In den letzten drei Jahren waren Streiks die häufigste Ursache (72 Prozent) für eine Unterbrechung oder einen Nichtantritt einer Geschäftsreise, dicht gefolgt von Verspätungen, die auf das Konto von Flug- oder Bahnausfällen gingen (65 Prozent). Verhältnismäßig selten war zu wenig Zeit beim Einchecken verantwortlich für eine Reisekomplikation, nur 35 Prozent gaben dies als Grund an, einen Anschluss verpasst zu haben. Politische Unruhen im Zielland kamen fast genauso oft vor (33 Prozent).

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Wirken sich Geschäftsreisen auf die Gesundheit aus?

Bei Geschäftsreisen mit mindestens einer Übernachtung bleibt Bewegung oft auf der Strecke. Rund 80 Prozent der Befragten geben an, sich weniger als üblich zu bewegen, noch am Abend zu arbeiten und zudem auch schon mal Alkohol mit den Geschäftspartnern oder Kollegen zu trinken. 33 Prozent behaupteten zudem, oft mehr zu essen, vor allem bei geschäftlichen Meetings. Besonders gravierend sind die gesundheitlichen Folgen bei Reisen mit Zeitverschiebung und Klimawechsel. Unter diesen Umständen können sich die wenigsten Befragen problemlos anpassen (18-32 Prozent).

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Was verursacht am meisten Stress?

Neben langen Fahrtzeiten zu Orten und Terminen durch schlecht gewählte Unterkünfte und einer schlechten Orientierung am Reiseziel verursachen vor allem schlecht geplante Reiseverbindungen und zu wenig Flexibilität bei der Reiseplanung viel Stress. Überdurchschnittlich hoch (55 Prozent) ist dieses bei Geschäftsreisenden, die mehrmals monatlich unterwegs sind. Der mit Abstand größte Stressfaktor ist ein nicht geladener Handy-Akku, den 35 Prozent nannten.

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Bleibt noch Raum für Freizeit?

Bei aller Arbeit lässt sich doch noch etwas Zeit für Freizeitvergnügen finden, zumindest behaupten 90 Prozent der befragten Geschäftsreisenden, selbstbestimmt entscheiden zu können, wie sie die Zeit zwischen zwei Terminen nutzen. Außerdem achten mehr als die Hälfte aller Unternehmen (52 Prozent) darauf, die Wochenenden für ihre Mitarbeiter frei zu halten. Das erklärt auch den hohen Stellenwert, den ein Viertel der Befragten den Geschäftsreisen zuspricht. Für mehr als 60 Prozent sind sie eine willkommene Abwechslung vom Alltag und machen den Job attraktiver (26 Prozent). Nicht einer der Befragten würde sich - nach eigenen Angaben - darüber freuen, wenn sie wegfallen würden.

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