Arbeitsorganisation: Sind Sie beschäftigt oder produktiv?

GastbeitragArbeitsorganisation: Sind Sie beschäftigt oder produktiv?

Es gibt Menschen, die sind immer gestresst und haben nie Zeit. Dafür erreichen sie wenig. Andere sind stets entspannt, leisten aber Großes. Beide unterscheiden sich in ihrer Arbeitsweise und ihrem Verhalten grundlegend.

Ich habe 2010 einen Tag mit dem weltberühmten spanische Extremsportler und Skibergsteiger Kílian Jornet verbracht. Kílian verbringt die meiste Zeit seines Lebens in den Bergen. Im kommenden Jahr wird er den Mount Everest besteigen. Er war schon auf dem Kilimanjaro, Aconcagua, Montblanc und Cervino (jeweils knackte er den Rekord der schnellsten Besteigung). Er sei sich vor einer solchen Tour immer im Klaren darüber, was sein Ziel ist, nur an den einzelnen Etappen dorthin habe er häufig Zweifel. Er sei sich der Umgebung bewusst, den Veränderungen des Wetters, den losen Felsen. Er müsse seinen Weg ständig überdenken.

Wenn er dagegen mit seinem Camping-Van nach Barcelona fährt, was er mehrmals im Jahr macht, dann sehe er Menschen, die ganz zuversichtlich und selbstsicher die Straßen rauf und runter laufen. Sie sehen aus, als wüssten sie genau, was ihr nächster Schritt sei. Dabei hätten sie keine Ahnung davon, wo hin sie wollen. Dies ist ein gutes Beispiel für Menschen, die sehr beschäftigt sind und solchen, die dadurch tatsächlich auch irgendwo ankommen.

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Ergo: Menschen, die immer sehr beschäftigt sind und tatsächlich produktiven Menschen. Die beiden Typen unterscheiden sich in elf Punkten:

1. Schwer beschäftigte Menschen wollen so wirken, als hätten sie eine Mission. Produktive Menschen haben eine Mission.

Menschen, die immer beschäftigt sind, überspielen ihre Zweifel mit Arbeit. Sie treten gerne betont selbstbewusst auf.

Produktive Menschen gehen offen mit Zweifeln um, weil sie eine klares Ziel vor Augen haben.

Wie gehen Sie mit Stress und Ärger um?

  • Den Stress erkennen

    Denken Sie darüber nach, welche Faktoren Stress auslösen und bringen Sie diese in eine Rangfolge. Nicht alle Gründe wiegen gleich schwer. Stressauslöser, die bisher als unumgänglich gelten, könnten zu körperlicher und seelischer Beeinträchtigung führen.

  • Intuition nicht verkümmern lassen

    In kritischen Situationen spontan regieren zu können, ist nicht nur auf der Straße wichtig. Auch im Büro sollte die Bedeutung des Bauchgefühls nicht unterschätzt werden. Wer in Situationen mit Kollegen und Kunden zu kopflastig reagiert, kann sie in Sekunden vergraulen. Laut Conen ist Intuition lernbar – und kann wieder erweckt werden, falls man dazu bereit ist.

  • Aufbrechen oder Ausharren?

    Jede Veränderung schenkt ein Stück neues Leben. Dennoch ist nicht jeder Unmut Grund genug, alles über den Haufen zu werfen. Veränderung ist kein Allheilmittel. Tiefen durchzustehen ist das eine, chronischer Frust das andere.

  • Die Gesundheit leidet

    Viele vermeiden es über Jahre, sich Erschöpfung einzugestehen. Ein Burnout kann ein schleichender Prozess sein. Jahrelanger Medikamenten, Alkoholmissbrauch, Autoimmunerkrankungen oder psychische Auffälligkeiten weisen auf Erschöpfung hin.

  • Das Bauchgefühl verbessern

    Lernen Sie ihre Sinne wieder einzusetzen. Riechen und fühlen Sie die Natur oder konzentrieren Sie sich auf die verschiedenen Bestandteile ihres Essens. Verlangsamen Sie eine Aktivität wenn es möglich ist und genießen Sie den Augenblick. Versuchen Sie die Umgebung abzuscannen und sich einzuprägen.

  • Das Chamäleon-Prinzip

    Das Chamäleon sollte das Tier dieses Jahrhunderts werden. Es zeigt alle Fähigkeit, die heute notwendig sind. Vor allem kann es sich auf veränderte Bedingungen einstellen. Es geht nicht darum, seine Authentizität zu verlieren. Es geht darum, sich nicht mehr zu wünschen, dass alles wieder so wird, wie es mal war. Das macht unglücklich. Wagen Sie in der Jobkrise den Sprung in eine zweite Karriere.

  • Neue Energie gewinnen

    Hinterfragen Sie, wo Sie wie viel Energie investieren und ob es sich lohnt. Hinterfragen Sie Ihre innere Motivation und konzipieren Sie um. Schaffen Sie es Ihr Energielevel unter Kontrolle zu halten, bleibt mehr für die Freizeit über.

  • Den anderen mit dem Bauch betrachten

    Achten Sie nicht nur darauf, was Personen in Ihrem Umfeld sagen, sondern auch, wie sie es sagen. Die Wechselwirkung mit dem Gegenüber und die Umstände einer Konversation beeinflussen das Ergebnis in hohem Maße.

  • Entdecken Sie alle Ihre Fähigkeiten

    Stellen Sie sich vor, Sie wären Gast im Ratequiz „Was bin ich?“. Welche Eigenschaften, und dazu zählen eben auch die kleinen Fähigkeiten, machen Sie aus? Protokollieren Sie die Bereiche, die bisher noch nicht ausreichend zur Geltung kommen. Da gibt es bestimmt mehrere.

  • Sich selber leiden können

    Eine positive Selbstbewertung senkt das Stresslevel. Fangen Sie morgens an mit einer positiven Grundstimmung und versuchen Sie, dieses Gefühl den Tag zu halten. Positive Selbstgespräche oder kurze tägliche Ritual helfen dabei. Auch malen, schreiben oder eine freundliche Büroeinrichtung wirken positiv.

  • Selbstkontrolle

    Dabei sollte die Selbstbeobachtung nicht vergessen werden. Intuitive Selbstkontrolle hilft, während eines Gesprächs die Reaktionen seines Gegenübers nicht zu übersehen. Wie Sie auf andere wirken, lässt sich leicht bei einem Abschied erkennen. Ist die Situation entspannter, als bei der Begrüßung, hat sich der Gesprächspartner wohl gefühlt.

  • Entwickeln Sie sich weiter

    Seminare, lebenslanges Lernen, neue Herausforderungen. Nutzen Sie wirklich alle Ihre Bildungsurlaubstage? Haben Sie wirklich schon alles gelernt, was Sie sich vorgenommen haben? Trainieren Sie, nicht zu schnell zu satt zu sein und fordern Sie von sich selbst, mehr aus sich zu machen.

  • Lähmenden Ärger loswerden

    Ärger kann in kürzester Zeit zu Antriebslosigkeit führen. Das Take-Care-Prinzip soll helfen, sich weniger zu ärgern: Versuchen Sie zunächst, Ärger von sich fernzuhalten. Nicht jede Meinungsverschiedenheit mit Kollegen oder den Nachbarn ist einen Streit wert. Falls es doch dazu kommen sollte, distanzieren Sie sich innerlich. Einen Witz machen kann helfen. Sollte es doch heftiger kommen, ist es wichtig, sich beim Sport oder einen Urschrei abzureagieren.

  • Intuitiv entscheiden

    Egal ob im Beruf oder im Privatleben, eine Entscheidung sollte nicht alleine aus dem Kopf heraus getroffen werden. Beziehen Sie Ihren Bauch mit ein. Auch wenn Sie ein Gefühl rational nicht nachvollziehen können, sollten Sie versuchen, es zu ergründen. Es könnte sein, dass ihre innere Stimme weiser ist, als Sie in diesem Augenblick.

  • Reagieren Sie schneller

    Seien Sie die Schlange, nicht das Kaninchen. Reagieren Sie schneller als die anderen. Also erwarten Sie stets das Unerwartete, lernen Sie zu improvisieren, lösen Sie sich rasch von Denkmustern. Und vor allem: verändern sie Gewohnheiten.

  • Das Leben wieder in die eigene Hand nehmen

    Wer sich aufgibt, wird zum Spielball der Umgebung. Bestärken Sie sich jeden Tag darin, dass Sie über Ihr eigenes Lebens bestimmen. Conen empfiehlt: „Lernen Sie mitten im Geschehen zu sein und doch darüber zu stehen.“ Sie kommen mit Störungen besser um, wenn Sie sich als freier und selbstbestimmter Mensch fühlen.

2. Besonders beschäftigte Menschen haben viele Prioritäten, produktive Menschen hingegen wenige.

Das Leben ist ein Frage der Prioritäten. Wer nur drei Prioritäten hat, der hat auch echte Prioritäten. Eine Prioritätenliste mit 25 Punkten ist aber mehr Chaos, als alles andere. Das Pareto-Prinzip geht davon aus, dass 80 Prozent des angestrebten Erfolgs aus 20 Prozent des Aufwands resultiert, den man betreibt. Henry Ford hat beispielsweise sein Vermögen nicht dadurch erwirtschaftet, dass er besonders clevere Autos, sondern besonders clevere Produktionssysteme erfunden hat.

Daraus könnte man ableiten: Beschäftigte Menschen bauen bessere Autos. Produktive Menschen entwickeln bessere Systeme, um Autos zu bauen.

3. Viel beschäftigte Menschen sagen schnelle „Ja“. Produktive Menschen nehmen sich Zeit, eine Zusage zu machen.

Warren Buffets Definition von Integrität lautet: „In den meisten Fällen muss man ‚Nein‘ sagen“. Denn wenn man zu allem „Ja“ sagt, verfolgt man die Prioritäten anderer.

Integrität bedeutet, dass die eigenen Werte klar sind und man seine Energie darauf verwendet diesen zu entsprechen.

Pareto-Prinzip Mehr Erfolg mit weniger Aufwand

Gutes Zeitmanagement zahlt sich immer aus - egal, ob beruflich oder privat. Doch sind wir ehrlich: Nur die wenigsten bekommen es hin. Versuchen Sie es doch einmal mit dem Pareto-Prinzip. Das kann helfen.

Quelle: Getty Images

4. Menschen, die sehr beschäftigt sind, fokussieren sich auf ihr Handeln, produktive Menschen darauf, dass sie genau so handeln, wie es nötig ist.

Um sich auf die Top-20-Prozent seiner Handlungen konzentrieren zu können, muss man sich im Klaren sein, was diese Handlungen genau sind. Man sollte sich lieber ein Tagebuch zulegen und jeden Tag fünf Minuten Zeit nehmen um den zurückliegenden Tag zu reflektieren und aufschreiben, woran man gearbeitet hat und woran nicht. Und man sollte etwas Zeit dafür aufbringen, darüber nachzudenken, was einen inspiriert.

Leider dokumentieren die meisten ihr Leben bei Facebook mit Status-Updates.

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