Endlich effektive Konferenzen: Meetings kosten die Wirtschaft Milliarden

Endlich effektive Konferenzen: Meetings kosten die Wirtschaft Milliarden

Anderthalb Tage verbringen Mitarbeiter großer Konzerne pro Woche in Meetings. Dabei sind 40 Prozent aller Konferenzen ineffektiv und kosten das Unternehmen viel Geld. Wie es besser geht.

Montagmorgen, 9.05 Uhr im Konferenzraum. Während der Abteilungsleiter die Quartalszahlen vorträgt, huschen schnell noch drei Kollegen durch die Tür. Der Raum ist voll. Die Zuspätkommer lehnen sich hinten an die Wand. Ein Blick durch die Runde verrät: Vorn spielt ein Kollege Candy Crush, ein anderer schreibt eine Mail. Eine Kollegin weiter rechts malt geduldig Käsekästchen. Der Minutenzeiger der Uhr bewegt sich nur schleppend.

Nach einer Stunde beendet der Redner endlich seinen Monolog. "Noch Fragen?" Lautes Schweigen: Kollegen klappen ihre Timer zusammen, packen ihre Laptops in die Taschen, scharren mit den Füßen. Eine Mitarbeiterin meldet sich „Was ich nicht ganz verstanden habe…“, ein Raunen geht durch den Raum.

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Meetings wie diese sind Alltag in Unternehmen weltweit - und oft genauso überflüssig wie sie sich anfühlen. Dies zeigt die aktuelle Studie "Time Talent Energy" von Bain & Company. Die Managementberatung hat 300 Führungskräfte aus Konzernen in zwölf Branchen über den Zusammenhang von Humankapital und Produktivität befragt. Das Ergebnis: 40 Prozent aller Meetings sind ineffektiv, kosten die Unternehmen dafür aber sehr viel Geld.

Diese sechs Faktoren führen Unternehmen zum Erfolg

  • Agile Arbeitsweise

    Beschleunigte Adaption an Kundenwünsche und Produkteinführung, höheres Mitarbeiterengagement – wer agil arbeitet, verfünffacht seine Erfolgsrate. Die Erfolgsrate bildet den relativen Einfluss eines Erfolgsfaktors auf den wirtschaftlichen Gesamterfolg eines Unternehmens ab. Sie beschreibt, um wieviel die Erfolgswahrscheinlichkeit steigt, wenn der jeweilige Erfolgsfaktor umgesetzt wurde. Erfolg wird hierbei an einer überdurchschnittlichen Marge und Wachstum festgemacht.

     

    Quelle: Umfrage "Organization of the future", BCG Analyse

  • Effektive, wertschaffende Zentrale

    Ausübung der strategischen Rolle, Best-Practice Sharing, Exzellenz in Unterstützungsfunktionen: 36 Prozent der Unternehmen mit einer effektiven Zentrale sind überdurchschnittlich erfolgreich. Wenn dies nicht erfüllt ist, liegt die Erfolgsquote bei lediglich 18 Prozent.

  • Klare Zuordnung Ergebnisverantwortung

    Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) muss der Unternehmensstrategie folgen und den Verantwortlichen genug Spielraum einräumen. Unternehmen, die dies berücksichtigen, haben eine dreimal so hohe Erfolgsrate.

  • Nähe zu lokalen Märkten und flache Hierarchien

    Unternehmen mit deutlicher Nähe zu lokalen, kundennahen Ebenen sind doppelt so erfolgreich wie die Konkurrenz. Firmen mit effektiver Unterstützung der lokalen Märkte sind zu 39 Prozent überdurchschnittlich erfolgreich. Fehlt diese Unterstützung, schneiden nur 26 Prozent der Unternehmen wirtschaftlich besser ab als der Wettbewerb.

  • Effektiver Einsatz von Shared Services

    Funktionen wie IT, Finanzen, Personal und Einkauf bündeln ihre Aktivitäten häufig in Shared Service Centern. Betriebe, die das tun, sind zu 41 Prozent erfolgreich – im Vergleich zu 26 Prozent bei ineffektivem Einsatz.

  • Fokus auf Mitarbeiter & Zusammenarbeit

    Klare Aufgabenverteilung, einfache Entscheidungswege, effektive Mitarbeiterprozesse – verdoppelt die Erfolgsrate: 36 Prozent der Unternehmen, die ihre Mitarbeiter ernst nehmen und sie einbinden, sind überdurchschnittlich erfolgreich.

"Mitarbeiter verbringen in der Woche bis zu anderthalb Tage in Meetings“, erklärt Imeyen Ebong, Leiter der Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company Deutschland. Bei Führungskräften steigere sich das Ganze sogar soweit, dass ihnen teilweise nur sieben Stunden für ihre eigentliche Arbeit bleiben - mit betriebswirtschaftlich verheerenden Folgen. "Schätzungen gehen davon aus, dass solche Ineffizienzen in den USA fast 20 Prozent der Wirtschaftsleistung kosten. Auf Deutschland übertragen wären das 700 bis 800 Milliarden Euro pro Jahr“, so Ebong.

Ob HR, IT, Produktmanagement oder Verkauf: Das Meetingproblem zieht sich durch viele Abteilungen. "Da gibt es oft ein bis drei Meetings am Tag. Und häufig Termine, die über drei Stunden gehen", sagt Laura Kirchhoff, die ihren richtigen Namen lieber nicht online lesen will.

Management-Ansätze Warum agile Unternehmen mehr verdienen

Agilität steht auf der Führungskräfte-Floskelliste ganz weit oben. Doch es lohnt sich, die Worthülse mit Leben zu füllen. Eine exklusive Studie zeigt: Agile Unternehmen haben deutlich höhere Margen.

Ein Netzwerk, dargestellt durch Mensch-Ärgere-Dich-Nicht-Figuren auf Wollfäden. Quelle: Foto-Ruhrgebiet

Die Beraterin aus München sieht viele große, vornehmlich deutsche Unternehmen wie Versicherer und Autobauer von innen - und beobachtet dabei immer wieder die gleichen Fehler: Zuspätkommer, Power-Point-Schlachten, Wiederholungen von Wiederholungen, psychisch abwesende Teilnehmer. "Und der Entscheider ist mal wieder an den wichtigen Stellen nicht da, weil er wichtigere Termine hat. Er oder sie kommt dann in den letzten zehn Minuten des Meetings rein, schaut kurz auf das Konzept - um dann schließlich alles umzuwerfen."

Ineffektive Meetings, übermäßig komplexe Strukturen und unnötig aufwendige Arbeitsweisen, die Berater von Bain fassen diese Faktoren unter dem Begriff "organisatorische Bremse“ zusammen, denn sie verlangsamen Prozesse und behindern damit die Produktivität der Mitarbeiter. In Zeiten von schnellem und billigem Kapital sei aber gerade das Humankapital eines Unternehmens der Gradmesser für seinen Erfolg. Wer seine Mitarbeiter also in Bürokratie und Meetings erstickt, bremst damit das ganze Unternehmen.

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