Die Teilnehmer, die im Büro bleiben mussten (obwohl sie sich zur Heimarbeit gemeldet hatten), arbeiteten zwar nicht weniger effizient als zuvor, aber weniger effizient als die Heimarbeiter. Vor allem blieb bei ihnen die Fluktuation, also die Zahl der Kündigungen, etwa gleich hoch, während sie bei den Heimarbeitern um rund die Hälfte zurückging. In einer begleitenden psychologischen Befragung zeigten sie sich außerdem deutlich zufriedener mit der Arbeit und weniger erschöpft.
Nach dem Feldversuch war die Führung von Ctrip so beeindruckt vom eindeutig positiven Ergebnis, dass sie beschloss, der gesamten Belegschaft Heimarbeit zu ermöglichen.
Homeoffice: 10 Regeln für Arbeitnehmer
Feierabend und Ferien gelten auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodellen.
Feierabend, Wochenende, Urlaube und Krankschreibungen gelten auch bei flexiblen Arbeitsplätzen und sollten respektiert werden. Wer keine klaren Grenzen setzt, darf sich nicht wundern, wenn die Kollegen darauf keine Rücksicht nehmen. Mitarbeiter müssen Eigenverantwortung für ihre Zeiteinteilung übernehmen und Überlastung frühzeitig signalisieren.
Eigene Eignung für flexible Arbeitsmodelle kritisch überprüfen.
Nicht jeder eignet sich für flexible Arbeitsmodelle. Mitarbeiter, die diese Möglichkeiten austesten, müssen ehrlich zu sich selbst und ihrem Arbeitgeber sein. Wer sich zu Hause schnell ablenken lässt oder den regelmäßigen Austausch mit Kollegen benötigt, wird sich damit eher schwer tun. Ebenso können beispielsweise persönliche Rahmenbedingungen wie ein lautes Umfeld für unliebsame Störungen sorgen. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf die Arbeit, sondern auch auf das eigene Wohlbefinden und die Motivation aus.
Auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodelle hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf ständige Rufbereitschaft.
Eine ständige Rufbereitschaft ist nicht nötig und sogar kontraproduktiv. Auch im Home-Office müssen ungestörte Phasen für konzentriertes Arbeiten eingeplant werden, um effektiv Aufgaben zu erledigen. Eine permanente Erreichbarkeit erzeugt nicht nur zusätzlichen Stress, sondern führt durch Ablenkungen auch zu schlechten Ergebnissen. Mitarbeiter im Home-Office müssen deshalb ihre Bedürfnisse klar und offen äußern können.
Der Mitarbeiter muss unternehmerischer denken.
Jeder Arbeitnehmer im virtuellen Office ist dem Arbeitgeber und seinen Kollegen gegenüber verantwortlich. Flexible Arbeitsmodelle entbinden den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben. Durch eindeutige Zielvorgaben werden Aufgaben klar definiert und für alle Beteiligten messbar.
Flexible Arbeitsmodelle sind kein Abstellgleis, aber sie erfordern mehr Durchsetzungswillen.
Mitarbeiter, die flexibel oder in Teilzeit arbeiten, werden häufig nicht als Leistungsträger gesehen. Hingegen gelten die ständig anwesenden Kollegen als Top-Performer, die „hart arbeiten“. Um dies zu ändern, muss der flexible Mitarbeiter mehr Durchsetzungswillen und Präsenz gegenüber seinen Vorgesetzen zeigen. Regelmäßige Feedbackgespräche verhindern eine Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung. Mitarbeiter, die flexibel arbeiten, sollten Maßnahmen zur Weiterbildung einfordern. Oftmals ist hier mehr Nachdruck nötig als bei jemandem, der vor Ort im Büro arbeitet.
Die eigenen Aufgaben, Prozesse und Termine klar kommunizieren.
Eine enge Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten erleichtert die Kommunikation und sorgt für Verständnis. Wenn für die Kollegen nachvollziehbar ist, wo sich der Kollege gerade aufhält und mit welchen Aufgaben er beschäftigt ist, wächst das Vertrauen. Stundensplittings (z.B. am Nachmittag drei freie Stunden für die Kinder), Mittagspausen und externe Termine sollten daher klar kommuniziert werden. So geht man Missverständnissen und Gerüchten aus dem Weg. Moderne IT kann dabei eine wichtige Hilfestellung sein. Unified Communication-Systeme zeigen an, wann und wie man erreichbar ist.
Der Arbeitsrhythmus sollte an die eigene Produktivität und die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse im Team zu missachten.
Studien zeigen, dass die Produktivität dann am höchsten ist, wenn zwischen zwei und zweieinhalb Tagen im Home-Office gearbeitet und der Rest der Woche für Tätigkeiten und Abstimmungen im Büro genutzt wird. Auch die eigenen Produktivitätszyklen können bei flexiblen Arbeitsmodellen stärker berücksichtigt werden. So arbeiten manche Menschen früh morgens am besten, andere eher am Abend. Aber das erfordert auch Abstimmung: Die Kollegen müssen wissen, wann man erreichbar ist.
Networking ist Pflicht: Die virtuelle Präsenz entbindet den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben als Teammitglied, dazu zählen nicht nur die reinen Jobkriterien, sondern auch die Sozialkompetenz.
Der Austausch mit den Kollegen sollte sich nicht nur auf das fachliche beschränken. Freundlichkeit, Offenheit, Aufmerksamkeit, Respekt und Hilfsbereitschaft dienen nicht nur dem eigenen Wohlbefinden, sondern unterstützen das ganze Team. Nur in einem Umfeld aus Miteinander und Vertrauen lassen sich virtuelle Teams erfolgreich umsetzen.
Bei virtuellen Teams ist Wissensmanagement mit einem eindeutigen Ablagesystem Pflicht.
Die systematische Speicherung und Aufbereitung von Wissen erleichtert die Arbeit und die Kommunikation in virtuellen Teams. Der aktuelle Stand von Unterlagen muss zentral – die Cloud macht es möglich – abgelegt werden. Alle relevanten Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die Ordner. Diese Systeme sichern die Freizeit, denn nur Kollegen, die Zugriff auf alle Unterlagen haben, können auch bei Bedarf füreinander einspringen.
Flexible Arbeitsmodelle verlangen ein hohes Maß an Selbstorganisation.
Wer in flexiblen Arbeitsmodellen arbeitet, muss sich auch zuhause ein produktives Umfeld schaffen (Raum, Technik, Rahmenbedingungen) Um in flexiblen Arbeitsmodellen erfolgreich zu arbeiten, müssen sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen: Wer gut organisiert und diszipliniert ist, wird in solchen Strukturen bessere Leistungen erzielen.
Überraschend war allerdings, dass die Hälfte der versuchsweisen Heimarbeiter nach Ende des Versuchs lieber wieder im Büro arbeiten wollte. Von der Kontrollgruppe entscheiden sich drei Viertel weiter im Büro zu arbeiten. Die meisten begründeten dies damit, dass sie sich zuhause zu einsam fühlten. Außerdem zeigte sich, dass tendenziell die besonders leistungsfähigen, motivierten Angestellten Heimarbeit wählten. Sie trauen sich offensichtlich zu, den Verlockungen des Fernsehers oder Kühlschranks zuahuse eher widerstehen zu können, während die weniger Motivierten sich offenbar vor ihrer eigenen Ablenkbarkeit fürchten – und daher lieber im Büro bleiben.
„Dieses unerwartete Ergebnis macht deutlich, dass vor der Einführung solcher Managemententscheidungen ihre Folgen unklar bleiben, sowohl für Angestellte als auch für Manager“, schreiben Bloom und Roberts. Das sei auch ein Grund dafür, dass Unternehmen solche Entscheidungen nur sehr zögerlich träfen.
Roberts und Bloom wollen die Ergebnisse des Feldversuchs nicht generalisieren. Der Call-Center von Ctrip sei kaum mit anderen Büro-Arbeitsplätzen gleichzusetzen. Nicht nur ist die Arbeitsleistung leicht mess- und kontrollierbar, auch besteht kaum Notwendigkeit für Zusammenarbeit mit den Kollegen. Auch Innovationen werden von den Call-Center-Mitarbeitern nicht erwartet.
“Wir raten Unternehmen, zumindest offen dafür zu sein, dass Angestellte gelegentlich zuhause arbeiten, um ihnen zu erlauben, sich auf individuelle Projekte und Ziele zu konzentrieren“, schreiben Bloom und Roberts. Und Marissa Mayer von Yahoo empfehlen beide explizit, der Heimarbeit eine zweite Chance zu geben. „Das ist entscheidend, um wichtige Angestellte zu halten und zu motivieren, und es ist ein essentieller Teil des Büros des 21. Jahrhunderts.“
