Die Zahl der Selbstständigen in Deutschland wächst seit mehr als zwei Jahrzehnten. Derzeit sind von den mehr als 41 Millionen Erwerbstätigen rund zwölf Prozent selbstständig. Vor allem die Zahl der Solo-Unternehmer ohne eigene Beschäftigte ist überproportional gestiegen, sie stellen 57 Prozent aller Selbstständigen hierzulande. Nach Angaben des Wirtschaftsforschungsinstituts DIW in Berlin stieg ihre Anzahl zwischen dem Jahr 2000 und 2011 um 40 Prozent.
Gut ein Drittel der Freiberufler lebt von einem Stundenlohn unterhalb von 8,50 Euro. Daher ist es überlebenswichtig, bei der Steuererklärung das Maximum herauszuholen.
Heißt konkret: Idealerweise muss der Unternehmer gar keine Steuern zahlen. Das geht aber nur, wenn der Selbstständige der ausgewiesene Gewinn so gering wie möglich ist. Am Ende bleibt dann womöglich ein Gewinn von Null oder sogar ein Verlust.
Angestellte blicken häufig neidisch auf die steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten. „Ein Selbstständiger hat ganz andere Freiheiten als ein Arbeitnehmer“, sagt Steuerberater Alexander Kimmerle, Leiter der Kanzlei Ecovis in Kempten. „Er hat zum Beispiel Spielräume bei der Entscheidung, ob der angeschaffte Computer in das Betriebsvermögen aufgenommen und abgeschrieben wird oder nicht.“
Nur wenn er zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, gehört er zum Betriebsvermögen und wirkt steuermindernd. „Bei einem Nutzungsanteil zwischen zehn und 50 Prozent hat er die Wahl zwischen Betriebs- und Privatvermögen. Wird der Computer aber zu weniger als zehn Prozent betrieblich genutzt, gehört er in das Privatvermögen“, präzisiert Kimmerle.
Das Beispiel zeigt: Es gibt viele Varianten, Ausgaben steuerlich einzuordnen. Viele davon sind von Umsatz, Gewinn und Vermögen des Unternehmens abhängig. Und: Je nach Betriebsgröße gelten unterschiedliche Anforderungen an die Steuererklärung - und verschiedene Steuerregeln.
Erst ab einem Umsatz von 17.500 Euro im Jahr besteht die Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen. Und damit sind Vor- und Nachteile verbunden. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann sich für Betriebsausgaben bezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Dafür muss er aber die Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ebenfalls ausweisen - und seine Umsatzsteuereinnahmen und -ausgaben vierteljährlich oder sogar monatlich dem Finanzamt melden.
Der Verzicht auf die Umsatzsteuererklärung ist aber gerade für Existenzgründer und junge Unternehmen ein Nachteil. Denn in der Frühphase eines Unternehmens wird oft mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen. Wer sich trotzdem für die Umsatzsteuerpflicht entscheidet, kann womöglich seine Belastung senken. Dafür muss er aber mehr Bürokratie und Buchhaltung in Kauf nehmen.
Freiwillige Bilanz
Für Unternehmer, die weniger als 500.000 Euro Jahresumsatz und 50.000 Euro Gewinn erzielen, genügt zur Gewinnermittlung noch die vergleichsweise simple Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Sie stellt lediglich alle Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenüber.
Alternativ dürfen Selbstständige auch unterhalb dieser Schwelle freiwillig eine Bilanz nach den Regeln der doppelten Buchführung erstellen. Selbstständige mit mehr als einer halben Million Umsatz und mehr als 50.000 Euro Gewinn sind zur Bilanz verpflichtet.
„Eine Buchführung muss jeder Selbstständige machen. Aber es macht einen Unterschied, ob er nur eine vereinfachte Buchführung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine Bilanz erstellt.
Letztere bietet zusätzliche Gestaltungsspielräume, zum Beispiel lassen sich Rückstellungen. Steuerlich lassen sich derlei Ausgaben dann besser über die Jahre verteilen.
Für die Steuererklärung eines Selbstständigen bieten Betriebsausgaben die meisten Möglichkeiten, um Steuern zu sparen. Hier lassen sich alle Ausgaben, die zur Aufrechterhaltung des Betriebs notwendig sind, gewinn- und damit steuermindernd angeben.
Typische Betriebsausgaben von Selbstständigen
Beruflich bedingte Fahrten können Unternehmer natürlich unter den Betriebsausgaben steuerrelevant angeben. Sie umfassen die Dienstreisepauschale von 30 Cent je gefahrenen Kilometer sowie die Verpflegungspauschalen zwischen sechs und 24 Euro, gestaffelt ab einer Abwesenheitsdauer von acht Stunden (Achtung, altes Reisekostenrecht für 2013).
Sofern eine Bewirtung dem Erhalt, Erwerb oder der Sicherung der Einkommensquelle dienen, gehören die Kosten dafür in die Betriebsausgaben. Auf dem erforderlichen Bewirtungsbeleg muss vermerkt sein, welche Personen bewirtet wurden, das Datum und der Grund der Bewirtung - und zwar präzise.
Für das häusliche Arbeitszimmer gelten die gleichen Regeln wie für Arbeitnehmer. Sofern es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, können alle Kosten angesetzt werden. Andersfalls können maximal 1250 Euro pro Jahr geltend gemacht werden. Auch eine Renovierung des Arbeitszimmers kann voll abgesetzt werden.
Was zum Arbeiten benötigt wird, wirkt steuermindernd. Zum Beispiel die Kosten für Druckerpatronen, Ordner oder Werkzeug. Auch der Telefonanschluss, Handykosten oder der Internetzugang können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Allerdings muss der Anteil der privaten Nutzung abgezogen werden. Meist wird dazu der berufliche Anteil geschätzt.
Unternehmer müssen fachlich auf dem Laufenden sein. Kosten, die durch die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen entstehen, können zu den Betriebsausgaben gezählt werden. Für Existenzgründer sind Fortbildungen ein probates Mittel, um die Steuerlast zu senken. Der berufliche Zweck muss allerdings gegeben sein.
Branchen- oder Arbeitgeberverbände sind für Unternehmer wichtig, um Kontakte zu gewinnen. Die Beiträge zu diesen Interessengemeinschaften können den Betriebsausgaben zugerechnet werden.
Geschenke bis 35 Euro pro Jahr und Person an Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeiter können steuerlich geltend gemacht werden. Teurere Geschenke erkennt das Finanzamt nicht an. Ist der Beschenkte ebenfalls Unternehmer und das Geschenk teurer als zehn Euro, muss der Beschenkte dies als Betriebseinnahme verbuchen. Alternativ kann der Schenkende eine pauschale Steuer von 30 Prozent entrichten.
Zu den relevanten Betriebsausgaben zählt etwa, einen Firmenwagen optimal zu nutzen. Bei Solo-Unternehmern ist das Auto oft der größte Kostenblock. Wird das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt, können sämtliche Kosten angesetzt werden – von der Tankfüllung bis zur jährlichen Inspektion und regelmäßigen Wagenpflege.
Komplizierter wird es, wenn der Firmenwagen zugleich privat genutzt wird. Dann kommt es darauf an, wie hoch der Anteil der privaten Nutzung ist. In einem Fahrtenbuch sollen die privaten und betrieblichen Fahrten notiert werden. Hier schauen die Finanzbeamten gern genauer hin.
Der private Nutzungsanteil kann aber alternativ mit der Ein-Prozent-Regel pauschal abgegolten werden. Wer sein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzt, kann damit seine privaten Fahrten pauschal ansetzen und als geldwerten Vorteil versteuern, ohne ein Fahrtenbuch führen zu müssen. Dabei erhöht sich das persönliche Einkommen des Selbstständigen rechnerisch pro Monat um ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos im Zulassungsjahr. Hat das Auto also 30.000 Euro gekostet, unterstellt das Finanzamt zusätzliche Betriebseinnahmen von 300 Euro pro Monat. Dafür kann der Unternehmer sämtliche Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben angeben und damit seine Gewinne schmälern.
Akribisch führen
Das Fahrtenbuch als Berechnungsgrundlage lohnt sich hingegen meist für Selbstständige, die etwa 60 Prozent der Kilometer oder mehr beruflich zurücklegen. Dann ist der Steuervorteil nach der Fahrtenbuchmethode regelmäßig größer als nach der Ein-Prozent-Regel. Allerdings ist ein Fahrtenbuch auch lästig.
Wichtig ist es, das Fahrtenbuch akribisch zu führen und alle Belege zu den Autokosten aufzubewahren. Denn die Finanzbehörden fürchten schnell, an der Finanzierung eines teuren Privatautos beteiligt zu werden.
Daher prüfen die Beamten oft, ob sich aus Tankquittungen, Kilometerständen, Fahrtzeiten und Zielorten Widersprüche ergeben und die betriebliche Nutzung tatsächlich im angegebenen Umfang stattfindet. Im schlimmsten Fall erkennt die Behörde das Auto nicht als Firmenfahrzeug an.
Selbst bei überwiegend privater Nutzung des Autos können betrieblich verursachte Fahrten steuermindernd angegeben werden. Dazu kann der Fahrzeugeigentümer dem Betrieb jede Fahrt mit 30 Cent pro Kilometer in Rechnung stellen – und somit die Betriebsausgaben erhöhen. Mehr lässt sich eventuell noch herausholen, wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten belegt und anteilig dem Betrieb zugeordnet werden.
Steuermindernde Abschreibungsarten für Selbstständige
Wirtschaftsgüter bis zu einem Preis von 410 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer können noch im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden. Es muss sich um ein eigenständig nutzbares Wirtschaftsgut handeln, beispielsweise einen Bürostuhl.
Zusätzlich zu den regulären, mehrjährigen Abschreibungen auf Investitionsgüter können Unternehmer bis zu einem Betriebsvermögen von 235.000 Euro eine Sonderabschreibung nutzen. 20 Prozent der Anschaffungskosten können innerhalb von fünf Jahren nach dem Kauf außer der Reihe abgeschrieben werden.
Schon bevor der Unternehmer eine Investition tätigt, kann er 40 Prozent der Anschaffungskosten steuermindernd geltend machen. Diese Abschreibung darf drei Jahre lang genutzt werden, dann sollte die Investition aber auch erfolgen. Sonst drohen empfindliche Steuernachzahlungen.
Sinken Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens oder Vorräte im Wert unter den Buchwert, mit dem das Wirtschaftsgut in der Bilanz steht, können Unternehmer eine Teilwertabschreibung vornehmen. Das geht auch dann, wenn die zu erwartenden Verkaufserlöse unter den Selbstkostenpreis plus Gewinnaufschlag sinken.
Selbstständige, die ihre Bücher in einer Bilanz führen, können Rücklagen oder Rückstellungen bilden. Zum Beispiel Rücklagen zur Übertragung stiller Reserven, die die Betriebseinnahmen bei Veräußerung eines Wirtschaftsgutes erhöhen könnten. Dann wird im Gegenzug die sogenannte Reinvestitionsrücklage in gleicher Höhe aufgelöst. Auch Rückstellungen für Instandsetzungsmaßnahmen an Gebäuden, Büroeinrichtungen oder Maschinen dürfen gebildet werden. Voraussetzung: Die Arbeiten müssen in den ersten drei Monaten des Folgejahres beendet werden.
Ein teures Firmenfahrzeug zu kaufen, um die Steuerbelastung zu senken, ist jedoch ökonomischer Unsinn – zumal das Finanzamt womöglich misstrauisch wird und die Fahrzeugwahl hinterfragt. „Gelegentlich muss ich Existenzgründer schon mal etwas bremsen“, berichtet Steuerexperte Kimmerle. „Auch wenn sich der Staat über die Steuer an den Anschaffungskosten des Oberklasse-Firmenwagens beteiligt, bekommt der Selbstständige sie lediglich bis zur Höhe des persönlichen Steuersatzes erstattet. Den Rest zahlt der Unternehmer aus der eigenen Tasche.“
Ein Firmenfahrzeug verursacht nicht nur laufend Kosten, sondern gehört zudem zum Betriebsvermögen und kann als solches auch abgeschrieben werden. Die Abschreibungsdauer beträgt bei Neufahrzeugen sechs Jahre. So kann der Selbstständige seinen Betriebsgewinn pro Jahr um ein Sechstel des Anschaffungspreises herabsetzen. Auch ein gebrauchtes Privatfahrzeug kann in das Betriebsvermögen überführt werden. Dann ist der Restwert des Autos zu ermitteln und abzuschreiben.
Abschreibungen auf Investitionen sind für Unternehmer das ideale Mittel, um die Steuerlast zu senken. Denn jede Abschreibung bewirkt eine Gewinnminderung. Welche Anschaffungen über wie viele Jahre abzuschreiben sind, lässt sich den Afa-Tabellen der Finanzbehörden entnehmen.
Demnach beträgt die Abschreibungsdauer zum Beispiel für Büromöbel 13 Jahre, für einen Computer nur drei Jahre. Die abgeschriebenen Güter, das Abschreibungsvolumen, der Abschreibungssatz und die Abschreibungsdauer müssen Selbstständige in einem Anlagenverzeichnis auflisten.
Sonderabschreibungen nutzen
Am einfachsten sind Abschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG. Anschaffungen bis 410 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer, die nicht verbraucht, sondern nach und nach im Betrieb abgenutzt werden, können Unternehmer gleich im Jahr des Kaufs komplett abschreiben – selbst wenn sie sie mehrere Jahre nutzen.
Ebenfalls möglich ist der sogenannte Investitionsabzugsbetrag (IAB). Im Grunde handelt es sich um eine gewinnmindernde Rücklage. „Dabei kann der Unternehmer eine zukünftige Investition in den kommenden drei Jahren schon jetzt steuermindernd verbuchen – und zwar bis zu 40 Prozent der Gesamtausgaben“, erläutert Kimmerle. Dieser Betrag lässt sich auf drei Jahre verteilen.
Allerdings muss die Investition spätestens nach drei Jahren auch erfolgen – sonst verlangt das Finanzamt die Steuerersparnis mit sechs Prozent Zinsen zurück. Letztlich erhöht die Auflösung der Rücklage dann den Betriebsgewinn – und zwar rückwirkend bis zum Jahr ihrer Bildung. Dann droht eine üppige Steuernachzahlung.
Zusätzlich ist auch eine Sonderabschreibung für eine getätigte Investition in Höhe von 20 Prozent der Gesamtausgaben möglich – im Jahr der Anschaffung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren. „Diese Möglichkeiten erhalten Unternehmen mit einem Betriebsvermögen von bis zu 235.000 Euro“, erläutert Kimmerle. „Damit sind die Sonderabschreibung und der Investitionsabzugsbetrag vor allem eine Unterstützung für Existenzgründer sowie kleinere und mittlere Unternehmen.“
Darüber hinaus wirken sich auch Rücklagen und Rückstellungen für Ausgaben in der Zukunft gewinnmindernd aus. So lassen sich etwa Rücklagen zur Übertragung stiller Reserven (die sogenannte Reinvestitionsrücklage) oder auch eine Rückstellung für Instandsetzungsmaßnahmen bilden. Diese Möglichkeit haben aber nur Selbstständige, die ihre Buchführung in Form einer Bilanz vornehmen.
Oft vergessen Selbstständige laut Steuerberater Kimmerle, ihre private Altersvorsorge steuermindernd einzusetzen. Mit einer Rürup-Rente können sie auch kurzfristig die Steuerlast drücken und gleichzeitig etwas für ihre Rente tun. „Das praktische an der Rürup-Rente für Selbständige ist die Möglichkeit, auch Einmalzahlungen zu leisten. Bis zu 40.000 Euro können Selbstständige für Vorsorgeaufwendungen im Jahr geltend machen.“
Für das Steuerjahr 2013 dürfen Unternehmer 76 Prozent der Einzahlungen als Betriebsausgaben geltend machen. Der Anteil steigt bis zum Jahr 2025 jährlich um zwei Prozentpunkte, bis letztlich 100 Prozent steuerwirksam sind. Dafür ist die Auszahlung der Rürup-Rente voll einkommensteuerpflichtig.
Familienangehörige einsetzen
Bei Personengesellschaften wie einer GbR, der OHG oder einer KG können Familienmitglieder ebenfalls für Steuervorteile sorgen. Gibt es beispielsweise volljährige Kinder mit eigenem Einkommen, gilt für diese eine Steuerbefreiung bis zum steuerlichen Grundfreibetrag von aktuell 8354 Euro für das Steuerjahr (2013: 8130 Euro). Der Unternehmer kann seinem Kind also ein Gehalt bis zu dieser Höhe zahlen und somit seine Gewinne mindern – was wiederum die Steuerlast senkt.
„Es gibt auch Modelle, bei denen die Kinder zu Mitgesellschaftern werden, also zu Unternehmern“, erläutert Kimmerle. „Für die Familie insgesamt sinken die Abgaben an den Fiskus.“ Das gleiche Prinzip kommt zum Einsatz, wenn die Kinder einen Minijob beim Unternehmer-Vater erhalten und für das Einkommen bis zur Höhe von 450 Euro pro Monat nur pauschal 30 Prozent Sozialversicherungsbeiträge dafür zu zahlen sind. „Für den Unternehmer lohnt sich das aber nur, wenn sein individueller Steuersatz über den 30 Prozent für die Lohnnebenkosten liegt“, relativiert Kimmerle.
Die meisten Selbstständigen lassen einen Steuerberater die Steuererklärung oder gleich die gesamte Buchführung erstellen. Wer die verschiedenen Möglichkeiten zur Steuersenkung schon vorher im Kopf hat, kann gezielt die steuerlichen Auswirkungen von Anschaffungen oder Investitionen vorab besprechen.
Das Beste daran: Die Kosten für den Steuerberater lassen sich wie jede betrieblich genutzte Dienstleistung zu den Betriebsausgaben rechnen – was wiederum den zu versteuernden Betriebsgewinn senkt.
Allerdings sollten Selbstständige, die ihren Betriebsgewinn regelmäßig klein rechnen, nicht übertreiben. Denn vermisst das Finanzamt bei der ausgeübten Selbstständigkeit die Absicht, auf Dauer Gewinne zu erzielen, sind die steuerlichen Abschreibungsmöglichkeiten verloren.
Das Finanzamt geht dann davon aus, dass es sich bei dem betriebenen Geschäft um Liebhaberei handelt - und da endet der Steuersparspaß.
