MÜNCHEN. Als E-Mails Ende der 90er Jahre populär wurden, da entstand gleichzeitig die Idee eines papierlosen Büros. Dokumente sollten nicht mehr ausgedruckt, sondern nur noch digital gespeichert werden. Daraus ist bislang nichts geworden - im Gegenteil: "Es wird so viel gedruckt wie nie in Unternehmen", sagt Thomas Schäfers vom IT-Konzern Samsung. Experten rechnen zwar nicht damit, dass sich daran so schnell etwas ändern wird, aber immerhin bieten inzwischen fast alle Druckerhersteller Techniken an, mit denen Firmen den Umgang mit Dokumenten optimieren und enorme Kosten einsparen können.
In der Realität sind die meisten Unternehmen aber längst noch nicht so weit. Eine Studie der Marktforscher von IDC zeigt, dass deutsche Firmen viel Geld verschleudern, weil sie sich solchen Techniken für die Steuerung ihrer Drucker und für die Verwaltung ihrer Dokumente verschließen. Die Marktforscher haben Betriebe in ganz Deutschland gefragt, ob sie ein Druckmanagement einsetzen und ihre Dokumente mit Informationstechnologie verwalten. Das Resultat ist ernüchternd. Der weitaus größte Teil will von solchen Lösungen nichts wissen. "Das Einsparpotenzial wird unterschätzt", konstatiert IDC-Analyst Matthias Kraus. Noch immer würden Ordner gefüllt und in Regale gestellt. Das sei nicht nur teuer, oft würden die Schriftstücke auch für immer verschwinden, weil sie kein Mensch mehr finde.
Dabei versprechen die Hersteller von Druckern inzwischen enorme Kostensenkungen, wenn Unternehmen auf neue Systeme umstellen. "Im Minimum können Firmen pro Büromitarbeiter 250 Euro im Jahr sparen", sagt Ingo Retzmann vom amerikanischen Technologiekonzern Xerox. Im Schnitt würden moderne Lösungen den Stromverbrauch um fast die Hälfte reduzieren, gleichzeitig falle wesentlich weniger Müll an. Das schone auch die Umwelt.
Das Vorgehen ist einfach. Anbieter wie Xerox machen in den Betrieben eine Bestandsaufnahme der Geräte und Arbeitsabläufe. Sie ersetzen dann in der Regel die vielen bestehenden Arbeitsplatzdrucker durch zentrale Multifunktionsmaschinen, die drucken, faxen und scannen können und in das IT-Netz voll eingebunden sind. Das heißt: Die Dokumente lassen sich direkt vom Kopierer per Mail verschicken.
Doch damit nicht genug. Die Dienstleister nehmen auch die internen Prozesse unter die Lupe und versuchen so viel wie möglich elektronisch zu erledigen. "Die Hauspost wird abgelöst", sagt Samsung-Manager Schäfers. Gehen Briefe ein, so werden diese gescannt und dann per Mail an die Empfänger verteilt. Diese können die Schreiben dann von ihrem Computer aus weiterreichen oder archivieren.
Konzerne wie Xerox oder Samsung übernehmen für ihre Kunden alle Aufgaben rund ums Drucken und die Dokumentenverwaltung. IDC empfiehlt Firmen ausdrücklich, diese Aufgaben nach außen zu vergeben, weil im eigenen Haus oft das Know-how fehle. "Es ist sinnvoll, externe Services zu nutzen", sagt Analyst Kraus.
Die neuen Systeme sind einfach, aber wirkungsvoll. So lässt sich zum Beispiel festgelegen, welcher Mitarbeiter welche Funktionen an den Geräten nutzen darf. "So können Firmen zum Beispiel dafür sorgen, dass einzelne Beschäftigte ausschließlich schwarz-weiß drucken dürfen. Das spart Geld", sagt Torsten Bechler vom japanischen Druckerproduzenten Sharp.
Doch das ist noch nicht alles. "Über ein Portal haben unsere Kunden stets im Blick, wie viel sie verbrauchen", sagt Axel Lüdemann vom amerikanischen IT-Konzern Hewlett-Packard. Das Unternehmen garantiert bestimmte Einsparsummen, wenn es die gesamte Druckerlandschaft von Firmen übernimmt und verwaltet. 30 Prozent geringere Ausgaben seien dabei die Regel, meint Lüdemann. Mit den modernen Lösungen kommen die Betriebe auch im Datenschutz ein Stück weiter. Ein Beispiel: Es gibt Drucker, die fangen erst dann an zu arbeiten, wenn sich der Nutzer am Apparat selbst durch eine Chipkarte identifiziert hat. So wollen die Anbieter vermeiden, dass Ausdrucke herumliegen und von Unberechtigten eingesehen werden können.
Doch die neue Technik hat auch ihre Tücken. Eins sollten die Firmen in jedem Fall beachten, meint Samsung-Manager Schäfers: "Auf modernen Multifunktionsgeräten sind mitunter Tausende Dokumente gespeichert." Deshalb sollten für diese Apparate dieselben Sicherheitsanforderungen gelten wie für Computer. Heute würden sich die meisten Unternehmen darüber allerdings noch kaum Gedanken machen.
Dass viele Firmen um die neuen Konzepte einen Bogen machen, liegt laut IDC aber nicht nur am fehlenden Wissen der Entscheidungsträger. Oft gebe es in diesen Tage einfach kein Budget, um diese Vorhaben umzusetzen, meint Analyst Kraus. Zudem würden sich vielfach die Mitarbeiter wehren. "Oft ist der eigene Drucker am Arbeitsplatz ein Statussymbol", meint Sharp-Manager Bechler. Gerade wenn die Beschäftigten große Mengen ausdrucken, sei dies aber eine teure Angelegenheit. Da könne eine Seite mitunter das Zehnfache dessen kosten, wie auf einem auf Massen ausgelegten Zentraldrucker.
