Im Büro könnte es so schön ruhig sein, wäre man dort doch nur allein. Für die Mehrheit der Beschäftigten gehört die Anwesenheit von Kollegen und der gewollte oder ungewollte Kontakt mit ihnen aber zum Arbeitsalltag. Laut Stressreport 2012 müssen rund 44 Prozent der Befragten häufig ihre Arbeit unterbrechen. Etwa jeder Vierte fühlt sich davon belastet.
Arbeitsunterbrechungen und das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben (Multitasking) belasten die Gesundheit. Doch nicht nur das. Wie eine Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) zeigt, verschlechtert sich dadurch auch die Qualität der Arbeit.
Während bei einfachen, monotonen Tätigkeiten, Unterbrechungen sogar willkommen und motivierend sein können, sind sie besonders belastend bei allen Tätigkeiten, die höchste Konzentration erfordern, wie zum Beispiel das Verfassen von Texten. Lärm im Großraum oder ein plötzlich hereinstürzender Kollege können dann ganze Gedankengebäude einstürzen lassen, die nach Ende der Störung mühsam wieder aufgebaut werden müssen.
Nicht nur die Betroffenen selbst, sondern auch Arbeitgeber sollten also ein Interesse an möglichst störungsfreien Arbeitsplätzen haben, die ruhiges, konzentriertes Arbeiten ermöglichen. Bereits mit kleinen, häufig kostenneutralen Maßnahmen in der Arbeitsgestaltung lässt sich, so die Autoren Anja Baethge und Thomas Rigotti jedoch die Situation verbessern.
Einige Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen und Multitasking
Nicht jede Unterbrechung ist gleich ein Notfall. Setzen Sie Prioritäten. Beenden Sie – wenn möglich – die aktuelle Aufgabe, bevor Sie sich der neuen Aufgabe zuwenden. Ist das nicht möglich, bearbeiten Sie die aktuelle Aufgabe bis zu einem Punkt, an dem sie gut unterbrochen werden kann.
Nutzen Sie bei Arbeitsunterbrechungen den guten alten Notizzettel als Erinnerungshilfe!
Wenden Sie sich nach einer Unterbrechung schnellstmöglich wieder der ursprünglichen Aufgabe zu!
Viele kurze Pausen sind besser als eine lange. Für eine gute Regeneration sollten die Pausen gleichmäßig über die gesamte Arbeitszeit verteilt sein. Rechtzeitig Pause machen! Wer meint, dringend eine Pause zu brauchen, hat meistens schon zu lange gewartet. Rechtzeitig frühe Pausen beugen der Erschöpfung vor. Geplante (also vorhersehbare) Pausen sind besser als willkürliche.
Gerade im Team lassen sich die Ursachen von Arbeitsunterbrechungen besonders gut analysieren und auch beseitigen, weil alle in der Regel sowohl „Opfer“ als auch „Täter“ sind. Sprechen Sie die Probleme an und diskutieren Sie gemeinsam Lösungsmöglichkeiten.
Benennen Sie, was besser werden soll. Legen Sie zum Beispiel fest, in welchen Situationen Kollegen nur in absoluten Notfällen unterbrochen werden dürfen.
Kollegen, Kunden und Vorgesetzte stehen plötzlich mit einem Anliegen in der Tür, rufen an, schreiben eine E-Mail. Dies sind klassische Arbeitsunterbrechungen, die im BAuA-Bericht in Form von tagebuchartigen Aufzeichnungen von Pflegepersonal in Krankenhäusern beschrieben werden. Im den konkreten Fällen gehen die Unterbrechungen also meist von Patienten, Ärzten oder anderen Pflegern aus. Multitasking sei aber vor allem auch in Berufen, in denen intensiv Informationen verarbeitet werden, an der Tagesordnung, betonen Baethge und Rigotti.
Ihre Studie zeigt, dass Multitasking Ältere und Jüngere gleichermaßen beeinträchtigt. Zwar lassen kognitive Fähigkeiten wie das Gedächtnis und die Konzentrationsfähigkeit, die durch Multitasking besonders gefordert werden, mit dem Alter nach, dafür können Ältere beim Umgang mit Unterbrechungen auf ihre Erfahrung bauen. Multitasking gehe nachweislich mit Leistungseinbußen einher und mit der Zahl der Unterbrechungen steige die Belastung der Beschäftigten. Das Stressempfinden erstrecke sich auch auf die Freizeit.
In einer eigenen Broschüre "Bitte nicht stören!" hat die BAuA Tipps zusammengestellt.
Multitasking und Arbeitsunterbrechungen lassen sich nicht völlig unterbinden. Oft kann durch Maßnahmen der Arbeitsgestaltung die Situation entschärft werden. In einem der untersuchten Krankenhäuser wurde beispielsweise ein Telefondienst eingeführt, so dass die Arbeit der Pflegenden in Stoßzeiten nicht mehr andauernd durch Anrufe unterbrochen wurde. Die Studie empfiehlt solche und ähnliche Maßnahmen der Arbeitsorganisation.
