Die Richtlinie sollte nicht nur die Reisequalität regeln, also wie gereist wird, sondern auch, welche Anbieter genutzt werden, sonst machen Verträge mit Hotelketten oder Fluggesellschaften wenig Sinn. „Die Vertragspartner verlangen von ihren Firmenkunden entsprechende Volumina, wenn sie ihnen bei den Preisen entgegen kommen“, erklärt Gerdom.
Doch die exakte Steuerung der Reiseumsätze auf bestimmte Anbieter funktioniert nur in den wenigsten Unternehmen. Teilweise klappt es nicht, die Dienstreisenden zur Nutzung bestimmter Fluglinien oder Hotels zu veranlassen, weil bei den Betroffenen die Einsicht fehlt – was meist eine Folge mangelnder Unterstützung von ganz oben ist. Teilweise hat sich auch ein regelrechter Sport bei Reisenden wie bei Sekretariaten entwickelt, die vom Einkauf ausgehandelten Tarife durch eigenes – manchmal stundenlanges – Suchen im Internet zu unterbieten.
Manche Unternehmen arbeiten ohne Verträge und Abmachungen
Manche Unternehmen haben daraus schon die Konsequenzen gezogen und verzichten völlig auf Verträge und Abmachungen: „Sie kaufen nach dem Best-buy-Prinzip zu Tagespreisen ein, was sie gerade brauchen“, erläutert Gerdom. Der VDR-Präsident sieht in diesem Travel-Management-on-Demand eine unter mehreren Varianten, wie Unternehmen ihren Geschäftsreisebereich zukünftig aufstellen könnten. Das sei zwar manchmal mit Problemen für die Lieferanten verbunden, für Unternehmen, die mangels Volumina nicht in der Lage sind, eigene Preise auszuhandeln, sei das Ganze aber eine Chance.
Wer doch lieber selbst verhandeln will, muss versuchen, auf möglichst große Mengen zu kommen. Gerdom rät in dem Fall zur Einbeziehung der Veranstaltungsplanung in das Reisemanagement – „natürlich nur, was den Reiseeinkauf angeht, für die Programmgestaltung bleiben selbstverständlich Marketingabteilung oder Vertrieb zuständig.“
BrainNet-Berater Schmid sieht das genauso und plädiert darüber hinaus dafür, auch das Fuhrparkmanagement in den Aufgabenbereich des Reisemanagements zu integrieren, zumal dieses Geschäft bei vielen Gelegenheiten mit dem Mietwagenmanagement verschmilzt – etwa, wenn dienstwagenberechtigte Mitarbeiter noch in der Probezeit sind oder wenn der neue Dienstwagen erst mit Verspätung ausgeliefert wird und eine Übergangslösung notwendig ist.
Für VDR-Chef Gerdom gibt es außerdem Handlungsbedarf bei der Abgrenzung von Dienst- und Privatreisen: „Genauso, wie viele Geschäftsreisende während ihres Urlaubs ab und an geschäftlich telefonieren oder mal an einer Web-Konferenz teilnehmen müssen, verschwimmen auch die Grenzen zwischen Geschäfts- und Urlaubsreise, weil die Mitarbeiter am Dienstreiseziel um ein paar Urlaubstage verlängern.“ Normalerweise sei das kein Problem, so lange der zeitliche Anteil der Privatreise unter 40 Prozent bleibt – allerdings würden das die jeweiligen Finanzverwaltungen unterschiedlich sehen. „Da brauchen die Mitarbeiter Rechtssicherheit.“
Noch keine Lösungsoption haben die Unternehmen für ein Problem, das die neuen Smart-Phones mit ihren zahlreichen sogenannten Apps verursachen. Die kleinen Anwendungsprogramme bieten mittlerweile auch eine ganze Reihe von Funktionen für Geschäftsreisen - etwa Buchung und Check-in bei bestimmten Fluggesellschaften oder Hotel- und Mietwagenreservierungen: „Das ist für den Reisenden bequem, hat aber für die Unternehmen den Nachteil, dass solche Aktionen außerhalb der definierten Prozesse laufen“, sagt Gerdom. „Da sind die Travel Manager gefordert: Wir müssen einen Weg finden, um diese Apps in die bestehende Prozesslandschaft zu integrieren.“
