Zeitmanagement: Langsamer, dafür pünktlich? Wie Sie besser planen als die Bahn
Warten, weil jemand anders schlecht geplant hat: Dieses Schicksal ereilt nicht nur Bahnreisende.
Foto: imago imagesDas ist passiert:
Der Chef der Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG), Martin Burkert, hat einen Plan für mehr Pünktlichkeit bei der Bahn. Er schlägt vor, die Höchstgeschwindigkeit von ICE-Zügen auf störanfälligen Strecken zu reduzieren, von 250 Km/h auf 200 Km/h. Die Logik: Wenn mit einem geringeren Tempo geplant wird, tatsächlich aber ein höheres möglich ist, können Verspätungen aufgeholt werden. Wenn dagegen stets die Höchstgeschwindigkeit vorausgesetzt wird, klappt das nicht.
Das können Sie daraus lernen:
Haben Sie auch Probleme, Ihren Fahrplan einzuhalten, also Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und Projekte pünktlich abzuschließen? Dann leiden Sie vermutlich – wie die meisten Menschen – unter der „planning fallacy“, dem Planungsfehlschluss.
Der Begriff, von den Psychologen Daniel Kahneman und Amos Tversky eingeführt, beschreibt unsere Tendenz, den Zeitaufwand für Projekte systematisch zu unterschätzen. Wir orientieren uns am Best-Case-Szenario und vernachlässigen dabei die Erfahrung, dass fast immer etwas dazwischenkommt. Ob nun bei Bauprojekten oder der Softwareentwicklung.
Eine Möglichkeit, mit dem Problem umzugehen, ist die von EVG-Chef Burkert vorgeschlagene: von vornherein mit einem geringeren Tempo planen. So haben Sie einen Puffer, falls sich plötzlich eine neue Baustelle auftut. Allerdings lehrt die Forschung, dass es zwei bessere Wege gibt.
1. Erfahrungswerte nutzen
Eine der effektivsten Methoden, um dem Planungsfehlschluss zu entkommen, ist der Rückgriff auf Erfahrungswerte. Anstatt den Zeitaufwand für ein neues Projekt zu schätzen – und dabei meist zu unterschätzen – sollten Sie sich folgende Frage stellen: Wie lange habe ich bisher im Durchschnitt für ähnliche Projekte gebraucht? Und wie anspruchsvoll ist die neue Aufgabe im Vergleich dazu? Wenn Sie mit diesen Durchschnittswerten arbeiten und sie der aktuellen Herausforderung anpassen, haben Sie eine realistische Vorstellung.
Falls Sie zum Beispiel eine Präsentation für eine Vorstandssitzung erstellen sollen, gehen Sie nicht von den zwei Arbeitstagen aus, die Sie bei voller Konzentration auf die Aufgabe benötigen. Denken Sie lieber daran, dass Sie vor den vergangenen drei Vorstandssitzungen jeweils etwa eine Woche beschäftigt waren, weil zwischendurch ständig das Telefon klingelte. Allerdings waren Sie bei den letzten Präsentationen voll im Stoff, diesmal geht es aber um ein ganz neues Thema – planen Sie also noch etwas mehr Zeit ein.
2. Eine Außenperspektive einnehmen
Wenn Ihnen die Erfahrung fehlt, weil ein Projekt vollkommen neu für Sie ist, hilft Ihnen die Außenperspektive. Fragen Sie sich: Wie lange haben Kollegen oder andere Unternehmen für ähnliche Projekte gebraucht? Auch hier kann eine Anpassung der Schätzung nötig sein: Ist Ihr Projekt im Vergleich leichter oder schwieriger? Sind Sie qualifizierter als die anderen oder fehlt es Ihnen an Erfahrung? Stehen Ihnen mehr oder weniger Ressourcen zur Verfügung? Um diese Fragen zu beantworten, ist oft etwas Recherche nötig. Aber sie lohnt sich.
Wie groß der Unterschied zwischen der eigenen Einschätzung und der Außenperspektive sein kann, hat Kahneman in seinem Bestseller „Schnelles Denken, langsames Denken“ beschrieben: Zu Beginn der gemeinsamen Arbeit an einem neuen Lehrbuch bat er seine Kollegen um eine Einschätzung, wie lange es bis zum fertigen Lehrbuch dauern würde. Alle Schätzungen lagen um die zwei Jahre. Dabei hatten andere Teams, wenn sie überhaupt durchhielten, zwischen sieben und zehn Jahre an ähnlichen Lehrbüchern gesessen. Das wäre auch für die Gruppe von Kahneman eine realistische Annahme gewesen, wie sich später herausstellte: Ihr Buch wurde schließlich nach acht Jahren fertig, sechs Jahre später als erwartet. Selbst für die Bahn wäre das eine rekordverdächtige Verspätung.