Selbstmanagement Zehn Stunden mehr Freizeit durch gute Planung

Viele Berufstätige haben das Gefühl, einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit nebensächlichen Aufgaben zu verbringen. Doch wer produktiver arbeitet, kann bis zu zehn Stunden pro Woche an Arbeit freischaufeln.

1. Prioritäten setzenWas muss getan werden? Diese Frage sollte bei Ihnen an erster Stelle stehen. Die Antwort auf die Frage „Was will ich tun?“ ist somit zweitrangig. Das wusste schon Harry Truman, 1945 Präsident der USA, am Ende des zweiten Weltkrieges. Was er tun wollte, war klar: Die wirtschaftlichen und sozialen Reformen seines Vorgängers Franklin D. Roosevelt zu Ende bringen. Als er sich jedoch die essenzielle Frage stellte, was er tun musste, erkannte Truman, dass die Außenpolitik seines Landes an erster Stelle stehen sollte. So wurde er zum effektivsten Präsidenten in der Geschichte der USA. Druckers Tipp: Verzetteln Sie sich nicht und konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe. Wenn Sie effektiv führen wollen, setzen Sie sich Prioritäten und halten Sie auch daran fest. Quelle: dpa

Die Tage sind zu kurz, die Stunden vergehen zu schnell und die Arbeit wird einfach nicht weniger. Viele Berufstätige fühlen sich gefangen in einem Netz aus Verpflichtungen. Sie wollen produktiv arbeiten, beschäftigt sein und gleichzeitig ihre Kollegen und Vorgesetzen nicht enttäuschen. Unter einem immer größer werdenden Haufen von Arbeit schrumpft die Freizeit, aber – die Arbeit abgeben will auch keiner. Das würde einem Kontrollverlust gleichkommen.

Eine Studie des Harvard Business Managers hat in den vergangenen drei Jahren untersucht, wie man im Job produktiver sein kann. Die Lösung ist simpel: Effektives Arbeiten und gezieltes Aufgaben umleiten sind der Schlüssel zu einem entspannten Arbeitsalltag. Viele wollen alle Aufgaben selber erledigen, egal wie unwichtig oder zeitschluckend sie sind. Im Durchschnitt verbringen viele bis zu 41 Prozent ihrer Zeit mit Aufgaben, die nicht zwingend notwendig sind und auch von anderen übernommen werden könnten.

Im Zuge der Studie des Harvard Business Manager wurden 45 Berufstätige aus 39 Unternehmen befragt, wie sie ihren Arbeitstag verbringen. Sie kamen aus acht verschiedenen Branchen aus Europa und den USA. Viele haben angegeben, dass sie einen großen Teil ihres Tages mit Schreibtischarbeit oder Meetings verbringen. Diese Arbeit hat in den meisten Fällen für die Betroffenen weder einen persönlichen Wert, noch einen Wert für das Unternehmen.

Was die Deutschen glücklich macht
Rational, kühl, pessimistisch: Die Deutschen gelten allgemein nicht als das Volk mit der größten Lebensfreude. Falsch, sagt die Forsa-Umfrage für das Happiness-Institut von Coca-Cola. Demnach sind die Deutschen wesentlich lebensfroher, als man gemeinhin annimmt. Quelle: dpa
Für den quantitativen Studienteil wurden 2153 in Deutschland lebende Männer und Frauen zwischen 14 und 69 Jahren vom Meinungsforschungsinstitut Forsa befragt. Für die qualitative Studie wurden insgesamt sechs Gruppendiskussionen (jeweils acht Personen) mit Teenagern, jungen Erwachsenen, Doppelverdienern ohne Kinder, Eltern und Senioren veranstaltet. Insgesamt fördert das Happiness-Institut, zu dessen Experten Professor Hilke Brockmann (Soziologin), Professor Ruut Veenhoven (Sozialpsychologe) und Professor Peter Wippermann (Professor für Kommunikationsdesign an der Folkwang Universität der Künste in Essen, Gründer des Trendbüros Hamburg) gehören, ein positives Stimmungsbild zutage. Quelle: dpa
Doch was macht die Deutschen lebensfroh? Die Antwort ist eindeutig und wenig überraschend: 80 Prozent der Deutschen empfinden während ihrer Freizeitbeschäftigungen große Lebensfreude. Was zählt, ist das Hier und Jetzt. 72 Prozent der Befragten empfinden zudem große Lebensfreude, wenn sie innehalten und den Moment genießen. 68 Prozent ergeht es so, wenn sie sich selbst verwirklichen können. Quelle: dpa
Arbeit trägt wesentlich zur Lebensfreude bei. Von den voll Erwerbstätigen empfinden 51 Prozent große Lebensfreude, von den Befragten ohne Job nur 41 Prozent. Quelle: Blumenbüro Holland/dpa/gms
Kochen auf Sterne-Niveau, Kicken im Verein oder Volleyball im Park – jeder zweite Deutsche (50 Prozent) verwirklicht sich im Hobby. Quelle: dpa
Wer selbst entscheiden kann, wie er sein Leben gestaltet, ist zufriedener. Die wichtigste Strategie dafür: selbst über seine Zeit bestimmen. Das sagen 64 Prozent der Deutschen. Quelle: dpa
Lieben und geliebt werden: 54 Prozent der Menschen in einer Beziehung sind sehr lebensfroh. Unter den Singles liegt die Quote bei 44 Prozent. Für 76 Prozent der Eltern kleiner Kinder trägt der Nachwuchs sehr zur Lebensfreude bei. Quelle: dpa
Freunde sind wichtig, vor allem für Singles. Der Anteil Lebensfroher ist unter Alleinstehenden, die mindestens einmal pro Woche mit Freunden oder Bekannten zusammen sind, höher als bei Singles, die für sich bleiben (50 Prozent gegenüber 35 Prozent). Quelle: dpa
Gute Taten zahlen sich doppelt aus: Der Empfänger profitiert und der Geber hat mehr Lebensfreude. Kein Wunder, dass 61 Prozent der Befragten mit großer Lebensfreude Gutes tun. Quelle: dpa
Die Deutschen lieben das Lachen. 76 Prozent lachen oft bis sehr oft. Am häufigsten in Gesellschaft von Freunden und Bekannten (73 Prozent) sowie Partner und Familie (71 Prozent). Manchmal auch mit (Partei)kollegen. Quelle: dpa
Nur 49 Prozent der 14- bis 19-Jährigen empfinden beim Lernen große Lebensfreude. Doch mit steigendem Alter wächst auch die Erkenntnis, dass Lernen lebensfroh macht. In der Altersgruppe 30 bis 45 Jahre sagen das 79 Prozent der Befragten. Quelle: dpa
Das Happiness-Institut ist eine Initiative von Coca-Cola Deutschland. Mit aktuellen Studien untersucht das Happiness-Institut gemeinsam mit Experten aus Wissenschaft und Praxis das Phänomen Lebensfreude. Quelle: obs

Wer diese Aufgaben an andere weitergibt, kann viel Zeit und Energie sparen. Gutes Selbstmanagement ist die Voraussetzung: Wer sich vorher überlegt, wie und womit er seine Zeit verbringt und welche Aufgaben andere erledigen können, der gewinnt Zeit. Der Harvard Business Manager hat dieses Konzept bei 15 Führungskräften in verschiedenen Unternehmen getestet. Das Ergebnis: Die Teilnehmer haben ihre reine Schreibtischarbeit um durchschnittlich sechs Stunden pro Woche reduziert, die Zeit in Meetings war pro Woche um zwei Stunden kürzer als sonst.

Trotz dieser Zeitersparnis fällt es vielen schwer, die eigene Arbeit abzugeben. Kann der andere es genauso gut wie ich? Ist er womöglich viel langsamer oder ungenau? Ein weiterer wichtiger Aspekt: Viele fühlen sich durch ihre Aufgaben gebraucht. Wer seine Arbeit abgibt, hat oft das Gefühl er verliert seine Wichtigkeit.

In Arbeit
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Aber nicht nur die Arbeitnehmer fühlen sich oft gehemmt Arbeit abzugeben. Auch Arbeitgeber haben noch kein Konzept entwickelt, um eine optimale Produktivität zu erreichen. In den letzten Jahren war es das Ziel vieler Unternehmen kosten zu senken. Dadurch mussten Arbeitnehmer häufig unwichtige Aufgaben übernehmen, zum Beispiel Dienstreisen selber buchen und planen. Viele Arbeitgeber zögern aus Kostengründen vor Neueinstellungen im administrativen Bereich.  

Viele Verbesserungen sind aber leicht getan: ein gutes Selbstmanagement, Unternehmensinitiativen oder eine Maximaldauer für Meetings sind schon mal ein erster Schritt.  

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