Hallöchen, Herr Professor: Warum Studenten so unhöfliche Mails schreiben
Beherrscht der Student von heute nicht mehr die Grundlagen des respektvollen Umgangstons gegenüber seiner Professoren?
Foto: dpaÜber die Korrespondenz mit ihren Studenten hört man Professoren oft klagen. Beim Öffnen ihrer Mailbox sähen sich Hochschuldozenten mit einem schockierenden Dschungel aus "Pseudo-Anbiederei, Jugendslang und Hybris" konfrontiert, schrieb der Münsteraner Juraprofessor Thomas Hoeren vor einigen Jahren auf Spiegel Online. Studenten übertrügen den ungezwungenen Ton aus Chatrooms eins zu eins in ihre Mails, schimpfte sein Gießener Kollege Martin Gutzeit vergangenes Jahr in der FAS. Jan Seifert, Dozent für Germanistische Linguistik an der Universität Bonn, geht mit den studentischen Corpora Delicti etwas gelassener um: Er hat sie soeben für seine sprachwissenschaftlichen Zwecke analysiert.
"Anhand studentischer E-Mails lässt sich hervorragend der Erwerb einer neuen Kommunikationsstufe studieren", erklärt Seifert, der sich vor allem mit Sprachkritik und -reflexion beschäftigt und den unsere sprachlichen Umgangsformen generell stark interessieren. Die E-Mail an den Dozenten sei für Studenten oft eine der ersten Situationen, in der sie offiziell und asymmetrisch – mit einem Höhergestellten – kommunizieren müssten. Dieser Herausforderung seien die wenigsten gewachsen.
Korrekte Signatur
Name, Firma, Position, Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss in der digitalen Signatur. So weiß der Empfänger stets mit wem er es zu tun hat und wie er ihn erreichen kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur auch mitgeschickt wird, wenn Sie auf Emails antworten oder die elektronische Post weiterleiten. Diese Einstellungen werden oftmals übersehen. Da eine berufliche Email seit 2007 als Geschäftsbrief gilt, müssen die erforderlichen Angaben des Unternehmens mitgesandt werden: Name der Firma, Handelsregisternummer, Rechtsform etc. Das passiert in den meisten Unternehmen automatisch.
Foto: FotoliaKeine Werbung
Vermeiden Sie es unbedingt in die Signatur Werbebotschaften einzubauen. Ein einfacher Link zu einem bestimmten Angebot ist erlaubt, mehrzeilige Werbesprüche lenken vom eigentlichen Inhalt ab und wirken oftmals unübersichtlich. Außerdem sollte die Signatur auch bei kurzen Emails im richtigen Größenverhältnis zum restlichen Text stehen.
Foto: FotoliaIndividuelle Grußformeln
Legen Sie auf keinen Fall eine bestimmte Abschiedsformel in der Signatur fest. So können Sie je nach Verhältnis zum Email-Empfänger variieren. „Mit freundlichen Grüßen“ ist zwar die Standardverabschiedung, sie wirkt allerdings schräg, wenn sie an jemanden gerichtet wird, den man besser kennt, zum Beispiel einen Kollegen oder einen langjährigen Kunden, zu dem man ein gutes Verhältnis hat.
Foto: FotoliaGroße Verteiler meiden
Jeder kennt es, jeden nervt es. Emails werden über einen Verteiler geschickt, obwohl nur ein oder zwei bestimmte Empfänger die Nachricht bekommen sollen. Machen Sie sich die Mühe und suchen Sie die persönlichen Email-Adressen raus. Die anderen auf der Verteilerliste sind sonst schnell genervt. Auch die Option „Allen antworten“ sollte nur genutzt werden, wenn Ihre Antwort wirklich für alle relevant ist.
Foto: FotoliaPostfach pflegen
Achten Sie darauf, dass Ihr digitales Postfach nicht überquillt. Ist nur noch wenig Platz im Posteingang, bekommen Geschäftspartner und Kollegen Fehlermeldungen, wenn sie versuchen Ihnen größere Anhänge zu schicken. Die Email kommt nicht an und der Absender hat mehr Arbeit, weil er Sie anrufen und auf das Problem hinweisen muss.
Foto: FotoliaAbwesenheitsnotiz überprüfen
Vor allem während der Sommerferien und an Weihnachten sind viele Büros nur notbesetzt. In diesen Zeiten ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass in der Abwesenheitsnotiz ein Ersatzansprechpartner angegeben wird, der während des kompletten Urlaubs als Vertretung erreichbar ist. Eine Abwesenheitsnotiz von der Vertretung mit Verweis auf deren Vertretung ist inakzeptable.
Foto: FotoliaAussagekräftiger Betreff
Bei der täglichen Flut an Emails ist es wichtig den Überblick zu behalten. Hierbei helfen die Betreffzeilen. Emails ohne Betreff oder mit schwammiger Zeile wie „Frage“ oder „Pressemitteilung“ gehen unter oder werden spät beantwortet, weil der Inhalt nicht auf den ersten Blick erkennbar ist und damit auch nicht die Relevanz der Email.
Foto: ScreenshotForm wahren
Auch wenn die berufliche Email weniger formell als ein Geschäftsbrief erscheint, sollten einige Regeln gewahrt werden. Verzichten Sie auf keinen Fall auf die Anrede, wenngleich Sie das Grußwort etwas lockerer als in einem Brief formulieren können. Je nach Beziehung zum Empfänger kann die Email auch mit „Guten Tag“ oder sogar „Hallo“ beginnen. Rechtschreibung und Grammatik sind in der elektronischen Post genauso wichtig wie in traditionellen Brief. Smileys sind bei geschäftlichen Emails meist unangebracht.
Foto: dpaAnhang richtig formatieren
Verschicken Sie Anhänge, sollten Sie dabei gängige Dateiformate verwenden. Für den Empfänger ist es ärgerlich, wenn er eine wichtige Information von Ihnen zwar bekommt, diese aber nicht lesen kann. Halten Sie außerdem die Datenmenge gering, weil nicht jeder Internetnutzer Emails mit riesigen Anhängen empfangen kann. Programme zur Komprimierung können dabei helfen.
Foto: FotoliaSparsam mit roten Ausrufezeichen umgehen
Erscheint das rote Ausrufezeichen im Posteingang, schrillen die Alarmglocken des Empfängers. Emails, die Sie mit hoher Priorität versenden, sollten auch wirklich wichtig sein, sonst verwässern Sie ihre Wirkung. Auch Lesebestätigungen sollten Sie nur in absoluten Ausnahmefällen anfordern.
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Unkenntnis sprachlicher Normen
"Guten Abend", schrieb einer von Seiferts Studenten. "Haben Sie von meiner Freundin die nachricht bekommen dass mein zug ausgefallen ist? Ich stand grade im wald mit dem ollen ding. Ich hoffe Sie haben mich heute nicht zu sehr vermisst ;) wenn sie brauchen kann ich ihnen einen attest besorgen.. aber eigentlich war ich nicht krank."
Was Seiferts Kollegen als grobe Verletzung jeglicher Höflichkeitsregeln empfinden, wertet der Sprachwissenschaftler als schlichte Unkenntnis sprachlicher Normen. Aus Unwissenheit habe der Student auf den umgangssprachlichen Duktus zurückgegriffen, der ihm aus dem Mailkontakt mit Freunden gebräuchlich war, inklusive einer gewissen Lockerheit bei der Beachtung von Rechtschreibregeln. 500 E-Mails hat Seifert untersucht, Erstkontaktaufnahmen von Studenten aus seinem Postfach und den Mailaccounts von Kollegen. Im Gegensatz zur allgemeinen Wahrnehmung war die unfreiwillig komische Ausdrucksweise dabei eher die Ausnahme. Ebenso traf Seifert auf Bemühungen, besonders förmlich zu klingen.
"Bezüglich des Seminares (Titel) würde ich gerne um einen Gesprächstermin bitten, um mit Ihnen das Thema meiner Hausarbeit zu besprechen", schrieb ihm etwa eine Studentin. "Leider kann ich den von Ihnen zur Verfügung gestellten Termin während der Sprechstunde nicht wahrnehmen." Oder: "Aufgrund einiger Komplikationen bei der Modulbelegung, wollte ich in Erfahrung bringen, ob ich ohne Probleme einen Gruppenwechsel vollziehen kann?
Erstis
„Welcher Hörsaal?“, lautet die meistgestellte Frage des Neulings. Noch etwas unsicher tapst er über den Campus - mit dem Orientierungsplan in der Hand. In die meisten Seminare kommt er trotzdem zu spät. Trotz allem ist der Ersti - mit dem beinahe noch druckwarmen Abiturzeugnis in der Hand - hochmotiviert. Nur, dass er sich für Klausuren in Listen eintragen muss, kostet ihn im ersten halben Jahr an der Uni einiges an Lehrgeld.
Foto: dpaDer Streber
Gleich mehrere Jobs als studentische Hilfskraft bringen dem Streber die für ihn so wertvollen Kontakte zu den Professoren. Mit Vorliebe korrigiert er die Klausuren seiner Kommilitonen im Dienste seines Vorgesetzten - und führt privat eine Notenliste über die Ergebnisse. Die Campus-Party verpasst er, denn „lieber zu viel gelernt als zu wenig“, sagt er. Der Anspruch auf Verstehen ist begraben: Hauptsache, die Noten stimmen. Wenn er mal groß ist, wird er Spießer.
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Der Langzeitstudent
Gefühlt war der Langzeitstudent schon während der Friedensbewegung in den 60er Jahren an der Uni - davon halten ihn auch die eingeführten Studiengebühren nicht ab. Auf dem Campus munkelt man, er habe die Matrikelnummer 000 auf seinem Ausweis. Aber „Student“ ist für ihn eben kein Status, sondern ein Lebensgefühl: Er genießt den Rabatt für Museum und Kino, mit dem Semesterticket fährt er günstig durchs Land. Die Mensa ist seine zweite Küche, ach was: seine einzige. Nicht nur für ihn: 85 bis 90 Millionen Vollmahlzeiten werden in den rund 400 Mensen des Studentenwerks an deutschen Unis im Jahr ausgegeben. Der ewige Student versackt hier auch, wenn er eigentlich an der Hausarbeit, die er schon seit vier Semestern vor sich herschiebt, schreiben sollte. Referate bebildert er mit vergilbten Dias und Schwarz-weiß-Overheadfolien.
Foto: FotoliaDer Turbostudent
Krasses Gegenteil vom ewigen Studenten ist der Turbostudent. Seine Kommilitonen müssen im überfüllten Hörsaal um Plätze kämpfen - er ist bereits eine gute halbe Stunde vor Vorlesungsbeginn mit akkurat gezogenem Seitenscheitel und aufgesetzt interessierter Miene da: Networking mit dem Prof eben. Während die anderen noch einen freien Platz für das rostige Rad suchen, hat er sein erstes selbst verdientes Auto bereits geparkt - so macht er sich auch seinen Anzug nicht schmutzig. Er hatte schon bei der Einführungsveranstaltung nur die Chefetage im Blick und erscheint selbst zum Unisport immer im Anzug mit Krawatte. Schließlich könnte ja ein Headhunter beim Basketball dabei sein. Zeit für Discobesuche, ausgiebiges Brunchen oder Verabredungen mit den Damen hat er keine - Zeit ist Geld!
Foto: FotoliaDie Intellektuelle
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so wirkt, aber die Intellektuelle ist eher mit dem Langzeit- als dem Turbostudenten verwandt. Denn obwohl sie ein unglaubliches Wissen besitzt, hat sie in der Regel eher wenig bestandene Prüfungen vorzuweisen. Dafür organisiert sie Weinseminare, Poetry Slams, Themenkinoabende und Selbsthilfegruppen für unverstandene Frauen in der Zeit des Postfeminismus.
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Die Tussi
Anders als die Intellektuelle scheint die Tussi nur an der Uni zu sein, um von einem Akademiker geheiratet zu werden. Neben Make up, Nagellack und Mode interessiert sie nicht viel und in der Regel kennt sie sich auch nur mit diesen Themen aus. Die Tussi belegt deshalb eher selten naturwissenschaftliche Fächern wie Maschinenbau oder theoretische Physik.
Foto: FotoliaDer Familiäre
Der Sprung von Schule zur Universität soll so klein wie möglich gehalten werden, deshalb wird an der Uni der Heimatstadt studiert. Laut einer Umfrage im Auftrag des Deutschen Studentenwerks wohnen 28 Prozent der deutschen Studenten zu Studienbeginn bei den Eltern oder anderen Verwandten. Vor Semesterbeginn war der Sprössling mit seinen Eltern oft schon einmal den Campus besichtigen. Das Essen in der Kantine meidet der Nesthocker - schließlich wird dort nicht wie im „Hotel Mama“ auf Sonderwünsche eingegangen. Hausarbeiten sind ein wahres Familienwerk: Papa kopiert im Geschäft, Mama und Oma lesen gegen. Angestrebt wird eine Beamtenkarriere, wie sie womöglich die Eltern vorleben, oder die Übernahme des Familienbetriebs.
Foto: FotoliaDer Angeber
Er ist Sohn aus gutem Hause und wie er sein Studium schafft, ist vielen ein Rätsel - aber er schafft es. Anschließende Karriere inklusive. An der Uni selbst fällt er durch seine schicken Autos, schönen Frauen, die Designerklamotten und die Wochenendtrips in europäische Metropolen auf.
Foto: FotoliaDie Prinzessin
Sie ist von den Perlenohrringen bis zu den Wildledermokassins immer top gekleidet und macht sowohl in der juristischen Fakultät als auch auf dem Golf- oder Tennisplatz eine gute Figur. Sie ist Papis Liebling und mit den Professoren auf Du und Du. Mit ihrem mindestens genauso spießigen Freund ist sie seit der achten Klasse zusammen. Kennen gelernt haben sie sich in der Tanzschule beim Slowfox.
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Die Alternative
Sie ist vor allem in den geisteswissenschaftlichen Fakultäten anzutreffen, zu erkennen an den gefärbten Haaren (bevorzugt Henna), den Glöckchen, Klimperarmbändern und sonstigem Gebamsel an der Bio-Hanfkleidung. Neben ihrem Studium engagiert sie sich in der Studentenvertretung oder für die Rechte einarmiger, lesbischer buddhistischer Frauen mit Migrationshintergrund.
Ihr männliches Pendant trägt Dreadlocks und Dreitagebart, ist Veganer und studiert Sinologie, Ethnologie oder vergleichende Religionswissenschaften. Holt er zu Beginn eines Seminars seine Zettelwirtschaft aus handgeschriebenen, unleserlichen Kladden aus der Tasche, rieselt auch gleich der lose herumfliegende Tabak für die Selbstgedrehten auf den Boden.
Foto: FotoliaDer Rucksackstudent
An der Uni ist er nur selten, aber wenn erzählt er ausgiebig von seiner letzten Fahrradtour durch Peru - nackt. Er kann in 14 Sprachen Bier bestellen und in mindestens 20 Sprachen Fluchen. Außerdem kann er am Stand der Sonne die Uhrzeit ablesen und nach Sternen navigieren. Nach seinem Studium wird er Erdkundelehrer oder eröffnet eine Tauchschule in Australien.
Foto: FotoliaDer Ottonormalstudent
Neben all den Exzentrikern gibt es natürlich auch noch die Masse der normalen Studenten, über die es nicht viel zu sagen gibt: Sie studieren irgendetwas, tragen Jeans und Pullover, im Sommer auch mal kurze Hosen und T-Shirts. Sie spielen Fußball oder auch nicht und gehen am Wochenende gerne feiern. Dafür werden sie schnell übersehen und enden in der Regel als einfacher Büroangestellter.
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Die Genitivvariante auf -es ("Seminares") ist laut Duden gar nicht mehr vorgesehen. Seifert vermutet, manche Schreiber hielten sie trotzdem für stilistisch besser. Hier handle es sich wohl um Studenten, die bereits eine Idee davon hätten, welche sprachlichen Verfahren für den Ausdruck kommunikativer Distanz ("Warnung vor dem Hunde!") geeignet seien. Auf diese griffen sie dann zurück, jedoch oft unreflektiert und mechanisch. Das gelte zum Beispiel auch für Formulierungen wie "in Erfahrung bringen". Oft werde aus diesem Grund auch das Relativpronomen "welche/-r" verwendet, das der Duden als "schwerfällig" bezeichnet: "Allerdings habe ich Kontakt zu Kommilitonen, welche mir ihre Unterlagen der Einführung zur Verfügung stellen können."
Dass Studenten Probleme haben, den richtigen Ton zu treffen, liegt allerdings auch daran, dass dieser bislang noch unzureichend definiert ist und bei verschiedenen Adressaten oft ganz unterschiedlich ankommt. So gilt etwa die Anrede "Hallo" dem Duden zufolge als in E-Mails "weit verbreitet" und "weitgehend akzeptiert" – eine Onlinebefragung der Greifswalder Sprachwissenschaftlerin Jana Kiesendahl 2009 ergab aber, dass nur etwas mehr als die Hälfte der Lehrenden diese angemessen fand. Ebenfalls als bedenklich wertet Kiesendahl den Bezug auf die Tageszeit: Formeln wie "Guten Abend" suggerierten, dass Studenten von ihren Dozenten eine Verfügbarkeit rund um die Uhr erwarten.
Wohlwollen erzeugen
Seifert hat ein Schema entwickelt, welche Formel in welcher Beziehung für welche Art von Distanz steht. Die wilden Mischungen, die er in den E-Mails der Studenten fand, wertet er als weiteres Indiz für deren Unwissenheit. So etwa die Kombination von "Sehr geehrter" (sehr förmlich) mit "herzlichen Grüßen" (eher nähesprachlich). Oder auch den folgenden Fall: "Hallo Herr (N. N.)! Ich wollte nur mal nachfragen, ob mit meiner Hausarbeit alles in Ordnung war, da ich noch keine Note bei basis finden konnte?! Ganz liebe Grüße." Möglicherweise, mutmaßt Seifert, wollten Studenten auf diese Weise in heiklen Fällen Wohlwollen bei ihrem Dozenten erzeugen.
Als Fachmann fordert Jan Seifert, das sprachliche Bewusstsein Studierender mehr zu schulen. Sie müssten für die Feinheiten der elektronischen Kommunikation sensibilisiert werden; Untersuchungen wie diese könnten in linguistisch fundierte Handlungsempfehlungen für den Alltag münden.
Der Jurist Martin Gutzeit ist da rigoroser. Auf seiner Institutshomepage ist zu lesen: "Wir weisen höflich darauf hin, dass E-Mails, bei denen die Form nicht gewahrt ist (unsäglich: "Hi", "Hallo", "Servus"), nicht beantwortet werden."