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Ende der Powerpoint-Präsentationen Wie Sie Meetings effektiver machen

Die Zeiten des schlichten Frontalvortrags sind vorbei. Etliche Unternehmen haben erkannt, dass Konferenzen keine Verkaufsveranstaltungen sind. Um die Gesprächskultur wieder zu fördern, gehen sie neue Wege.

Multitasking während eines Meetings Quelle: fotolia

Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, in dem nicht über das Diskutieren diskutiert wird. Langwierige Meetings rauben Zeit und Energie und bieten allzu häufig Raum, vom eigentlichen Thema abzuschweifen und zu einer Jammerveranstaltung zu werden. Um Gesprächsrunden wieder zu kreativen und effektiven Veranstaltungen zu machen, werden immer häufiger neue Wege eingeschlagen.

Besonders strukturiert geht Yahoo-Chefin Marissa Mayer vor. 70 Sitzungen muss sie in der Woche durchstehen. Vor jeder Veranstaltung müssen ihre Gesprächspartner sie genau informieren, worum es geht – und vor allem was ihre Rolle in dem Gespräch ist. Wird sie einfach informiert? Muss sie eine Entscheidung treffen oder ist der Input der Chefin gefragt?

Zudem erwartet, sie dass alle Gesprächsteilnehmer vor dem Meeting eine Agenda bekommen, um so über die Inhalte des Treffens informiert zu werden. Mayer legt angeblich wert darauf, dass in der Tagesordnung auch schon das Ziel der Veranstaltung definiert wird. Von jedem der Meetings werden Protokolle angefertigt, damit auch Abwesende nachlesen können, was besprochen wurde – und bei der nächsten Runde nicht wieder von vorne angefangen werden muss. Außerdem schiebt die Yahoo-Chefin immer wieder fünf- bis zehnminütige Minimeetings dazwischen, um über die aktuellen Geschehnisse auf dem Laufenden zu bleiben.

Doch nicht nur die großen Unternehmen wie Yahoo – auch etliche Start-Ups arbeiten daran, Meetings zu optimieren. Das "Wall Street Journal" hat mit etlichen Gründern wie Evernote und UberConference über das Ende der verhassten Gespräche gesprochen.

Apps und Dienste für ein papierloses Arbeiten
Logo von Evernote Quelle: Presse
DropboxDropbox installiert Ordner auf unterschiedlichen Rechnern und hält sie über das Internet synchron. ( iOS, Android) Quelle: Presse
Google DocsGoogle Docs ist das für den Privatgebrauch kostenlose Bürosoftwarepaket von Google. Die Dokumente liegen im Netz und können daher vom Computer, Smartphone oder Tablet bearbeitet werden – bei Bedarf auch von mehreren Anwendern gleichzeitig. Microsoft bietet mit Skydrive eine ähnliche Lösung. Quelle: Screenshot
PenultimatePenultimate ist eine Notizbuch-App fürs Tablet, die sämtliche digitalen Mitschriften bei Evernote hinterlegt. (Kostenlos, iOS). Ähnliche Funktionen bietet Bamboo. ( iOS, Android, kostenlos) Quelle: Screenshot
NotabilityNotability ist eine Notizbuch-App, die zugleich Gespräche aufzeichnet. Später können Nutzer per Klick auf Textstellen hören, was zu der fraglichen Zeit im Gespräch gesagt wurde. (1,79 Euro, iOS) Quelle: Screenshot
PDFpenPDFpen ermöglicht es, auf dem iPad handschriftliche Anmerkungen in PDF-Dokumenten zu machen und Verträge zu unterzeichnen. (14,99 Euro, iOS). Ähnliches für Android-Geräte bietet ezPDF Reader ( Android, iOS, 3,20 Euro). Wer nur eine App zum Unterschreiben von Dokumenten sucht, sollte das kostenlose Adobe- Programm EchoSign ( iOS) ausprobieren. Quelle: Presse
SketchBookSketchBook ist ein gutes Zeichenprogramm. ( iOS, Android, 4,49 Euro) Quelle: Screenshot

Vor allem mit kleinen Veränderungen sollen die Start-Ups schon einiges erreicht haben. Bei UberConference bemüht man sich zum Beispiel darum Telefonkonferenzen angenehmer zu gestalten. Das Tool schafft des Unternehmens schafft die umständliche Telefonspinne ab und organisiert die Gespräche über das Internet. Alle Teilnehmer wählen sich über die UberConference-Schalte zur Konferenz ein. Im Netz werden dann alle Mitglieder der Runde im Bild angezeigt. Außerdem wird das Foto desjenigen markiert, der gerade spricht. Die einfache Technik macht es deutlich leichter den Diskussionen zu folgen. Der Organisator der Konferenz kann sogar einige Leitungen temporär stumm schalten.

Dokumente lassen sich über die Plattform tauschen und das gesamte Gespräch aufzeichnen. Damit werden Protokolle überflüssig. Und auch Pinnummern braucht niemand, der sich an so einer Schalte beteiligen möchte. Einfach die Nummer wählen, und schon kann es losgehen.

Mehr Niveau ins Gespräch

Bei Evernote hingegen plant man, das Gesprächsniveau anzuheben. Unternehmenschef Phil Libin hat beobachtet, dass die Teilnehmer der Veranstaltung meist dümmer gemacht würden als sie sind. Vor allem die Präsentationssoftware Powerpoint sei an der Verdummung der Menschen schuld. Das hatte zuvor schon Amazon-Chef Jeff Bezos erkannt und seine Mitarbeiter aufgefordert die Tagesordnungen in ganzen Sätzen erzählerisch auszuformulieren. Sein Argument: Das fördere die Kreativität eher statt Bullet-Points, die vermeintliche Tatsachen abbilden.

In Arbeit
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Auch bei Evernote glaubt der Chef nicht daran, dass die Art der frontalen und verknappten Informationspräsentation für den Gedankenaustausch förderlich ist. Auch er lässt die Agenda in ganzen Sätzen ausformulieren.  Abgelegt wird sie dann in der internetbasierten Software des Start-Ups, so dass sie jeder einsehen kann. Während der Meetings wird jeder Teilnehmer angehalten über die einzelnen Punkte der Agenda mitzudiskutieren. Außerdem machen sich alle Notizen, die dann wieder untereinander ausgetauscht werden. Künftig will das Unternehmen auch seine Terminkalender-Optionen verbessern.

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