Ende der Powerpoint-Präsentationen: Wie Sie Meetings effektiver machen
6. Produktivität fördern
Besprechungen innerhalb des Unternehmens sind wichtig – aber nur, wenn sie richtig geführt werden. Das ist kein Hexenwerk, sondern ganz einfach. In den USA war die erfolgreichste Führungskraft zur Zeit des Zweiten Weltkriegs kein Geschäftsmann, sondern Kardinal Francis Spellmann. Als er die Diözese übernahm, war sie völlig insolvent, chaotisch und demoralisiert. Einige Jahre später konnte Spellmann seinem Nachfolger ein Bistum hinterlassen, das an der Spitze der katholischen Kirche in den USA stand. Sein Erfolgsgeheimnis: Besprechungen. Oft war Spellmann nur zweimal am Tag allein, für jeweils 25 Minuten: Während der Messe und beim Abendgebet vor dem Schlafengehen.
Druckers Tipp: Nehmen Sie sich ein Beispiel an Kardinal Spellmann. Wichtig ist aber, dass im Vorhinein klar ist, um welche Art von Sitzung es sich handeln soll und welche Themen dabei im Mittelpunkt stehen.
Foto: fotoliaEs gibt wohl kaum ein Unternehmen, in dem nicht über das Diskutieren diskutiert wird. Langwierige Meetings rauben Zeit und Energie und bieten allzu häufig Raum, vom eigentlichen Thema abzuschweifen und zu einer Jammerveranstaltung zu werden. Um Gesprächsrunden wieder zu kreativen und effektiven Veranstaltungen zu machen, werden immer häufiger neue Wege eingeschlagen.
Besonders strukturiert geht Yahoo-Chefin Marissa Mayer vor. 70 Sitzungen muss sie in der Woche durchstehen. Vor jeder Veranstaltung müssen ihre Gesprächspartner sie genau informieren, worum es geht – und vor allem was ihre Rolle in dem Gespräch ist. Wird sie einfach informiert? Muss sie eine Entscheidung treffen oder ist der Input der Chefin gefragt?
Zudem erwartet, sie dass alle Gesprächsteilnehmer vor dem Meeting eine Agenda bekommen, um so über die Inhalte des Treffens informiert zu werden. Mayer legt angeblich wert darauf, dass in der Tagesordnung auch schon das Ziel der Veranstaltung definiert wird. Von jedem der Meetings werden Protokolle angefertigt, damit auch Abwesende nachlesen können, was besprochen wurde – und bei der nächsten Runde nicht wieder von vorne angefangen werden muss. Außerdem schiebt die Yahoo-Chefin immer wieder fünf- bis zehnminütige Minimeetings dazwischen, um über die aktuellen Geschehnisse auf dem Laufenden zu bleiben.
Doch nicht nur die großen Unternehmen wie Yahoo – auch etliche Start-Ups arbeiten daran, Meetings zu optimieren. Das "Wall Street Journal" hat mit etlichen Gründern wie Evernote und UberConference über das Ende der verhassten Gespräche gesprochen.
Evernote
Evernote ist ein Internet-Dienst, der Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenführt und durchsuchbar macht. Apps für Smartphone und Tablet ermöglichen den Zugriff auf die Dokumente von überall. Standard-Account: gratis. Wer mehr Speicher braucht und PDFs durchsuchen will, zahlt 40 Euro pro Jahr. (iOS, Android)
Wie Sie Evernote effizient nutzen, lesen Sie hier.
Foto: PresseDropbox
Dropbox installiert Ordner auf unterschiedlichen Rechnern und hält sie über das Internet synchron. (iOS, Android)
Alternativen zu Dropbox finden Sie hier.
Foto: PresseGoogle Docs
Google Docs ist das für den Privatgebrauch kostenlose Bürosoftwarepaket von Google. Die Dokumente liegen im Netz und können daher vom Computer, Smartphone oder Tablet bearbeitet werden – bei Bedarf auch von mehreren Anwendern gleichzeitig. Microsoft bietet mit Skydrive eine ähnliche Lösung.
Foto: ScreenshotNotability
Notability ist eine Notizbuch-App, die zugleich Gespräche aufzeichnet. Später können Nutzer per Klick auf Textstellen hören, was zu der fraglichen Zeit im Gespräch gesagt wurde. (1,79 Euro, iOS)
Foto: ScreenshotPDFpen
PDFpen ermöglicht es, auf dem iPad handschriftliche Anmerkungen in PDF-Dokumenten zu machen und Verträge zu unterzeichnen. (14,99 Euro, iOS). Ähnliches für Android-Geräte bietet ezPDF Reader (Android, iOS, 3,20 Euro). Wer nur eine App zum Unterschreiben von Dokumenten sucht, sollte das kostenlose Adobe- Programm EchoSign (iOS) ausprobieren.
Foto: PresseTinyScan
TinyScan macht iPhones und iPads zu Scannern, die Dokumente in durchsuchbare PDF-Dokumente umwandeln. Einfach App starten, Dokument fotografieren – fertig. (1,79 Euro, iOS). Eine Alternative ist CamScanner (Android, iOS, 3,99 Euro), und auch Handy Scanner Pro für iOS und Android bekommt gute Noten (5,99 Euro).
Foto: ScreenshotReposito
Bei vielen Menschen sorgen Kassenzettel und Quittungen für Chaos. Hier soll die App Reposito helfen (iOS, Android), die Kassenzettel scannt und elektronisch aufbewahrt, damit Kunden sie bei Bedarf zur Hand haben. (Kostenlos). Auch das US-Web-Portal Manilla hilft, Rechnungen virtuell zu organisieren. (iOS, Android)
Foto: PresseScanSnap
Die App des Fujitsu-Scanners hilft Nutzern, digitale Dokumente zu verwalten und an andere Plattformen wie Evernote weiterzuleiten. (iOS, kostenlos)
Foto: ScreenshotDoo
Doo ist ein Programm, das Dokumente auf dem PC erkennt, intelligent in Ordner verschiebt und sie vor allem schneller wieder auffindbar macht. (Windows, Mac)
Foto: PresseSmarchive
Smarchive soll Dokumente intelligent verwalten und Nutzer etwa an auslaufende Handyverträge erinnern oder billigere Stromanbieter empfehlen. Ab Sommer.
Foto: ScreenshotDropscan
Dropscan verbindet Papierwelt und digitales Büro. Wer seine Briefe dorthin umleitet, bekommt sie eingescannt als elektronisches Dokument zugesandt. Kunden zahlen je nach Anzahl gescannter Briefe.
Foto: ScreenshotVor allem mit kleinen Veränderungen sollen die Start-Ups schon einiges erreicht haben. Bei UberConference bemüht man sich zum Beispiel darum Telefonkonferenzen angenehmer zu gestalten. Das Tool schafft des Unternehmens schafft die umständliche Telefonspinne ab und organisiert die Gespräche über das Internet. Alle Teilnehmer wählen sich über die UberConference-Schalte zur Konferenz ein. Im Netz werden dann alle Mitglieder der Runde im Bild angezeigt. Außerdem wird das Foto desjenigen markiert, der gerade spricht. Die einfache Technik macht es deutlich leichter den Diskussionen zu folgen. Der Organisator der Konferenz kann sogar einige Leitungen temporär stumm schalten.
Dokumente lassen sich über die Plattform tauschen und das gesamte Gespräch aufzeichnen. Damit werden Protokolle überflüssig. Und auch Pinnummern braucht niemand, der sich an so einer Schalte beteiligen möchte. Einfach die Nummer wählen, und schon kann es losgehen.
Mehr Niveau ins Gespräch
Bei Evernote hingegen plant man, das Gesprächsniveau anzuheben. Unternehmenschef Phil Libin hat beobachtet, dass die Teilnehmer der Veranstaltung meist dümmer gemacht würden als sie sind. Vor allem die Präsentationssoftware Powerpoint sei an der Verdummung der Menschen schuld. Das hatte zuvor schon Amazon-Chef Jeff Bezos erkannt und seine Mitarbeiter aufgefordert die Tagesordnungen in ganzen Sätzen erzählerisch auszuformulieren. Sein Argument: Das fördere die Kreativität eher statt Bullet-Points, die vermeintliche Tatsachen abbilden.
Auch bei Evernote glaubt der Chef nicht daran, dass die Art der frontalen und verknappten Informationspräsentation für den Gedankenaustausch förderlich ist. Auch er lässt die Agenda in ganzen Sätzen ausformulieren. Abgelegt wird sie dann in der internetbasierten Software des Start-Ups, so dass sie jeder einsehen kann. Während der Meetings wird jeder Teilnehmer angehalten über die einzelnen Punkte der Agenda mitzudiskutieren. Außerdem machen sich alle Notizen, die dann wieder untereinander ausgetauscht werden. Künftig will das Unternehmen auch seine Terminkalender-Optionen verbessern.