Digitalisierung : So verbessern Sie Ihre Arbeitswelt

Dank neuartiger Technologien und der Vernetzung althergebrachter verändert sich der Arbeitsalltag drastisch. Damit diese Veränderung positiv ausfällt, müssen Unternehmen Einiges beachten.

Anforderungen der Industrie 4.0

Die Digitalisierung verändert Unternehmen. Entsprechend wollte das Bundesministerium für Bildung und Forschung wissen, was die Unternehmen derzeit umtreibt und wie sich der Wandel gestalten lässt. Martina Frost, Expertin des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (ifaa) befragte deshalb Fach- und Führungskräfte aus der Metall- und Elektroindustrie. Sie analysierte, welche Auswirkungen der Einsatz der neuen digitalen Technologien auf die Führung und die Organisation eines Unternehmens hat.

Kurz gesagt: Veränderung braucht eine starke Geschäftsführung und eine versuchsfreudige, fehlertolerante Unternehmenskultur.

Als Erfolgsfaktoren für die Einführung der Technologien nannten die befragten Personen vor allem die folgenden Aspekte:

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Definition der Ziele

Die Interviews zeigen, dass bei erfolgreich digitalisierten Unternehmen, die Geschäftsführung klar hinter der Einführung der Technologien stand. Bevor jedoch nur ein Cent in neue Technologien investiert wurde, gab es eine ganz klare Digitalstrategie, die von den klassischen Unternehmenszielen abgeleitet wurde beziehungsweise sich daran orientierte. Es wurde also immer erst gefragt: "Was wollen wir?" bevor die Frage: "Wie erreichen wir das?" beantwortet wurde.

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Verantwortung der Führung

Die größten Veränderungen ergeben sich in erster Linie nicht für die Mitarbeiter, sondern für Führungsaufgaben und Führungsverhalten: Statt in Silos müssen die Chefs von morgen bereichsübergreifend und ganzheitlich denken. Sie sollen schnell Entscheidungen treffen - am besten, in dem sie die in Echtzeit zur Verfügung stehenden Daten als Basis nutzen. Die erfolgreich digitalisierten Unternehmen hatten durch die Bank weg Führungskräfte, die hinter den Veränderungen standen und bereit waren, Verantwortung an ihre Mitarbeiter abzugeben. Dafür braucht es vor allem Vertrauen in die Mitarbeiter.

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Kommunikation

"Digitalisierung erfordert vor allem Veränderung in der Kommunikation und Veränderung bei den Kompetenzen von Führungskräften", sagt Martina Frost, Expertin des ifaa. Besonders im Vordergrund steht dabei eine veränderte Kommunikation: beispielsweise mehr digitale Besprechungen und dafür weniger Geschäftsreisen zu den Kollegen am anderen Ende der Welt.

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Disziplin und Lernbereitschaft

Es herrschte meist eine auf Vertrauen basierende sowie „versuchsfreudige und fehlertolerante“ Unternehmenskultur: Wo Neues ausprobiert wird, darf auch mal etwas schief gehen. Allerdings wurde von den Interview-Partnern die Vertrautheit der Mitarbeiter mit der Technik als wichtig beschrieben. Die Mitarbeiter mussten in der Lage sein, beispielsweise eine Maschine durch Software zu steuern und die vom System oder der Software vorgegebenen Daten richtig zu verwenden. Beides erfordert die Lernbereitschaft und den Veränderungswillen der Mitarbeiter. Denn ohne die funktioniert letztlich nichts.

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Große Unternehmen arbeiten schon längst mit vernetzten Systemen, um deren Pflege sich ganze IT-Abteilungen kümmern. Dank Cloud-Lösungen erreicht dieser Trend mittlerweile auch kleine und mittelständische Betriebe, für die es bisher wegen mangelnder Ressourcen unmöglich war, daran teilzuhaben. Da dafür jedoch nun kein eigener Server und kein geschultes Fachpersonal mehr benötigt wird, können auch diese von den neuesten Technologien profitieren und ihre Arbeitsabläufe optimieren.

Zum Autor

Frank Schneider

Frank Schneider ist Betriebswirt und selbstständiger Unternehmensberater. Er hat sich auf die Bereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert.

Die Digitalisierung ist wie Customer Relationship Management

Stellen Sie sich vor: Ein Unternehmen will für sein neues Produkt eine E-Mail-Kampagne starten. Diese soll sich aber nicht an den kompletten Kundenstamm richten, sondern lediglich an diejenigen, für die die Neuerung relevant ist. Wer zu dieser Zielgruppe gehört, soll anhand von Verkaufszahlen aus dem Vertrieb ermittelt werden.

Ohne ein gutes Customer Relationship Management (CRM)-System hat die Marketingabteilung allerdings keinen Zugriff auf diese Daten. Ein Mitarbeiter schreibt also einem Kollegen aus der Vertriebsabteilung eine E-Mail und bittet ihn um die entsprechenden Informationen. Der Empfänger sucht die Daten und überträgt Namen und Adressen nach und nach in ein Word-Dokument, das er dann ans Marketing schickt. Dort muss sein Kollege die Adressen einzeln in sein E-Mail-Programm übertragen. Alles in allem dauert dieser Vorgang mindestens eine Stunde.

Diese Programme und Apps erleichtern den Arbeitsalltag

Evernote/Evernote Web Clipper

Mit diesem digitalen Notizbuch für Tablet und Smartphone können wichtige Gedanken schnell festgehalten und genauso schnell wieder abgerufen werden. Mit dem Browser-Addon Web Clipper kann dieses Notizbuch auch mit Fotos und Texten aus dem Internet befüllt werden.

Last Pass

Das Tool Last Pass übernimmt das Speichern der Passwörter für verschiedene Anwendungen und Websites, so dass der User sich nur noch ein Passwort merken muss. Nämlich das für Last Pass.

Google Drive

Diese Online-Festplatte funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie die Cloud. Sie verfügt über eine sehr wichtige Funktion: Dokumente können auch offline bearbeitet und anschließend synchronisiert werden.

Lexware faktura+Auftrag

Mit diesem Helfer für die Warenwirtschaft können Rechnungen unterwegs erstellt werden. Zusätzlich bietet das Tool auch Auswertungsmöglichkeiten und ein integriertes Online-Banking.

Mit einer CRM-Software hat dagegen jeder Zugriff auf relevante Daten, egal ob er zu der entsprechenden Abteilung gehört oder nicht. So fällt der Mailverkehr schon mal weg. Und da ein gutes System auch über Features verfügt, mit denen sich der Kundenstamm nach seinem Kaufverhalten sortieren lässt, müssen die passenden Adressen nicht mehr manuell gesucht und doppelt übertragen werden. Die E-Mail mit den neuen Produktinformationen an alle passenden Kunden zu verschicken dauert so vielleicht noch zehn Minuten.

Bestehende Prozesse hinterfragen und optimieren

Ein CRM-System ist bei weitem nicht die einzige Möglichkeit, gewohnte Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und dadurch Ressourcen besser zu nutzen. In so gut wie allen Bereichen kann alleine schon dadurch, dass nun mehr Mitarbeiter auf bestimmte Daten zugreifen können, extrem viel Zeit gespart werden.

Digital or dead: So überleben Sie die digitale Zukunft

Digitalisierung muss oberste Priorität haben

Die Digitalisierung wird mittelfristig das Kerngeschäft der meisten Unternehmen beeinflussen. Führungskräfte müssen analysieren (lassen), wie sich die Spielregeln für ihre Branche verändern und die einzelnen Herausforderungen zu ihrer persönlichen Agenda machen. Quelle: Digital or dead von Serhan Ili und Ulrich Lichtenthaler

Finden Sie die Mitte zwischen Effizienz und Innovation

Viele Firmen konzentrieren sich darauf, vor allem die Effizienz ihrer Produktion durch neue Technologien zu stärken. Wer sich aber ausschließlich auf technologiegetriebene Effizienzsteigerung konzentriert, verschenkt in Zukunft Wachstumschancen. Denn diese entstehen durch digitale und analoge Innovationen.

Probieren Sie verschiedene Apps aus

Führungskräfte müssen besonders vielversprechende digitale Lösungen für ihr Unternehmen identifizieren. Wenn sie ein oder mehrere Tools in der engeren Auswahl haben, sollten sie das Ausprobieren der Software im Unternehmen fördern.

Entwickeln Sie eine langfristige Lösung

Neben dem kurzfristigen Ausprobieren müssen Unternehmen auch langfristig für ihre IT-Zukunft planen. Schließlich sollen die neuen Softwarelösungen, die zum Geschäftsmodell passen, auch in die bestehende Unternehmens-IT integriert werden.

Entwerfen Sie ein passendes Geschäftsmodell

Der Ausgangspunkt der Digitalisierungsinitiative sollte keinesfalls die IT sein. Vielmehr sollten die damit befassten Entscheider zunächst ein klares Bild davon haben, welchen Nutzen die Digitalisierung dem Unternehmen bringen sollte. Auf dieser Grundlage sollte alsdann zunächst ein passendes Geschäftsmodell für die digitalen Aktivitäten entwickelt werden, bevor dieses dann innerhalb der IT tatsächlich umgesetzt wird.

Bedenken Sie mögliche Gefahren durch IT-Dienstleister

Eine zentrale Gefahr für Industrieunternehmen ist das Auftreten neuer Komplettlösungsanbieter wie Uber, die direkt an der Schnittstelle zum Kunden arbeiten und diese besetzen. Umgehen kann man diese Gefahr mit der Entscheidung für eine interne Digitalisierungslösung.

Statten Sie den Chief Digital Officer mit mehr Macht aus

Eine Stelle wie die des CDO zu schaffen, der die Digitalisierungsbemühungen koordiniert, ist sehr hilfreich. Der Chief Digital Officer braucht aber auch genügend Macht und Einfluss innerhalb des Unternehmens. Wenn sein Posten nur eine Alibifunktion innehat, nützt das wenig.

Begreifen Sie die Digitalisierung an Chance

Über die koordinierende Funktion des Chief Digital Officers hinaus beinhaltet die Digitalisierung eines Unternehmens üblicherweise weitere, größere Veränderungen, die ein gewisses Maß an Beteiligung des ganzen Unternehmens erfordert. Die Unternehmenslenker müssen eine überzeugende Digitalisierungsgeschichte entwickeln, um die Einsatzbereitschaft aller Beteiligten sicherzustellen.

Verankern Sie bewegliche Innovationsprozesse im Unternehmen

Unternehmen müssen bewegliche und flexible Innovationsprozesse anstoßen und weiterentwickeln - zumindest als Ergänzung für traditionellere, systematische Prozesse. Darüber hinaus ist es unabdingbar, ganze Produktlösungen innerhalb des geschäftlichen Umfelds zu optimieren, anstatt nur einzelne Produktspezifika zu verändern.

Nutzen Sie externe Innovationskatalysatoren

Digitalisierung erfordert neue Kompetenzen und beinhaltet oft die Veränderung bekannter und bewährter Geschäftsmodelle. Daraus folgt, dass Unternehmen offen für Hilfe von außen, nämlich von Digitalisierungsexperten, sein sollten, um den größtmöglichen Nutzen aus Innovation und den dazugehörigen Kompetenzen ziehen zu können.

Oft kann eine Software selbst Aufgaben übernehmen, die zuvor manuell erledigt werden mussten. Ein Beispiel dafür sind Nachbestellungen von Waren oder Rohstoffen. Sobald eine Warenwirtschaftssoftware merkt, dass ein bestimmter Bestand zur Neige geht, sorgt sie automatisch dafür, dass Nachschub geliefert wird. So werden ärgerliche Engpässe vermieden, die zu verlängerten Wartezeiten für Kunden führen.

Seit Jahren ermöglichen Clouddienste es auch kleinen Betrieben und Freiberuflern, derartige Software zu nutzen, ohne selber eine ganze Serverfarm bereithalten zu müssen. Anstatt sie zu kaufen, mietet man diese Business-Lösungen lediglich und nutzt - und zahlt - auch nur die Features, die man tatsächlich verwendet. Das bedeutet einerseits weniger Kosten, andererseits eine enorm hohe Flexibilität. Denn dieses Software as a Service-Modell ermöglicht es Mitarbeitern, von überall aus auf wichtige Daten zuzugreifen. Besonders für Angestellte, die häufig im Außendienst unterwegs sind, erleichtert das die Arbeit. Sie können auf Reisen mehr Arbeit erledigen und zudem vor Ort beim Kunden auf alle relevanten Informationen zugreifen. Eine Cloud-Lösung ist also für Unternehmen jeder Größe interessant.

Sorgenkind Datenschutz

Die meisten Bauchschmerzen bereitet Gegnern der scheinbar schwierige Datenschutz der Cloud. Denn was online gespeichert ist, ist für Angriffe anfälliger als Daten auf dem Firmenserver. Das ist zwar richtig, seriöse Anbieter treffen jedoch zahlreiche Sicherheitsvorkehrungen. Gerade bei den sogenannten Big Four (Amazon, Microsoft, IBM, Google), die sich einen Marktanteil von 54 Prozent teilen, sind sensible Daten also sicher. Zusätzlich sollten Unternehmen ihr Netzwerk per VPN sichern, damit auch die Datenübertragung möglichst sicher funktioniert.

Ein weiterer Kritikpunkt an der Digitalisierung

Viele Neuerungen werden nur der Neuerung wegen eingeführt. Gerade von älteren Mitarbeitern, die jahrelang auf dieselbe Art und Weise gearbeitet haben, hört man dieses Argument oft. Als Unternehmer sollte man sich in der Tat überlegen, in welchen Bereichen ein neues System wirklich Sinn ergibt. Ist man zu dem Schluss gekommen, dass das Programm die Arbeit erleichtern kann, sollte man seinen Mitarbeitern die Vorteile klar aufzeigen und dafür sorgen, dass ihnen die Software Schritt für Schritt erklärt wird. Nur so schafft man Akzeptanz für die neue Technologie, und nur auf diese Weise wird sie tatsächlich so genutzt, dass die Abläufe verbessert werden.