1x1 des Homeoffice: Was beim Arbeiten zu Hause wichtig ist

Schon bevor Unternehmen ihre Mitarbeiter aufgrund der Coronapandemie ins Homeoffice geschickt haben, wuchs der Anteil der zuhause oder mobil Arbeitenden in Deutschland stetig an. Bereits vor etwa einem Jahr ermöglichten nach repräsentativen Zahlen des Digitalverbandes Bitkom vier von zehn Arbeitgebern ihren Angestellten das mobile Arbeiten. Im Jahr 2014 lag der Anteil noch bei zwei von zehn Firmen. Eine ebenfalls repräsentative Umfrage des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) bei 1001 Angestellten im März 2020 ergab, dass sich derzeit 75 Prozent…

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…der Befragten vorstellen können, im Homeoffice zu arbeiten. Zwei Drittel erwarten von ihrem Arbeitgeber sogar, dass er mit entsprechenden Lösungen auf sie zukommt, wobei 45 Prozent der Arbeitnehmer nicht glauben, dass ihr Unternehmen technisch dazu in der Lage ist. Neben der nötigen Technik, gibt es aber noch weitere Aspekte, die beim Arbeiten im Homeoffice wichtig werden. Ein Überblick über Arbeitsorganisation, -kultur, Technologie, IT-Sicherheit sowie steuerliche und rechtliche Fragen.

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Wer im Homeoffice ist, begegnet sich nicht auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder im Konferenzraum. Sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte sind klare Absprachen umso wichtiger, damit bestehende Aufgaben auch dann zuverlässig erledigt werden, wenn die persönliche Kommunikationsebene entfällt. Je öfter die räumliche Trennung besteht, desto wichtiger sind deutliche und terminierte Aufgabenverteilungen. Ebenso wichtig: Das Ergebnis zählt. Die Grundlage dafür liegt darin,…

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… Dateien verfügbar zu machen: Es ist nicht allein eine Frage der Technik, sondern auch der Arbeitskultur, wo Daten in einem Unternehmen gespeichert und bearbeitet werden: Präsentationen, Kalkulationen oder andere Dateien, die für den Arbeitsalltag wichtig sind, liegen für reibungsloses mobiles Arbeiten am besten gesichert in der (Unternehmens-)Cloud. Klare Regeln sind auch hierbei wichtig: Was muss dauerhaft in der Cloud verfügbar sein? Was soll mit Kollegen geteilt werden, zum Beispiel in einem abgetrennten Cloudbereich, und was darf in keinem Fall in die Cloud hochgeladen werden? Apropos…

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…Arbeiten in der Cloud: Lösungen wie zum Beispiel Office 365 von Microsoft können Dateien nicht nur in der Cloud speichern, sondern sie dort auch direkt bearbeiten. In meist abgespeckten Versionen der eigentlichen Programme sind die Grundfunktionen für das Bearbeiten von Texten, Tabellen, Präsentationen und E-Mails auch über den Browser verfügbar. Mitarbeiter ohne Firmen-Notebook können so ebenfalls im Homeoffice arbeiten, wobei das eingeschränkte Arbeiten kein Dauerzustand sein sollte. Vor allem für Unternehmen mit einer kleinen IT-Abteilung sind Lösungen…

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...as-a-service sinnvoll, denn diese Art der Software-Nutzung ist besonders flexibel und je nach Leistungsangebot auch wartungsarm, sicher und stets auf dem neuesten Stand. Vielfach übernehmen Anbieter den gesamten technischen Support, der in diesem Zusammenhang nötig ist. Unternehmen können die Leistungen ganz an ihre Bedürfnisse anpassen und dadurch ihre Produktivität und Effizienz erhöhen. Telekommunikationsanbieter wie die Deutsche Telekom bieten etwa ein reichhaltiges Software-Angebot, das besonders auf den Mittelstand zugeschnitten ist.

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Top am Telefon: Für Kollegen und Kunden so erreichbar zu sein wie im Büro, ist die Grundbedingung für gute Arbeit im Homeoffice. Dazu zählt auch der Telefonkontakt. In Unternehmen mit IP-Telefonie sind Mitarbeiter dank der Technik einfach an ihrem Notebook unter ihrer Telefonnummer zu erreichen. Ein Headset steigert die Sprachqualität, nicht nur bei Vieltelefonierern. Wem keine IP-Telefonie zur Verfügung steht, der leitet seine Büronummer klassisch aufs Firmenhandy um.

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Top in Videokonferenzen: Kein aktuelles Notebook für den Business-Bereich kommt mehr ohne eine gute Webcam, ein sauber auflösendes Mikrofon und kräftige Lautsprecher aus. Wer sich virtuell mit Kollegen oder Kunden treffen möchte, braucht jetzt nur noch eine angenehm helle Umgebung und los geht’s. Videokonferenzdienste wie zum Beispiel Microsoft Teams oder Skype ersparen zudem hektisches Aufräumen von dem Teils der Wohnung, der im Blickfeld der Webcam liegt: Auf Wunsch zeichnet die Software den Bildhintergrund so weich, dass nur noch unscharfe Farbflächen um den Konferenzteilnehmer zu erkennen sind.

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Top verbunden: Mehr als 90 Prozent aller deutschen Haushalte sind derzeit mit einer Geschwindigkeit von mindestens 50 Mbit/s mit dem Internet verbunden. Allein die Deutsche Telekom versorgt 32 Millionen Haushalte mit 50 Mbit/s, davon 20 Millionen sogar mit bis zu 250 Mbit/s. Homeoffice ist damit problemlos möglich. Zur Einschätzung: Für einen Videostream in hoher Auflösung (HD) braucht man – je nach Anbieter – 5 bis 8 Mbit pro Sekunde. Läuft der Film in der geringeren Auflösung SD, sinkt der Datenverbrauch insgesamt und es sind es sogar nur rund 3 Mbit/s. Auch viele andere Anwendungen lassen sich daher bei 50 Mbit/s bequem und parallel nutzen.

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Top fokussiert: Eine Büroumgebung bietet nicht für jede Aufgabe die optimalen Arbeitsbedingungen. Störungsfreies Arbeiten ist für viele Menschen immer dann wichtig, wenn sie besonders komplexe Aufgaben lösen oder neue Fertigkeiten erlernen. Das Homeoffice kann genau für diese Tätigkeiten die nötige Ruhe bieten. Untersuchungen des Büromobiliar- und Raumlösungsanbieters Haworth ergaben, dass Mitarbeiter durch visuelle und auditive Ablenkung im Büro zwischen 3 und 23 Prozent ihrer Leistungsfähigkeit bei herausfordernden Aufgaben einbüßen. Dabei könnten sie daheim…

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…top ausbalanciert sein: Das Wissenschaftliche Institut der AOK (WIdO) befragte im Frühjahr 2019 rund 2000 Beschäftigte in Deutschland, die zweitweise im Homeoffice arbeiten. Etwa zwei Drittel schätzen am Homeoffice neben höherer Autonomie, dass sie zu Hause mehr Arbeit bewältigen können. Fast drei Viertel gaben an, dass sie konzentrierter arbeiten können als am Arbeitsplatz im Büro. Darüber hinaus beschreibt fast jeder mit Homeoffice seinen Arbeitsaufwand außerhalb des Unternehmens als genau richtig.

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Ergonomie I: Am Couch-, Café- oder Küchentisch zu sitzen, ist für häufiges mobiles Arbeiten nicht die beste Lösung. Für eine gute Sitzposition empfiehlt sich ein höhenverstellbarer Stuhl und ein Tisch in passender Höhe. Der Raum sollte angenehm temperiert sein und keine störenden Lärmquellen enthalten. Tageslicht am Arbeitsplatz daheim ist gut, aber nur, wenn es von der Seite auf den Schreibtisch scheint. Wie im Büro gilt auch hier: Bei der Monitorarbeit im Gegenlicht ermüden die Augen sehr schnell. Kommt das Licht von hinten, stören oft Lichtreflexe im Monitor bei der Arbeit.

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Ergonomie II: Ein größerer, externer Monitor erleichtert das Arbeiten enorm. Hardware-Hersteller raten zu Größen zwischen 24 und 27 Zoll. Zudem hilft es sehr, wenn die Bildschirme höhenverstellbar sind und sich drehen sowie neigen lassen, um einen optimalen Blick aufs Bild zu haben. Eine externe Maus und Tastatur erhöht die Ergonomie ebenfalls. Sollte das Dienst-Notebook nicht genug Anschlüsse für all diese Geräte haben, hilft in der Regel ein USB-Hub oder eine gerätespezifische Dockingstation weiter.

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Raus aus dem Büro, raus aus der Pflicht? Datenschutz und DSGVO gelten auch in den eigenen vier Wänden: Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass Dritte keinen Zugriff beispielsweise auf Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse bekommen, sei es durch ungehinderte Blicke Dritter auf den Monitor daheim, beim Telefonieren und beim Umgang mit Ausdrucken und physischen Dokumenten. Ebenfalls kritisch: Sowohl die Netzwerkverbindung als auch die Benutzung privater Hardware, die viele Unternehmen unter Auflagen gestatten, muss ausreichend gesichert sein. Zu Sicherungsmaßnahmen zählen zum Beispiel…

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…die Multi-Faktor-Authentifizierung und eine VPN-Verschlüsselung: Neben einem Kennwort oder einer PIN ist zum Einloggen im Firmennetzwerk etwa ein Fingerabdruck, die Gesichtserkennung oder ein per SMS zugesandter Code nötig. Moderne VPN-Lösungen garantieren zusätzlich eine sichere Datenverbindung zum Unternehmen. Je nach VPN Lösung ist es sogar möglich, die Nutzung lokaler Ressourcen zu unterbinden und damit das Arbeitsgerät zusätzlich zu schützen. Sicherheit beginnt oft schon mit den einfachen Dingen, nämlich mit…

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…einem Monitor, der nur aus einem bestimmten Blickwinkel seinen Inhalt preisgibt. Spezielle Folien oder besonders ausgestattete Notebooks schützen insbesondere beim Arbeiten im Café oder Zug vor neugierigen Blicken von der Seite. Schon vor Jahren fand ein Experiment des Spezialfolienherstellers 3M, der – nicht vollkommen überraschend – auch Sichtschutzfolien im Programm hat, in 46 Unternehmen heraus, dass 91 Prozent aller sogenannten „Visual Hacks“ erfolgreich verlaufen. Viele Unternehmen nehmen Sichtschutz- und andere Maßnahmen in ihre Vorgaben für die Mitarbeiter auf, die außerhalb des Firmengebäudes arbeiten. Von im Büro geltenden Rechten und Pflichten befreien diese Vorgaben jedoch nicht: Auch…

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…die allgemein gültigen Regelungen zur Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten müssen im Homeoffice eingehalten werden. Zudem müssen, je nach Aufgabengebiet, beispielsweise bei Kundenkontakt, bestimmte Verfügbarkeiten sichergestellt sein. Gleichzeitig sind Mitarbeiter im Homeoffice genau so versichert wie auf der Arbeit. Weitergehende Regelungen halten in der Regel HR-Abteilungen oder Berufsgenossenschaften vor.

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Kosten fürs Homeoffice von der Steuer absetzen: Wer regelmäßig im Homeoffice arbeitet und keinen festen Arbeitsplatz vor Ort bei seinem Arbeitgeber hat, kann die Kosten für sein Arbeitszimmer bis zu einer Höhe von 1250 Euro pro Jahr von der Steuer absetzen. Dazu zählen neben der Ausstattung (z.B. Schreibtisch, Stuhl, Leselampe, Regale, etc.) auch Kosten für die Renovierung des Zimmers und – anteilig berechnet – die Miet- und Nebenkosten. Arbeitsecken, zum Beispiel im Wohn- oder Schlafzimmer, können nicht abgesetzt werden, wie der Bundesfinanzhof bereits 2015 feststellte.

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