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Geschäftsreisen Mitarbeiter blicken bei Buchung, Kosten und Richtlinien nicht durch

Nervige Geschäftsreisen fangen oft schon bei der Buchung an. Quelle: Marcel Stahn

Es fängt bei der Buchung an und hört beim Zusammensuchen der Rechnungen noch längst nicht auf. Dazwischen bedeuten Dienstreisen für Arbeitnehmer vor allem: Stress. Eine Umfrage zeigt, wie viel Zeit dafür draufgeht.

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Dienstreisen sind für Arbeitnehmer ein Quell von Unsicherheiten und Ärgernissen – und kosten in der Vorbereitung immens viel Arbeitszeit. Jeder Zweite weiß nicht oder ist sich zumindest nicht sicher, ob sein Unternehmen eine Reiserichtlinie hat. Nur jeder Dritte kennt die Regeln und befolgt sie. 75 Prozent verbringen mehr als eine halbe Stunde mit Buchung und Organisation, zwei Drittel noch einmal mehr als eine halbe Stunde mit den Abrechnungen. Das zeigt eine Umfrage der Geschäftsreisen-Plattform Travelperk unter 1000 Arbeitnehmern in Deutschland, die mindestens viermal im Jahr geschäftlich reisen.

Nicht nur laufen die reisenden Mitarbeiter Gefahr, gegen die Vorschriften, die sie nicht genau kennen, zu verstoßen. Das kann im Extremfall zu Abmahnungen führen. Auch die Produktivität leidet, wenn Reiseanträge und Buchungen ein undurchschaubares Dickicht für die Beteiligten sind, Nachfragen nötig werden und Genehmigungsschleifen Zeit rauben. Welches Transportmittel ist angemessen? Wieviel darf die Unterkunft kosten? Wer erstattet wann ausgelegte Kosten? Häufig sind all diese Vorgänge nicht klar geregelt – oder nicht bekannt.

Die Hälfte der Befragten reist nach eigenen Angaben etwa einmal im Quartal, knapp 30 Prozent einmal im Monat, je neun Prozent einmal in der Woche oder mehrmals pro Woche. 44 Prozent reisen dabei innerhalb Deutschlands, 34 Prozent in Europa und 22 Prozent weltweit. Jeder Vierte benötigt weniger als 30 Minuten für Planung, Buchung und Verwaltung seiner Geschäftsreise – bei 43 Prozent dauert es jedoch bis zu zwei Stunden, bei 23 Prozent sogar bis zu fünf Stunden. Insgesamt verbringen damit drei von vier Geschäftsreisenden mehr als eine halbe Stunde Arbeitszeit mit der Buchung ihrer Reisen.

Ähnlich viel Zeit kostet den Angestellten noch einmal die Erfassung und Verarbeitung der Rechnungen, die bei den Reisen angefallen sind. In weniger als 30 Minuten schaffen das nur 36 Prozent, 41 Prozent der Befragten brauchen bis zu zwei Stunden, die restlichen 23 Prozent brauchen noch länger. Die Reisekostenabrechnung gilt daher als fast so unangenehm wie bei 40 Grad ohne Klimaanlage im Büro sitzen zu müssen und sogar als noch nerviger, als mit dem oder der eigenen Ex zusammenarbeiten zu müssen – solche fiktiven nervigen Arbeitssituationen mussten die Befragten auf einer Skala bewerten.

Die meisten Geschäftsreisenden organisieren ihre Reisen selbst. Der Großteil nutzt dabei frei verfügbare Portale (49 Prozent), jeder Fünfte (23 Prozent) nutzt ein Firmentool. 24 Prozent verlassen sich auf eigens dafür zuständige Kollegen oder Assistenten.

Die größten Nerv-Faktoren bei Geschäftsreisen sind denn auch Planänderungen, die wiederum selbst organisiert werden müssen (37 Prozent) und der Verlust von Arbeitszeit durch Organisation und Buchung (30 Prozent). Was ebenfalls viele Angestellte nervt, sind die Kosten, die sie zunächst privat vorstrecken müssen für Hotel, Bahnfahrt und ähnliches (32 Prozent). Viele ärgern sich auch darüber, dass sie Geschäftsreise nicht für einen privaten Aufenthalt verlängern dürfen und dass sie den niedrigsten Preis buchen und unter Umständen schlechte Hotels in Kauf nehmen müssen. Manche würden gerne ein Airbnb buchen, dürfen es aber nicht (16 Prozent). Andere (18 Prozent) treibt in diesem Zusammenhang auch das Thema Nachhaltigkeit um: Der niedrigste Preis kann bedeuten, dass ein weniger umweltfreundliches Verkehrsmittel gebucht werden muss (etwa Flugzeug versus Bahn). Völlig im Dunkeln tappen bei ihrer Reiseplanung rund 16 Prozent: Sie wissen nicht, was sie buchen dürfen und was es kosten darf.

Wenn die Reise schließlich losgeht, fühlt sich eine Mehrheit der Geschäftsreisenden dann auch noch gestresst – 35 Prozent sehr oder ein bisschen, 34 Prozent manchmal. Nur 13 Prozent sagen: Geschäftsreisen machen Spaß.

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