„Die Pause ist an klassischen Vortragsveranstaltungen oft das Beste, hören wir daher von Managern immer wieder. Denn dann endlich kommen sie miteinander ins Gespräch“, schildert Günther Grassmann den Frust vieler Führungskräfte. Er ist Senior Partner der Organisationsberatung Initio, die für Unternehmen alternative Veranstaltungskonzepte realisiert. Grassmanns Erfolgsformel lautet dementsprechend: „Wir machen die Pause zum Hauptformat.“
Heißt konkret, dass der erfahrene Moderator und seine Kollegen mit besonders kommunikativen Ideen wie der Kleingruppenarbeit im „World-Café“ oder der „Fish Bowel“-Diskussion dafür sorgt, dass Teilnehmer nicht nur Smalltalk machen, sondern so miteinander reden, dass Konkretes herauskommt. Dauerbrenner unter den von Profis moderierten Themen sind „Veränderung“ und „Innovation“ oder auch die Frage, wie sich Geschäftsprozesse optimieren lassen. Doch egal, wie sperrig sich ein Thema anhören mag, die oberste Maxime lautet: Langweilen verboten!
Kollegen am Findungsprozess beteiligen
Um beim alljährlichen Strategiemeeting an die besten Ideen der 35 Spitzenmanager ihres Unternehmens zu kommen, setzte auch Maria Knill, Personalchefin bei Solarworld in Bonn, auf Abwechslung. „Es geht mir darum, mit dem Veranstaltungskonzept die Kreativität der Kollegen zu wecken und sie nicht nur über fertige Lösungen zu informieren, sondern sie am Findungsprozess zu beteiligen.“
Die Managerin kennt die Schwächen klassischer Konferenzen nur zu gut: „Die Konzentration aufrechtzuhalten, wenn die Teilnehmer mit Vorträgen berieselt werden, ist schwer. Gleichzeitig ist die Bereitschaft des Einzelnen, selbst etwas beizutragen, sehr gering.“
Im Gegensatz dazu gelang es der Führungsriege mit dem von den Initio-Moderatoren durchgeführten World-Café, gemeinsam neue Ideen zu erarbeiten: Zunächst sammelten sie in Gruppen von je fünf Teilnehmern an sieben Tischen sämtliche Ideen zum Thema. In der folgenden gezielten Fragerunde an den von den Moderationsprofis betreuten Tischen und in wechselnder Gruppenbesetzung entwickelten die Manager dann konkrete Vorschläge. Wobei die Moderatoren als „Gastgeber“ dafür sorgten, dass die Folgegruppen stets über die von den Vorgängern entworfenen und auf der „Tischdecke“ notierten Ideen im Bilde waren - und sie weiterentwickeln konnten.
4 Tipps für Meetings im Ausland
Bei allem Verständnis für die Gewohnheiten internationaler Geschäftspartner: Biedern Sie sich nicht an. Amerikaner erwarten von Deutschen keine Witze, Asiaten keine krampfige Verbeugung, sondern starke Geschäftspartner.
Bei Verhandlungen zu sehr aufs Tempo zu drücken schadet besonders in Asien und arabischen Ländern. Besser: Zeit nehmen, zuhören, Essen gehen – dann klappt’s auch mit dem Vertrag.
Geschäftsleute außerhalb Deutschlands sind irritiert, wenn Deutsche nach einem lockeren Essen bierernst ins Meeting gehen. Sie plaudern auch bei offiziellen Besprechungen gern über Privates – stellen Sie sich darauf ein.
Sätze wie „Das ist falsch!“ stoßen nicht nur Asiaten vor den Kopf – besonders wenn sie vor Kollegen fallen. Kontroverses besser in höfliche Fragen verpacken: „Können wir das bitte noch mal detailliert besprechen, ich glaube, wir haben unterschiedliche Ansätze.“
Abschließend wurden alle Vorschläge gemeinsam diskutiert und die vielversprechendsten ausgewählt. So konnte das Solarworld-Management am Ende der eintägigen Veranstaltung konkrete Projekte mit Zeitrahmen und Zuständigkeit beschließen. Maria Knill ist mit dem Ergebnis zufrieden: „Mit dem World-Café lässt sich ein großer Konsens und ein belastbares Ergebnis erzielen - auch mit einer größeren Gruppe von Teilnehmern.“
