Zeitmanagement : Ziele setzen wie Warren Buffett

Ob Klausur oder Projektabgabe: Vor Deadlines wird es oft hektisch, auch wenn eigentlich genug Zeit zum Vorbereiten war. Mit diesen Methoden bereiten Sie sich strukturiert auf Termine vor und nutzen Ihre Zeit bestmöglich.

Zeit haben wie Warren Buffett.

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Eben war noch so viel Zeit zum Lernen und Vorbereiten und auf einmal steht der Tag der Präsentation vor der Tür. Oder die Klausur. Das Gemeine ist: Auch großzügig gesetzte Fristen laufen ganz überraschend ab, wenn man sie nicht im Blick behält.
Dann wird es nicht nur stressig, auch die Qualität der Arbeit leidet. Wer wieder einmal in letzter Sekunde, schweißüberströmt und mit rasendem Herzen einen hingeschluderten Projektbericht oder eine Semesterarbeit abgibt, gelobt: Beim nächsten Mal mache ich es besser. Nur wie?
Strukturiertes Zeitmanagement hilft nicht nur seriellen Prokrastinierern und Chaoten dabei, sich zu organisieren. Auch Menschen, die mit ihrer Zeit relativ gut klarkommen, können damit ihre Effizienz und Effektivität verbessern. Im Idealfall steht am Ende nicht nur eine bessere Leistung, sondern man geht auch noch motivierter an weitere Aufgaben.

Erst Ziele und Prioritäten setzen, dann anfangen

Der Begriff Zeitmanagement ist allerdings irreführend. Denn es geht nicht nur darum, einen Plan aufzustellen und alles nacheinander abzuarbeiten. Bevor man die eigene Zeit sinnvoll einteilen kann, braucht es zunächst Ziele. Was will ich erreichen? Ist das überhaupt zu schaffen, und wenn ja, in welchem Zeitraum? Die Zwei-Listen-Technik hilft, um diese Fragen zu beantworten. Entwickelt hat die angeblich der Investment-Milliardär Warren Buffett.

Olaf Kempin ist Gründer und Mitinhaber des Personaldienstleisters univativ.

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Wer es ausprobieren will, erstellt eine Liste mit 25 Zielen. Im zweiten Schritt wählt man daraus die fünf wichtigsten Ziele aus und überträgt sie in eine weitere Liste. Dann gilt es, zunächst diese fünf Ziele zu erreichen, bevor man sich den anderen Dingen widmet. Der Gedanke dahinter: Wer seine Aufmerksamkeit auf zu viele Projekte gleichzeitig verteilt, macht alles nur halbherzig.

Ein gutes Frühstück bringt Energie für den Tag. Versuchen Sie, sich nicht nur von Döner und Pizza zu ernähren, sondern gesünder zu essen. Sorgen Sie bewusst für genug Bewegung und damit einen aktiven Ausgleich zum Studium.

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Vielleicht sind Sie einfach übermüdet. Statt beim Lernen (fast) einzuschlafen, sollten Sie sich die Zeit für mindestens sieben, besser acht Stunden Schlaf nehmen. Das kann Wunder wirken.

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Machen Sie sich To-Do-Listen mit einfachen Aufgaben, die Sie schnell und problemlos bewältigen können. Haken Sie diese auf einer Liste ab. Nutzen Sie den schnellen Erfolg als Motivationsschub.

 

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Machen Sie sich klar, welche Ziele Sie konkret mit Ihrem Studium verfolgen und was Ihnen diese wert sind. Suchen Sie bewusst nach praktischen Anwendungsmöglichkeiten Ihres Studienwissens und machen Sie sich klar, wie es sie weiterbringen kann. So wird Ihnen Nützlichkeit und Wert bewusst.

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Arbeiten Sie nebenbei? Versuchen Sie, sich weniger Stress auszusetzen und machen Sie so Energie fürs Studium frei. Manchmal reicht Entlastung schon als Motivationsschub.

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Suchen Sie nach neuen Lernorten und Methoden. Abwechslung kann neue Reize setzen und Ihre Interesse am Studium wiederbeleben.

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Können Sie benennen, was Sie gerade konkret am Studium stört? Versuchen Sie, mit kurzfristig umsetzbaren Veränderungen Ihre Motivation zu steigern oder wiederzubeleben. Werden Sie aktiv!

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Rufen Sie sich Ihr größtes Erfolgserlebnis des Studiums ins Gedächtnis. Wie haben Sie sich dabei gefühlt? Führen Sie ein Erfolgstagebuch, in dem Sie wöchentlich zehn - wenn auch kleine - Erfolge niederschreiben.

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Fragen Sie sich: “Warum studiere ich eigentlich?” Schreiben Sie sich überzeugende Antworten zum Beispiel an besonders vollen Tagen in den Kalender oder hängen Sie sie gut sichtbar in Ihrer Wohnung auf.

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Suchen Sie das Gespräch mit Freunden und Bekannten, die nichts mit ihrem Studium zu tun haben und prüfen Sie so, ob Ihr Motivationsmangel überhaupt am Studium liegt.

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Hinzu kommt, dass die Ziele und Aufgaben dadurch priorisiert werden. Oftmals hetzen Menschen Deadlines hinterher und haben das Gefühl, niemals alles schaffen zu können. Den Blick auf das große Ganze zu behalten hilft dabei, wichtige Dinge termingerecht zu erledigen, ohne permanent unter Zeitdruck zu stehen. Was muss sofort erledigt werden, was kann problemlos noch verschoben werden? Dafür kann man auf das Eisenhower-Prinzip zurückgreifen, das nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight Eisenhower benannt ist und Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnet.

Nur Dinge, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, sollte man sofort erledigen. Was noch Zeit hat, kommt mit einer konkreten Frist auf Wiedervorlage. Dringliches, das aber keine hohe Bedeutung hat, lässt sich gut delegieren. Was weder dringlich noch wichtig ist, muss man gar nicht erledigen.

Erst wenn man klar definiert hat, was überhaupt zu tun ist, folgt das operative Zeitmanagement. Dabei sind übergeordnete Ziele in einzelne Schritte zu unterteilen, um sie bearbeiten zu können. „Steuererklärung machen“ mag abschreckend wirken. „Gehaltsabrechnungen kopieren“ und „Spendenquittungen sortieren“ sind schon einfacher abzuhaken. An dieser Stelle folgt die konkrete Zeitplanung: Bis wann muss etwas erledigt sein und wie lange braucht man dafür? Dabei kann man zwar grundsätzlich auf die eigenen Erfahrungswerte zurückgreifen. Doch sollte man aufpassen, dass der resultierende Zeitplan nicht allzu optimistisch ausfällt. Wie die meisten Menschen aus dem eigenen Alltag wissen, dauern Dinge oft länger, als es auf den ersten Blick möglich erscheint. Sind keine Puffer eingeplant, können unvorhergesehene Ereignisse und Verzögerungen den gesamten Zeitplan durcheinanderbringen.

Betreiben Sie Ursachenforschung

Kommt jemand immer wieder mit der eingeplanten Zeit für Aufgaben nicht zurecht, lohnt sich ein genauer Blick auf die Ursachen. Ein Zeitprotokoll über zwei Wochen hilft dabei, den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben besser einzuschätzen und versteckte Zeitfresser zu identifizieren. Wer gerne trödelt und Sachen aufschiebt, erhält womöglich einen heilsamen Schock, wenn er sieht, wie viel Zeit er verschwendet. Dadurch steigt auch die Motivation, Dinge anzupacken und sich nach getaner Arbeit mit einem Kinoabend oder einem Essen mit Freunden zu belohnen.

Tipp 1: In kürzeren Einheiten denken

Wer kleiner denkt, schafft oft mehr. Experten raten daher, sich den Tag in 96 kleine 15-Minuten Blöcke aufzuteilen. Das heißt nicht, dass alle Tätigkeiten nur eine Viertelstunde dauern sollen, hilft aber dabei, den Tag besser zu planen. Große Aufgaben, die vorher noch erschlagend wirkten, erscheinen so auf einmal lösbar und weniger aufwendig als noch zuvor. Und plötzlich ergeben sich plötzlich kleine 15-minütige Pausen zwischen zwei Terminen, die dann effektiv genutzt werden können.

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Erledigte Aufgaben abhaken

Dieser Trick stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Selbst kleine und scheinbar ganz banale Aufgaben können Spaß machen, wenn Sie diese auf einer To-Do-Liste aufschreiben und dann Stück für Stück abhaken. Das geht am besten ganz altmodisch mit Stift und Papier. Bereits der Vorgang des Aufschreibens und dann das Gefühl beim Durchstreichen oder abhaken einer Aufgabe kann Ihre Stimmung enorm steigern.

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Tipp 3: Wartezeit als Pause willkommen heißen

Auch locker lassen schadet nicht. Nicht jede 15-minütige Pause muss aktiv genutzt werden. Im Gegenteil: Oft ist es effektiver, 15 Minuten lang einfach mal nichts zu tun, aus dem Fenster zu schauen oder einen Tee zu trinken. Denn genau diese Pausen brauchen wir als notwendige Regenerationsphasen.

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Tipp 4: Zeitmanagement

Bevor Sie einen Termin ansetzen, eine Konferenz oder ein Meeting, sollten Sie sich genau überlegen, wie viel Zeit Sie dafür einplanen wollen. Jede Einladung bei Outlook ist für eine Stunde, auch wenn viele Themen oft in 20 Minuten bei einem Kaffee hätten besprochen werden können. Natürlich braucht es Koordination, sobald externe Personen oder mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind. Aber wenn nicht jeder Teilnehmer 80 Prozent seiner Woche mit einstündigen Meetings blockiert hat, finden sich auch einfacher kurze Zeitfenster.

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Tipp 5: Bus- und Bahnfahrten effektiv nutzen

Schon auf dem Weg ins Büro lässt sich Zeit sinnvoll nutzen. Viele Leute sind auf dem Bahnsteig, in Bussen oder Bahnen permanent mit ihrem Handy beschäftigt. Der Grund: Wer unterwegs E-Mails und Social-Media Kanäle checkt und kurz beantwortet, muss das im Laufe des Tages nicht mehr machen. Auch im Zug geht das prima, dort gibt es oft sogar Laptop-Arbeitsplätz und Steckdosen. Auch während der Wartezeiten, bis der Zug kommt, können Sie Dinge auf ihrer To-Do Liste abhaken.

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Tipp 6: Selbstbeobachtung

Achten Sie auf sich und Ihre Art zu arbeiten. Denn jeder Mensch ist anders. Während der eine ein Morgenmensch ist, der schon nach dem Frühstück viel erledigen kann, dann stehen sie früh auf und reservieren Sie sich eine störungsfreie Zeit, in der Sie in Ruhe arbeiten. Sind Sie ein Morgenmuffel und erst ab mittags so richtig warmgelaufen, dann starten Sie lieber gemütlich in den Tag. Teilen Sie sich Ihren Tag ein, so wie es Ihnen am effektivsten erscheint.

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Tipp 7: Zeitinseln schaffen

Wenn Sie Ihren Tag in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt haben und feststellen, dass Sie komplett ausgebucht sind, schaffen Sie sich bewusst kleine Zeitinseln. Regenerationsphasen fördern die Konzentration und ein kleiner Power-Nap oder ein fünfminütiger Spaziergang fördern die Leistungsfähigkeit.

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Tipp 8: Wartezeit nutzen

Auch Wartezeiten, an der Supermarktkasse oder beim Bäcker, können effektiv genutzt werden. Viele telefonieren in der Warteschlange oder verschicken schonmal eine SMS. So können kleine Aufgaben erledigt werden, die sonst im Laufe des Tages auf Sie zukämen.

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Tipp 9: Die kleinen Dinge zuerst

Häufig sind es die kleinen Dinge, die wir lange vor uns herschieben. Ein Brief, eine E-Mail oder ein unangenehmes Telefonat. Das führt dazu, dass wir den Kopf nicht richtig frei haben. Freie Zeitblöcke am Vormittag sollten Sie daher nutzen, um die kleinen Dinge zu erledigen. Dann haben Sie den Kopf frei und können sich größeren Aufgaben widmen.  

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Tipp 10: Prioritäten setzen

Wer sich zu viel vornimmt, ist leicht überfordert. Ein Fünf-Punkte-Plan kann dabei helfen, alles zu schaffen, was Sie im Laufe des Tages erledigen wollen. Die Idee: Schreiben Sie sich abends oder früh am Morgen fünf konkrete Punkte in den Kalender, die Sie erledigen wollen. Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, können Sie einen Haken auf der To-Do Liste setzen. Das fühlt sich gut an und strukturiert außerdem Ihren Tag.   

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Hilfreich ist in vielen Fällen auch das Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent des Aufwands lassen sich 80 Prozent der Ergebnisse erzielen. Auch wenn die Ratio nicht immer genau so ausfällt, wird deutlich, dass aufwändige Prozesse oft mit wenig Einbußen verschlankt werden können. Ein Beispiel ist etwa die Seminararbeit, die in der fünften Überarbeitung nicht mehr viel an Qualität hinzugewinnt.

In der konkreten Umsetzung kommt es auf die Organisation an. Wenn Aufgaben geplant, aber nicht erledigt werden, war die Mühe umsonst. Methoden wie Personal-Kanban unterstützen dabei, Aufgaben und deren Status zu dokumentieren und so den Überblick zu behalten. Kanban wurde vor 65 Jahren bei Toyota entwickelt. Ziel von Kanban ist, Produktionsprozesse so zu steuern, dass die Effizienz steigt und die Kosten sinken.

Für komplexe Aufgaben, bei denen einzelne Schritte voneinander abhängen, kann auch ein Gantt-Diagramm eine gute Planungshilfe darstellen. Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan stammt aus dem Projektmanagement und stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Für diese Methoden gibt es eine Reihe an Software-Tools, die Prozesse visualisieren und stets aktuell darstellen. Das geht sowohl mit Excel, als auch mit zahlreichen kostenpflichtigen und kostenfreien Lösungen wie beispielsweise GanttProject. Welche Variante Sie auch wählen, unterschätzen Sie Zeitmanagement nicht. Das bisschen Planung macht sich eben nicht immer von selbst.