Das Vorgehen ist immer gleich, „egal ob wir einen Konzern oder ein mittelständisches Unternehmen unter die Lupe nehmen“, sagt Liane Feisel. Die quirlige, zierliche Frau ist Gründerin und Inhaberin der Hamburger Beratungsfirma Feisel Consulting und spezialisiert auf das Management von Geschäftsreisen. „Wir untersuchen zuerst die Prozesse und dann den Einkauf, am Ende steht ein Konzept für den Auftraggeber, wie beide Bereiche optimiert werden können und welche nachhaltige Kostenreduzierung das bringen kann.“
Sich auch die Prozesse genau anzuschauen, ist nach Feisels Erfahrung eine neue Entwicklung. „Früher waren für die meisten Unternehmen nur die direkten Kosten von Interesse, unsere Aufträge konzentrierten sich darum damals auf den Reisemitteleinkauf.“ Das hat sich geändert: Mittlerweile interessieren sich auch kleine und mittelständische Unternehmen für die Abläufe und die dadurch verursachten indirekten Kosten. Zum einen, weil die Einsparpotenziale beim Einkauf in den meisten Fällen weitgehend ausgeschöpft sind, vor allem aber, weil Prozess und Einkauf aufgrund der mittlerweile in den Firmen immer öfter genutzten Online-Buchungsmöglichkeiten eng miteinander verzahnt sind.
Reiserichtlinie als Ausgangspunkt
Ausgangspunkt der Bestandsaufnahme ist die bestehende Reiserichtlinie des Unternehmens. „Die enthält nicht nur eine Menge Informationen über die Regeln, an die sich die Reisenden halten müssen, die Reiserichtlinie lässt auch Rückschlüsse auf den Einkauf und die Kommunikationsabläufe zu“, ist Feisels Erfahrung. Ergänzend dazu führt sie ausführliche Interviews mit Vielreisenden und vielbuchenden Sekretärinnen: „Da erfährt man eine ganze Menge über die tatsächliche Bedeutung der Reiserichtlinie, ob sie in der Praxis funktioniert, welche Schwächen sie hat und wie man sie verbessern könnte.“
Parallel dazu werden alle im Zusammenhang mit dem Reisemanagement bestehenden Verträge und Abkommen gesichtet – etwa Rabattverträge mit Hotelketten, Firmenabkommen mit Fluggesellschaften oder Regelungen mit den Vertragsreisebüros. Geprüft wird ebenfalls, inwieweit Regelungen und Restriktionen in den Reiserichtlinien – in welcher Bahn-Klasse gereist werden darf, ab wie viel Flugstunden Business Class gebucht wird, mit welchen Airlines oder Hotels Preferred-Partner-Abkommen bestehen und wie gebucht wird – bestehen und ob diese Regeln logisch zueinander passen.
Aus diesen Informationen werden unterschiedliche Szenarien abgeleitet, die als Entscheidungsgrundlage für Veränderungen dienen. In Matrix-Form wird aufgezeigt, wie sich die Gesamtkosten verringern, wenn bestimmte Bedingungen verändert werden – etwa eine Beschränkung der Business-Class-Erlaubnis auf Flüge ab acht Stunden, ein generelles Umsteigen auf die zweite Bahn-Klasse oder die Verpflichtung auf bestimmte Vertragspartner.
„Eine besonders wichtige Stellschraube ist eine Verlängerung der Buchungsvorläufe“, sagt Beraterin Feisel. Geschäftsreisende buchen meist eher kurzfristig, obwohl das nicht immer notwendig ist. „Tatsächlich gibt es in jedem Unternehmen lange im Voraus planbare Reiseanlässe, etwa zu Messen oder Kongressen“, sagt Feisel.
Bei einigen Firmen liegt dieser Anteil langfristig planbarer Reisen bei bis zu 25 Prozent: „Wenn da die Vorausbuchungsfristen genutzt werden, reduziert das die Flugkosten ganz beträchtlich.“ Das funktioniert allerdings nur, wenn die aus der Entscheidungs-Matrix abgeleiteten Änderungen in der Reiserichtlinie von der obersten Geschäftsleitung abgesegnet werden und damit für alle Reisenden bindenden Charakter bekommen.
Ein wichtiger Punkt ist auch das Reisegenehmigungsverfahren. In manchen Unternehmen erfolgt die Genehmigung erst dann, wenn ein Kostenvoranschlag vorliegt. Dieses auf den ersten Blick sinnvolle Verfahren hat allerdings häufig eine genau gegenteilige Wirkung: „Weil die Genehmigung wegen Abwesenheit des Vorgesetzten immer mal wieder liegen bleibt, wird dann meistens erst kurz vor Beginn der Reise gebucht – das treibt die Reisekosten in die Höhe“, warnt Beraterin Feisel, „ich kenne Beispiele, wo dieses Genehmigungsverfahren zu 20 Prozent höheren Kosten geführt hat.“
