Egal ob von SAP, Oracle, Microsoft oder einem kleineren Spezialanbieter: Die Einführung einer umfassenden Unternehmenssoftware – angefangen bei der Buchhaltung über das Finanz- und Personalwesen bis hin zu Produktion und Logistik – ist ein Mammutprojekt, das teils Jahre in Anspruch nimmt und Millionensummen verschlingt.
Um so wichtiger ist es, vor solch einem Projekt auszuloten, welche Software für das eigene Unternehmen in Frage kommt. „Wer hier systematisch vorgeht, kann spätere Schwierigkeiten bei der Einführung zumindest minimieren“, sagt Christoph Weiss, Gründer und Chef der IT-Beratung SIS Consulting aus Innsbruck, der gerade an einer Dissertation zum Thema „Entwicklung eines neuen Evaluierungsmodells zur Auswahl von Enterprise Systems“ arbeitet.
Die folgenden fünf Faustregeln für die Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware können eine erste Orientierung bieten.
Eigene Anforderungen definieren
Als wichtige Grundregel gilt: Unternehmen sollten nicht allzu sehr am Status Quo hängen. Mehr noch: „Man sollte auch die kommenden fünf Jahre in den Horizont mit einbeziehen und das eigene Geschäftsmodell kritisch hinterfragen“, sagt Helmuth Gümbel, Gründer der IT-Beratung Strategy Partners. Um systematisch vorzugehen, reicht das Spektrum der Maßnahmen von einem detaillierten Pflichtenheft bis hin zu bloßen Architekturvorgaben – etwa hinsichtlich des Softwareeinsatzes im Unternehmen („on premise“) oder in der Cloud („on demand“). „Ein wichtiger Aspekt sind zudem die Besonderheiten der jeweiligen Branche“, sagt Rüdiger Spies, Analyst von Crisp Research. Zudem eigne sich jener Zeitpunkt auch dafür, Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren. „Vor allem sollte man die eigenen Anforderungen in Prozessen beziehungsweise Einsatzszenarien formulieren – und nicht in hunderten oder tausenden Funktionslisten“, rät SIS-Consulting-Mann Weiss.
Fähigkeiten der Software ausloten
Der einfachste Schritt dürfte für viele Unternehmen der Blick auf bereits vorhandene Projekte sein. „Man sollte Referenz-Installationen befragen“, sagt Berater Gümbel. Dabei sollten Anwender vor allem auch auf die betreuenden Partner achten. „Der Betreuer ist fast so wichtig wie die Software:“
Neben dem Besuch von Referenzkunden empfehlen Berater konkrete Tests der Software. Zudem sollte die Architektur der Software zukunftsfähig sein – das betrifft beispielsweise Schnittstellen oder Cloud-Fähigkeiten. „Allerdings sollte man sich hier nicht von Schlagworten täuschen lassen“, so Christian Hestermann, Analyst für Industrielösungen beim IT-Marktbeobachter Gartner.
Passendes Team zusammenstellen
Ein wichtiger und nicht zu unterschätzende Punkt: Ohne Fachpersonal geht nichts. „Das gilt für die technische Seite, aber auch besonders für die Business-Seite“, sagt Axel Oppermann, Chef des IT-Analysehauses Avispador.
Dabei kommt es vor allem auf den richtigen Mix an: „Zum einen Kenner der eigenen Branche und des eigenen Unternehmens“ sagt Helmut Gümbel, „zudem externe Kenner mit Best-Practices-Kenntnissen in der Branche sowie Kenner der Software auf allen Ebenen von Funktion bis Technik.“
Managementunterstützung sichern
Neben dem Implementierungsteam ist die Unterstützung von oben der vielleicht wichtigste Punkt für den Erfolg. Schließlich betrifft die Einführung einer neuen Software mehr oder weniger das gesamte Unternehmen. Des erfordert in der Regel sehr hoher Ausgaben und hat einen Einfluss auf die Organisation und die Arbeitsweise im Unternehmen. „Die entscheidende Initiative für einen Wechsel zu einem neuen Unternehmenssoftware sollte aus dem oberen Business-Management kommen“, sagt Crisp-Analyst Spies. „Die IT hat eine beratende Funktion sollte aber nicht der ursprüngliche Treiber für das Projekt sein.“ Das sieht IT-Analyst Oppermann ähnlich: „Es hört sich simpel an - wird aber in seiner Bedeutung oft verkannt: Ohne die Unterstützung des oberen Managements ist ein solches Projekt wahrscheinlich zum Scheitern verurteilt.“
Geeignete Consultants finden
Klingt einfach, ist es aber nicht. „Den richtigen Berater für die Einführung der passenden Unternehmenssoftware zu finden ist das A & O“, sagt SIS-Consulting-Chef Weiss. So seien insbesondere langjähriger Berater- und Branchenerfahrung unabdingbar.
Dabei sind große Beratungsfirmen nicht immer die besten Adressen. „Oft findet man gute Helfer, die sogar Einzelkämpfer sind, aber jahrzehntelange Erfahrungen in der Branche haben“, sagt Strategy-Partners-Chef Gümbel. So oder so lehrt die Praxis: Die beste Software hilft ohne geeignete Consultants für die Einführung wenig. Und: „Auch für die Software-Auswahl ist ein Berater hilfreich“, so Avispador-Analyst Oppermann.
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