Frist endet am 31. Mai: So gelingt die Steuererklärung in Rekordzeit
Wer seine Steuererklärung noch nicht gemacht hat, sollte sich sputen: Die Frist für 2017 endet am 31. Mai 2018
Foto: dpaJedes Jahr die gleiche mühsame Prozedur: Wenige Tage vor Ablauf der Abgabefrist am 31. Mai quälen sich die Steuerzahler an ihren Schreibtisch, um Belege zu sortieren, Kopien zu fertigen, Listen zu erstellen und die Formulare vom Finanzamt Schritt für Schritt zu befüllen. Selbst wenn eine Steuerrückerstattung winkt: Spaß macht das kaum jemanden. Schnell verbringen Steuerpflichtige so ein Wochenende übel gelaunt am Schreibtisch.
Warum muss eine Steuererklärung so mühsam und zeitraubend sein? Vor allem bei Steuerzahlern, bei denen sich von Jahr zu Jahr wenig oder gar nichts an den Positionen in der Steuererklärung ändert, gibt es dafür keinen Grund.
Mit rechtzeitiger Vorbereitung und den richtigen Hilfsmitteln geht es tatsächlich auch „quick and dirty“. Eine so erstellte Steuererklärung ist zwar im Hinblick auf eine Steuerrückzahlung nicht optimiert, aber dafür ist die lästige Pflicht im Handumdrehen erledigt.
Wer seine Steuererklärung vor allem vom Tisch haben will und möglichst wenig Zeit investieren möchte, kann zunächst die Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) des Finanzamts nutzen. Voraussetzung ist allerdings, dass sich der Steuerpflichtige zuvor für dieses Verfahren angemeldet hat. Über die Webseiten für die Elektronische Steuererklärung (Elster) oder mit Hilfe einer Steuersoftware auf dem Computer lässt sich dann der sogenannte Belegabruf durchführen, eine geeignete Steuersoftware übernimmt die Daten anschließend in die Steuerformulare.
Steuererklärung in der Mittagspause
Mit der VaSt sind dann bereits viele wichtige Angaben vorhanden: Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Adresse, Religion, Bankverbindung und so weiter, das vom Arbeitgeber gemeldete Bruttoeinkommen sowie alle anderen Daten auf der Lohnbescheinigung, die Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung, Vorsorgeaufwendungen (Riester- und Rürup-Rente), Rentenbezüge und Lohnersatzleistungen wie beispielsweise Arbeitslosen- oder Elterngeld. Arbeitgeber, Versicherungen und andere Dritte haben immer bis zum 28. Februar Zeit, um diese Daten für das Vorjahr an das Finanzamt zu melden. Der Belegabruf ist daher meist erst Mitte März vollständig möglich.
Die Vorausgefüllte Steuererklärung ist eine Erfolgsgeschichte. Es gibt sie erst seit 2014 – und vor allem Steuerberater nutzen sie häufig. Von den 27 Millionen Steuererklärungen im Jahr 2016 erfolgen 21 Millionen via Elster. 5,5 Millionen Steuerzahler nutzen dabei bereits die VaSt – nur drei Jahre nach der Einführung und einer höchst umständlichen Anmeldeprozedur zum Trotz.
„Viele Berater in den Lohnsteuerhilfevereinen nutzen bereits die sogenannte ‚Vorausgefüllte Steuererklärung‘ zur Erstellung der Steuererklärung für ihre Mitglieder“, sagt Rechtsanwalt Erich Nöll, Geschäftsführer beim Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine (BVL). „Das erleichtert die Kontrolle der Daten und damit die Kommunikation mit den Finanzämtern. Das hilft sehr bei der täglichen Arbeit.“
Die Vorteile kann auch jeder nutzen, die seine Steuererklärung selbst macht. Theoretisch hat der Steuerzahler nach Abruf der Daten und Übernahme in die Steuerformulare bereits eine rudimentäre Steuererklärung, die er via Elster elektronisch oder ausgedruckt und unterschrieben an sein Finanzamt schicken kann. So ließe sich die Steuererklärung theoretisch auch in der Mittagspause erledigen. Das allerdings wäre leichtfertig, denn es fehlen noch viele Einträge, die die Steuerlast senken können. Zudem müssen die abgerufenen Daten unbedingt vor Abgabe der Steuererklärung auf Richtigkeit geprüft und wo nötig geändert werden. Der Steuerpflichtige kann Daten vom Finanzamt dann einfach ändern.
Steuererklärung 2017
Geringverdiener, Familien und Alleinerziehende – der Staat will sie 2017 mehr unterstützen. Deshalb werden viele staatliche Leistungen und Freibeträge erhöht. Die Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH) hat einen Überblick über die Änderungen erstellt.
Foto: dpaDer Grundbetrag steigt kontinuierlich
Mit der Erhöhung zum 1. Januar 2017 ist der Grundfreibetrag in den vergangenen zehn Jahren insgesamt um mehr als 1.000 Euro gestiegen.
Foto: dpaGrundfreibetrag steigt
Der Grundfreibetrag erhöht sich zum 1. Januar 2017 um 168 Euro. Fortan dürfen Steuerzahler 8820 Euro Einkommen steuerfrei behalten. Das Doppelte steht Eheleuten und eingetragenen Lebenspartnern zu.
Foto: dpaFamilien mit mehr Kindern bekommen mehr Geld
Etwas höher fällt das Kindergeld für kinderreiche Familien aus: Für das dritte Kind bekommen Eltern 2017 198 Euro und ab dem vierten Kind monatlich 223 Euro. Das Kindergeld bis zur Volljährigkeit gezahlt. Wenn das Kind studiert, zahlt es der Staat sogar noch bis zu seinem 25. Geburtstag.
Foto: dpaZwei Euro mehr Kindergeld im Monat
Deutlich sparsamer als beim steuerlichen Kinderfreibetrag ist der Staat beim Kindergeld. Dieses steigt 2017 um gerade einmal um zwei Euro pro Kind und Monat. Für die ersten beiden Kinder gibt es im kommenden Jahr jeweils 192 Euro im Monat.
Foto: dpaKinderfreibetrag erhöht sich
Nicht nur der Grund- auch der Kinderfreibetrag erhöht sich 2017 von 4.608 Euro auf 4.716 Euro für verheiratete Eltern und für eingetragene Lebenspartner mit Kind. Hinzu kommen 2.640 Euro Freibetrag für Betreuungs-, Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf. Das ergibt insgesamt einen Freibetrag von 7.356 Euro pro Kind.
Foto: dpaWas kalte Progression ist
Von „kalter Progression” spricht man, wenn eine Gehaltserhöhung zwar die Inflation ausgleicht, aber der Arbeitnehmer durch sie in einen höheren Steuertarif rutscht. Das Zusammenspiel der Inflation mit dem höheren Steuertarif sorgt dafür, dass der Arbeitnehmer nach der Gehaltserhöhung real weniger in der Tasche haben kann als vorher.
Foto: FotoliaKalte Progression soll ausgeglichen werden
Der Gesetzgeber will die kalte Progression in 2017 ausgleichen, indem er die Einkommensteuersätze an die geschätzte Inflationsrate des Jahres 2016 anpasst, das sind 0,73 Prozent. Die Einkommensteuersätze sind die Rechengröße für die zu zahlende Steuerschuld: Wer ein höheres Einkommen hat, zahlt auch mehr Steuern.
Foto: dpaSteuersenkende Angaben fehlen noch
„Die Berater in den Lohnsteuerhilfevereinen kontrollieren diese Daten selbstverständlich zuvor und ergänzen sie um weitere Daten, die die Steuerlast mindern, sprich um Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen“, erklärt Nöll die Vorgehensweise der Steuerprofis. „Zwar sind die Daten der Dritten (Arbeitgeber, Rentenversicherungsträger etc.) in der Regel richtig, ich würde sagen, zu fast 90 Prozent, dennoch dürfen sie nicht ungeprüft übernommen werden. Mit dem Abruf gelten sie als vom Steuerpflichtigen erklärt mit allen Konsequenzen bis hin zur Steuerhinterziehung, wenn die Daten unrichtig sind. Eine Kontrolle ist also zwingend notwendig.“
Das Finanzamt Köln-Süd. Hier starten wir unsere Tour und begleiten eine Steuererklärung auf ihrem Weg. Was passiert hinter den Türen des Finanzamts?
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheKlappe auf, Steuererklärung rein. Nun nimmt die Steuererklärung ihren Lauf durch das Finanzamt. Von der Abgabe bis zum Steuerbescheid dauert es zwischen fünf Wochen und sechs Monaten - je nach Komplexität und Arbeitsauslastung. Müssen die Bearbeiter noch Unterlagen anfordern oder haben Fragen, kann es aber auch noch länger dauern.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheHelga Esser, Leiterin der Poststelle, leert den großen Briefkasten des Finanzamtes Köln-Süd. Vor allem montags ist der weiße Kasten oft gut gefüllt, wenn die Steuerzahler am Wochenende ihre Steuererklärung gemacht haben. Viele bringen die Post persönlich vorbei – sicher ist sicher.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheEsser bringt die Post nun in die Poststelle, wo sie die Briefe schon aus dem Kuvert holt.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheNun sortiert Esser die Post nach Steuernummer. Längere Schreiben, die rechtlich bewertet werden müssen, gehen erst mal an den zuständigen Abteilungsleiter. Alle übrigen Schreiben direkt an die Sachbearbeiter.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheSteuerzahler können auch persönlich ins Finanzamt kommen und im Bürgerbüro ihre Steuerklärung abgeben oder Fragen stellen.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheHelena Focht arbeitet im Bürgerbüro. Sie beantwortet Fragen von Steuerzahlern und hilft beim Ausfüllen von besonders komplexen Anlagen.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheDoch Focht und die anderen Mitarbeiter im Bürgerbüro sind nicht nur Ansprechpartner für Ratsuchende. Auch alle Steuererklärungen von Arbeitnehmern landen erst mal bei ihnen. Sind die Steuererklärungen nicht schon direkt elektronisch eingereicht worden, werden die Daten noch erfasst – entweder als Scan oder von Hand eingetippt.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheKann Focht die Steuererklärung nicht abschließend bearbeiten, weil noch Prüfungsbedarf besteht, reicht sie die Formulare und Anlagen an ihre Kollegin Nicole Jakubowsky weiter. Die sitzt im 5. Stock des Finanzamts Köln-Süd.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheJakubowsky startet nun eine Prüfberechnung, die auch ihre Kollegin Focht genutzt hat. So wird jeder Fall in eine von drei Risikoklassen gestuft: Erkennt die Prüfberechnung starke Auffälligkeiten, wird im Detail geprüft. Bei einzelnen Auffälligkeiten bekommt der Bearbeiter einen Text mit Fundstellen angezeigt. Er kann diese prüfen und Unterlagen nachfordern. In der untersten Risikoklasse hätte schon Focht direkt aus der Erklärung den Steuerbescheid gemacht. Entscheidend für die Einstufung sind sowohl Summen als auch Einkunftsarten. Jedes Jahr werden außerdem Bereiche festgelegt, die intensiv geprüft werden.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheSind alle Fragen geklärt, schickt Jakubowsky die Daten an das zentrale Rechenzentrum im Düsseldorfer Stadtteil Derendorf. Es ist für ganz NRW zuständig und verschickt im Jahr mehr als 22 Millionen Sendungen. Dort geht der Steuerbescheid in die Post. Innerhalb weniger Tage sollte er nun im Briefkasten des Steuerzahlers sein.
Foto: Frank Beer für WirtschaftsWocheFehlerhafte Daten im Belegabruf sind zwar recht selten, aber sie kommen vor. Vor allem denn es Besonderheiten wie einen Rentennachzahlung gab, sind die Daten vom Finanzamt fehleranfällig, weil sie auf den Meldungen Dritter an die Steuerbehörde basieren – und auch dort können Fehler passieren.
Eine mögliche Fehlerquelle ist die Abrechnung des Dienstwagens, wie Steuer-Fachmann Nöll berichtet. „Beispielsweise überschreiben die Finanzämter nicht selten den vom Steuerpflichtigen erklärten und nach der Fahrtenbuchmethode errechneten geringeren Bruttoarbeitslohn, wenn dieser einen Dienstwagen fährt. Und zwar mit dem vom Arbeitgeber errechneten und dem Finanzamt übermittelten höheren Bruttolohn, weil der Arbeitgeber – zulässigerweise – die Ein-Prozent-Regel angewandt hat“, sagt Nöll. „Dann hilft nur noch das Einspruchsverfahren, dessen Durchführung durch den Lohnsteuerhilfeverein mit dem Jahresbeitrag abgegolten ist.“
Den Umgang mit fehlerhaften Daten kritisiert auch Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. „Oft ist noch unklar, wie mit fehlerhaften Daten in der Vorausgefüllten Steuererklärung umgegangen werden muss. Eigentlich dürfte das Finanzamt die Daten von Dritten nicht blindlings übernehmen und müsste Abweichungen von den Angaben des Steuerzahlers prüfen. In der Praxis werden die Angaben des Steuerzahlers aber häufig mit den elektronisch gemeldeten Daten überschrieben. Selbst der Hinweis auf eine Abweichung fehlt oft im Steuerbescheid. Das ist eigentlich unzulässig.“
In einigen Fällen hilft die VaSt nur wenig
Im Eiltempo geht es mit der VaSt also nur für Steuerzahler, die nur wenig von der Steuer absetzen können und keinerlei Besonderheiten im Steuerjahr 2016 zu verzeichnen haben. Wer zum Beispiel weniger als 1000 Euro Werbungskosten hatte, muss sich nicht um die Erfassung von Pendlerpauschale, Fortbildungskosten oder Ausgaben für Fachliteratur kümmern, weil er automatisch in den Genuss der Werbungskostenpauschale von 1000 Euro kommt. Auch die Höchstgrenze für die absetzbaren Vorsorgeaufwendungen ist meist schon mit Angabe der Krankenversicherungsbeiträge ausgeschöpft. Weitere Angaben zu privaten Vorsorgeversicherungen bringen dann keinen zusätzlichen Vorteil.
Wer aber Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen jenseits der Zumutbarkeitsgrenze, höhere Ausgaben für die Fahrt zur Arbeit oder Ausgaben für Handwerker und haushaltsnahe Dienstleistungen angeben kann, sollte diese vor Abgabe der Steuererklärung auch erfassen und die nötigen Belege bereithalten. „Vor allem nach wichtigen Änderungen im Privat- und Berufsleben, wie etwa einem Jobwechsel, Umzug, Geburt eines Kindes oder Scheidung kommen Steuerzahler mit der vorausgefüllten Erklärung nicht weit, sondern sollten gründlich alle Daten kontrollieren und die Änderungen ergänzen“, rät Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler.
Der Zeitvorteil durch Nutzung einer Vorausgefüllten Steuererklärung beschränkt sich dann im Wesentlichen auf weniger Tipp- oder Schreibarbeit. „Der Begriff ‚Vorausgefüllte Steuererklärung‘ ist irreführend, denn nach dem Abruf der Daten ist die Steuererklärung noch nicht abgabefertig. Grundsätzlich ist das Angebot gut und richtig, aber es ist auch noch ausbaufähig“, sagt Klocke. „Es braucht wohl noch ein paar Jahre, bis die Vorausgefüllte Steuererklärung das kann, was die Bezeichnung verspricht.“
Größter Nachteil der Vorausgefüllten Steuererklärung ist der einmalige Anmeldungs- und Registrierungsprozess. Dieser ist mehrstufig und zieht sich auch mal über ein bis zwei Wochen hin. Erst nach erfolgreicher Anmeldung zum Belegabruf kann der Steuerzahler Jahr für Jahr die Vorausgefüllte Steuererklärung ohne Umschweife nutzen.
Dafür muss der Steuerpflichtige zunächst ein Nutzerkonto bei Elster einrichten, in dem zwingend neben der Steuernummer auch die Steuer-ID hinterlegt sein muss, die für jeden Bundesbürger ein Leben lang gilt. Für die Nutzung der Elster-Dienste benötigt der Nutzer zudem mindestens die kostenlose Anmeldevariante mit einem Software-Zertifikat, Elster-Basis genannt, um sich online zu authentifizieren. Wem das zu unsicher erscheint, kann die Anmeldung mittels Signaturkarte und Lesegerät oder verschlüsseltem USB-Stick wählen. Allerdings sind diese Varianten mit einmaligen Kosten verbunden, zudem benötigt die Einrichtung und Beschaffung der Hardware mehr Zeit.
Ganz so schnell geht auch die Bestellung des Software-Zertifikats nicht. Zwischen Elster-Online und dem Nutzer gehen E-Mails hin und her, Registrierungscodes werden verschickt und im ungünstigsten Fall müssen erst eine Java-Umgebung und der richtige Internetbrowser auf dem heimischen Rechner installiert werden. Erst danach können sich Nutzer des Software-Zertifikats ElsterBasis für den Belegabruf anmelden und den nötigen Abrufcode beantragen. Der kommt innerhalb von ein paar Tagen per Post. Nur damit können Steuerzahler dann die Daten für die vorausgefüllte Steuererklärung abrufen und – mit geeigneter Steuersoftware automatisch – in die Steuerformulare übernehmen. Wer Signaturkarte oder USB-Stick zur Authentifizierung nutzt, braucht den Abrufcode hingegen nicht.
Belege nachreichen, Bescheid genau prüfen
Wer die Steuererklärung so auf die Schnelle erstellt und abgibt, kann die wichtigsten Belege auf Verlangen des Finanzamts auch später noch nachreichen. Eine weitere Zeitersparnis versprechen auch diverse neue Smartphone-Apps, mit denen Belege einfach abfotografiert und anschließend an eine zugehörige Steuersoftware übertragen werden können. Das Sammeln und Sortieren von Quittungen in Schuhkartons soll damit passé sein, die Steuerformulare sollen sich mit den Zahlen auf den fotografierten Belegen automatisch füllen. Anbieter sind etwa das Start-up Taxbutler oder auch Wolters Kluwer, deren Steuersoftware „SteuerSparErklärung“ der Akademischen Arbeitsgemeinschaft das Belegmanagement mit einer eigenen App unterstützt. Die Software übernimmt neuerdings auch das Anmeldeverfahren für die VaSt.
Wichtig ist bei der Steuererklärung im Schnellverfahren aber die gründliche und vor allem rechtzeitige Prüfung des Steuerbescheids. Sind durch das teilautomatisierte Verfahren doch falsche Angaben in der Steuererklärung gewesen oder durch das Finanzamt wieder eingefügt worden, bleibt dem Steuerzahler nur die einmonatige Einspruchsfrist, um diese Fehler schnell und unbürokratisch zur korrigieren. Im Zweifel empfiehlt sich zuerst ein Gespräch mit dem zuständigen Sachbearbeiter im Finanzamt, bevor der schriftliche Einspruch erfolgt.
Hilfreich ist da auch der Abruf des Steuerbescheids via Elster, der bei Versand der Steuererklärung eigens beantragt werden muss. Dann aber lässt sich der Bescheid mit der Steuersoftware elegant mit den Angaben der Steuererklärung vergleichen – und gegebenenfalls Abweichungen schnell entdecken.