Nachrichtenflut : So behalten Sie den Überblick in Ihrem Postfach

Täglich landen unzählige E-Mails in den Postfächern. Jede Nachricht unterbricht die Arbeit. Und viele Nachrichten entpuppen sich dann auch noch als unnötige Zeitfresser. Andere bringen neue Aufgaben. Die besten Tipps, um die Nachrichtenflut einzudämmen.

Viele Arbeitnehmer müssen sich tagtäglich mit einer Flut an Emails herumschlagen. Das frisst nicht nur Zeit, sondern ist häufig auch kontraproduktiv.

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Schon jetzt ist klar: Die elektronischen Postfächer vieler Berufstätiger werden nach den erholsamen Osterferien prall gefüllt sein. Ein halber Arbeitstag geht vielerorts fürs Abarbeiten des E-Mail-Staus drauf: Wichtiges von Unwichtigem trennen, dringende Korrespondenz beantworten – oder schlicht löschen. 

Laut einer Befragung des IT-Branchenverbands Bitkom bekommt jeder zweite Berufstätige pro Tag mehr als 20 E-Mails. Im schlechtesten Fall unterbricht jede dieser Nachrichten die Konzentration des Empfängers, bringt ihn dazu, seine eigentliche Arbeit kurz beiseite zu schieben und die E-Mail zumindest anzuschauen. Laut einer Studie der Informatikprofessorin Gloria Mark von der Universität von Kalifornien schauen Wissensarbeiter durchschnittlich elf Mal pro Stunde in ihre E-Mails. Und nicht nur die Ablenkung ist ein Problem. Immer wieder taucht die Diskussion auf, wie zielführend E-Mails im beruflichen Alltag sind. 

Kürzlich stieß Marcus Diekmann, Beirat von Rose Bikes und Digitalunternehmer, eine solche Diskussion im Karrierenetzwerk LinkedIn an. Sein Tenor: E-Mails seien Zeitverschwendung. Sie würden sich nicht eignen, um Aufgaben zu verteilen. Ersetzten keine Gespräche und störten Arbeitsabläufe. Aufgeblähte Verteilerlisten täten ihr Übriges. Seine Konsequenz: Er hat sein E-Mail-Programm von seinem Handy gelöscht und nutzt andere Tools wie LinkedIn oder WhatsApp zur Kommunikation.

Auch andere haben das Problem erkannt, gehen jedoch weniger radikale Wege. Der kanadische Produktivitätsexperte Chris Bailey etwa empfiehlt in seinem Buch „Hyperfocus“, nur zu festgelegten Tageszeiten seine Mails zu prüfen und den Posteingang ansonsten geschlossen zu lassen oder zumindest Benachrichtigungen zu deaktivieren. Bailey schreibt: Es gebe kaum eine E-Mail, die nicht auch mal eine Stunde warten könne. Man solle sich klarmachen, dass der Absender auch warten würde, wenn man durch ein Meeting blockiert wäre.

Außerdem stellt Bailey eine Regel auf: Der Inhalt jeder E-Mail müsse in fünf Sätze passen, um die Kommunikation nicht ausufern zu lassen. Reiche das nicht aus, sei der Sachverhalt zu kompliziert und solle besser am Telefon geklärt werden.

Nie mehr E-Mail-Pingpong

Eine andere Methode, die beim Schreiben von E-Mails helfen kann, ist das Ausschließen von Nachfragen. So können Vorgesetzte ihren Mitarbeitern etwa Aufgaben erteilen und gleichzeitig vorgeben, was zu tun ist, wenn diese Aufgaben nicht zu erfüllen ist. Ein Beispiel: Verleg den Termin bitte auf Montag, 11 Uhr. Ist das nicht möglich, halte am aktuellen Termin fest. Auf diese Weise ersparen sich die Beteiligten ein unendliches E-Mail-Pingpong. Im Team zu etablieren, dass Betreffzeilen klar den Inhalt der Mail zum Ausdruck bringen sollen und Verteiler auf ein Minimum zu reduzieren, kann ebenfalls helfen, zumindest hausintern die Anzahl an Nachrichten zu minimieren.

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Auch die Einstellungen im E-Mail-Programm selbst schützen vor ständigen Unterbrechungen. Die Benachrichtigungsfunktion etwa kann ausgeschaltet werden. Außerdem ist es möglich, nur die Nachrichten bestimmter Absender durchzustellen, wenn diese besonders dringend sind.

E-Mail-Adresse ändern

Vor allem Geschäftsführer erhalten häufig ungefragt Anfragen fremder Leute. Deshalb empfiehlt es sich, in solchen Positionen eine E-Mail-Adresse zu wählen, die sich vom Rest der Organisation unterscheidet. Ist etwa [e-mail] die gewöhnliche Form, könnte der Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin auf [e-mail] zurückgreifen.

Eine nicht ganz ernst gemeinte Idee zur Reduzierung der E-Mail-Flut fand sich unter den Kommentaren des LinkedIn-Posts von Marcus Diekmann: „Ich fordere seit Jahren E-Mail-Porto“, schrieb der Kommentator. „Wenn's kostet, fängt der Homo Sapiens erst zu denken an.“

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